工作中高效利用时间的方法

2017-06-22

工作中高效利用时间的方法

(一)充分利用时间

如果想要成功的配时间，你可以使用估计、分配与控制等方法，你还可以种用排定事件先后次序、工作时间表以及分配任务等方式，来在达到目的。

只要低开始将所有的活动按部就班的作成记录时，工作效率自然就侍增高，介这必须在做完一伯事后，就尽快的记录下来，而且，即使是小事，也不容忽略。

(二)排定处理顺序

“对于各种不同的事，是否分配了恰当的时间去做?”“是否将有限的，几小时利用得有效?”要将这些问题放在咫思索，仔细地分析所有的活动，然后，就必须决定何事应先处理。有许多人都从公文堆最上面的一件开始做，结果很可能使堆在下面的旧公文“越陈越香“了。很多事，就是如被搁置以致成了无法解决的问题。

要避免这种错误，只有在每天晚上或早晨，坐在办公桌前先看看那些堆在案上东西，花点时间浏览一番，并且归类，分成数堆，再分别缓急依次排好，这样，“陈年老酒”就可绝迹了。

(三)分派工作

当你应用这原则去处理事情时，一定会发觉有些已拖延了好几天，甚至好几个星期。如此一来，你就该去查明产生这种拖延现象的原因，相信你经常会发现有些职员，拿了薪水却没做他份内的事。你是老板，那么就完全看你怎样防止这类事重演了。通常这种情况下，是应该实施企业管理上的分层负责制度。有人使用下列的方法来改进：

(1)决定那些事由秘书处理;

(2)将一些工作分配给助手做;

(3)然后看看其余的，再次决定那些仍可由秘书或助理“分忧”，此外，就该自己身下厨了。

(四)分配时间

当你注意今天的每一件工作时，就必须决定该花多少时间在这上面，我们把这称为“分配时间”。一大早，口述和笔录大约要30分钟，接下来30分钟就该和老板讨论了，也许你还得要15分钟的时间去应付求职者。如果你九点上班，现在已经十点四十五分了。午餐前，也许要和采购部门接角，而且说不定还得赶到市区去加扶轮衬的取会哩!这就是“时间分配”。它的秘诀是要确定你眼前的工作，到底要用多少时间，那也中只有“经验”这位先生才能帮忙了。只要这样做，你将会很快的发现不必要的琐事，都已分配给属下操心去了，再不会溜到你工作表上，这可替你濞掉不少的麻烦。

有一位身任数家商业杂志社的总编辑，要求属下把信件都送到他办公室里，他必须拆信、看信，再把信件分成若干堆，决定分给属下那位编辑处理，接着亲自送到每人桌上。整个过程平均就了一个钟头，于是，他每天加班，要不然就带着“家庭作业”下班，才有办法把工作完成。除此以外，更坏的是他的编辑人员，不得不等他送信来，是整个编辑部门成天都是口述作业。这位总编辑之所以会这样，就是他想知道下究竟是在做什么事。但终于，他觉悟到自己只是在虚耜时间。以后，他的编辑开始直收信，并做成新闻或新动态的摘要呈给他了，事实证明以往他一直浪费了大半的时间，因为几乎有34的信件是向废纸篓报到的。

(五)排定时间表

某大石油公司的一个训练主管，为推销员设计了一个预估工业产品推销方法，他给每人一张表格，并建议他们在每周开始前将它填好。填表只要半个钟头，但在填完后每个人都找出访问客户的最佳途径，而且每个停留点上所该做的事，也都记在上面，再不会被遗忘掉了。把事情依其重要性列成表，从最重要的开始做，完成后，核对一下，再从表中册掉它。何时开始做记录表并不重要，重要的是你心中必须经常有时间表的观念。

这类表的说要作用是，你一次只能做一件事，如果一民两用，做东做酌，那你就已经消着落处理眼前事的能力。

(六)应付意外事件

火车、飞机、公共汽车、轮船等依时间表运行，但依然会有意外事件，同样的情形也可能发生在你身上，所以，为意外事件留时间，是很明智。某百货公司的经理，早计划在星期一举行大减价，而很不巧的，星期日恰好是该公司一年一度的员工野餐活动。当天艳阳高照，是个很难得的好日子，结果星期一早晨，14的职员因阳光炙伤而请假，筹备已久的大减价就因而流产了。这就是末预留意处理外事件的时间的一个例子。

聪明人有三个预防此类事件发生的方法：第一每件计划都留有多余的预备时间。第二、努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。第三、另准备一套应变计划。

假使你为每件工作立下时间限制，你将发现，有三件事已民做成功了：

(1) 迫使自己在规定时间内完成工作。

(2)对你自己能力有了信心。

(3)你已仔细分析过将做的事了，而把它们分解成若干意境单元，是正确迅速完成它们的必要步骤。

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