文秘必备日用公文的基础知识

2016-11-12

文秘的主要工作之一是写作,本文为大家提供写作基础指导,欢迎大家阅读借鉴。

(一)日用公文的含义、功用、类别

1.含义、性质和功用

日用公文,是机关办理公务的文书中一些非正式文件的统称;由’于它是机关体系处理日常事务、日常交流信息的应用文体,又被称为机关、日常事务文书,与《公文处理办法》规定的狭义公文有种种功用、规格上的区别。它主要包括简报、调查报告、按语、计划、总结、规章、报表、介绍信、礼仪函电等等。

日用公文,是机关办理日常具体事务、传递信息、联系工作、总结推广经验、处理机关之间和机关内部各种关系的一种轻便文字工具。它的文种、体制、制发、效能等,是在机关工作实践中约定俗成而由机关自身确定的,不像正式公务文书那样经有关机关用法定文件规定下来。因而,它在经由法定机关批准或作为正式文件发布之前,不具正式公文的法定效能,只在发放机关权限之内有一定的行政效力。如,某机关发生了火灾,烧毁了车库和汽车,立即写份简报给上级和有关机关,不能等一切调查清、安顿好再正式写报告,但这简报不能代替对整个火灾原因、情况、预后处理的正式报告,更不能代替购车、建库的请示;上级机关接到简报,只是“知道了”,可以不批复,也可以仍作为简报转发,提请各部门注意防火,但不能代替处分决定或批示,更不能代替对购车、建库的批复或正式行文各单位检查防火工作。

日用公文的有些文种,像简报等,在某些系统曾经被列为正式文件,但也把它们划归“参考性”文件而与“指使性”文件相区别,现仍划归日用文书。

2.类别

日用公文,种类繁多,既无法定文种,又无法定分类。我们从写作角度看,现在机关应用的所有文字材料,大体有三个类型,每个类型包含若干种。

(1)文章型:即具有一般篇章结构形式的狭义文章。日常用的有简报、调查报告、计划、总结、会议报告与讲话稿等。

(2)条款型:按条款格式结撰而成的,像机关企业里的规章制度、公约守则等等。其中章程、条例、规定是正式文件。

(3)表格型:即,有固定格式的简单文字与报表,多是先印好表格或特定项目,用时临时填写。像统计表、介绍信、请柬、条据等等。

现在主要介绍文章型的日用公文,条款型的可参照通用公文写作中的“条例”、“规定”,这里选一两种简介。

(二)特点

日用公文,作为广义公文(机关应用文体)的一种,与狭义的正式的通用公文有区别、有分工而又相辅相成。它能解决不宜或不必正式行文而又需形诸文字的问题,起正式发文之外的作用。它在广泛而快速传布信息方面与新闻文体作用相近,但又不能超出机关体系的范围,有一定的保密性。然而,它在必要的情况下,随时可以经过一定手续而转化为正式公文,或转化为新闻报道公诸报端。事物是在比较中存在的,我们在比照中可以更好地把握日用公文的特点。 1.事务性和简便性 日用公文快速传递信息等性能和新闻文体相近。有的文种,如调查报告,同时亦属新闻文体,除了组织、人事方面或有保密内容者以外,也可以在报刊上公开发表;有的文种,像简报,稍稍改动即可以作为消息发表,大会开幕式的简报往往成为报上的新闻稿;有的可直接见报,会议报告、讲话稿就是,按语可随主文登报,亦可改为短评;有的文种,像计划、总结,也可用新闻工具发表或改作报道。随政治透明度的提高,这种情况会越来越多。但日用公文总的是与新闻文体不同的,这不同在于它的事务性,它是用来办理机关公务的。

事务性即办理公务这一点,与正式公文相同,其区别在于它办的是日常事务性的公务,手续简便、轻捷快速,一般不具法定效能;而正式的通用公文处理的是郑重的大事,有严格的制发程序,需经主要领导人审核签发,具有法定效能。

