信息规范化管理论文_计算机系论文
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信息规范化管理论文篇一
《浅谈企业档案的规范化管理》
摘要：文章试析了企业档案管理不规范的表现形式，就如何做好企业档案的规范化管理问题进行了探讨。
关键词：企业档案;规范化;管理
Abstract: the article analyze how the forms of enterprise archives management is not standard to the standardization of the management of the enterprise problems are discussed in this paper.
Keywords: enterprise archives; Standardization; management
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)
规范档案管理是一个企业在发展过程中管理工作的重要标志。企业档案管理工作做好了，即可以为企业管理者及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，又可以有利于社会各方准确认知企业经营成果，为企业与各方进行有益合作奠定坚实的基础。
1企业档案管理不规范的表现形式
企业档案管理规范化是建立在企业良性发展基础之上的，也是企业在整个发展过程中管理工作的重要环节。企业档案管理内容覆盖面广，管理工作繁琐，不规范的管理会导致档案管理杂乱无章。档案管理不规范主要表现有三点：一是部分企业缺乏对档案管理工作重要性的足够认识，财力、人力投入不足;二是档案收集不规范，有的企业在档案收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确;三是有的企业档案管理人员素质不高造成档案整理不规范，特别是在立卷过程中，有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符等等。诸如此类现象，