2.定向性与范围性

新闻是向全社会发布的,谁接受都可以,甚至可以超越国界;日用公文虽然有的也可以作为新闻面向全社会,但它本质上是有特定的适用范围,发放有定向性。即,每一份都在一定范围内使用,范围可大到全党全国,但还是有范围;每一份的读者都是特定的,同时有它使动的目的,不是看了就完。如,一封介绍信,是向特定机关介绍特定人员的特定情况,通常是作为机关证明所介绍的是何人、任何职、去办何事、要求给予何种帮助和接待等。它和也是介绍人物的人物通讯不同,和个人的工作证、身份证也不同,那是随便给什么人看的,也没有附印上什么特定的要求。又如,传递信息的简报,有它的发放范围和方向目标,即,这份简报报给哪些领导、送到哪些单位,都有明确规定,打破发放常规的要特意注明。它不是发向全社会的,如要在报纸、电台发表,具备公开发表的意义而又无需保密才行。总之,日用公文不是新闻,即使在政务公开的情况下,也必定有一些不宜或不必在社会上公之于众的。 3.参考性和引导性 日用公文,虽然也是办理公务的广义公文,但它与“正式公文”存在不同。首先就是它没有通用公文那种法定的权威性、强制执行作用。如,介绍经验的简报或总结,只是供有关部门参考,得到启发;领导机关可以用来引导工作向哪里发展。但是没有非要人家照办不可的效能,不能在检查工作时说:我们发了简报,你们为什么不照办!日用公文只具有对其他单位的引导性,不能要求甲省按乙省的规划行事;而对机关内部只有行政约束力,违背了“服务公约”、“图书借阅办法”等,跟犯法不同。当然,在实施范围是不容违背、破坏或执行不力的,要受行政批评、处分,但不一定构成法律犯罪,后果构成犯罪,那是超出规章、计划之外的责任事故了。当然,也与违法渎职不同。如,未办好财务手续就取款办事或超规定用车,违背了本单位财务制度或用车章程,可以批评、处罚,但与违法犯罪不同。又如,简报和总结中反映了谁受了批评和表扬,不等于正式的通报批评或通报表扬,涉及者不必在填表时填上受到过通报批评或通报表扬,而“通报”后与此不同。 4.规范性与灵活性 日用公文在机关应用文章中是最为灵活的一种,当然,它也有大体的规范,写什么不像什么是不行的。但它的活动余地最大,最易发挥创造力,而不必死守固定格式,也可不用公文术语或专门术语。它最忌“匠气”,写出来的千篇一律,像工匠做的器皿、茶杯一样。像简报,经常出甚至天天出,不宜一个模子,不宜穿一样靴、戴一种帽;调查报告,天南地北、三百六十行,所遇情况千差万别,也不可按谱填词,像有些单位那样都写成“十四件大事”的模仿之作;而应从实际出发,在格式写法、繁简详略、结构安排、开头结尾、语言口号等方面多一些变化,写得活泼生动,能读得下去听得进去。

(三)日用公文写作的重要意义

社会上和机关里少数人不重视日用公文书写作,是由于偏见和缺乏知识引起的误解。日用公文在机关应用文章担负的治理国家、管理社会、推动改革的重要任务中,具有基础性的无可替代的作用。它被称为机关工作中“基础性文书”,可从以下三个方面理解:

1.机关基础工作的重要方面

机关的基础工作是办事,贯彻决策、处理事务解决问题,在各机关之间和机关内部联系、沟通、协商、调剂。在完成机关基础工作中,使用的重要工具就是各种日用公文;没有它就难以工作。如果写得“少、快、好”,办事效率就高,就有助于完成好工作;如果马马虎虎,拖拖拉拉,用来扯皮,就会影响工作效率,造成损失;至于用来打埋伏、欺上瞒下,就是不正之风,要受到惩处。所以要做好工作,必须写好事务文书。

2.机关决策基础的组成部分

决策是机关的重要职能和工作,但决策正确与否、切实可行否,决定于决策的基础。这当中,日用公文是提供信息、情况的重要桥梁,还可以作为决策反馈或作为“准决策”(如正式批准前的计划),听取意见而据以调整决策。只有在调查报告、简报、快报等提供的信息、反馈的基础上,在作为决策步骤的计划、总结等广泛吸取专家、群众意见和经验教训的基础上,才能作出或不断调整好科学决策。当然,决策基础是多方面的,日常事务文书是不可缺少的组成部分。

3.机关写作基础的提高阶梯

各机关在机关应用文章的写作水平上相差很大,总的说是不适应改革、发展的局面。不仅无用之文成山成灾,而且因文书写作不严格、经济合同不周严而引起的诉讼也时有所闻。据在一个专区的调查,县乡两级文书写作,合格的只占1/3,根本不合格的占将近1/2。要写好机关应用文章,除了随社会发展而在形式规范上改革之外,提高文秘写作水平也十分重要。它要有一般的语文基础与知识,更需要写作的实践和历练。刚到机关工作,最先和最多写的就是简报、调查报告之类,只有写好这些,才能写好正式公文和见报文章,它是入门和深造的阶梯。严肃认真地揣摩、写好它,不仅有助提高写作能力,而且可以帮助积累知识、材料、经验,对全面提高工作能力、领导能力、改进机关作风,意义都是很大的。

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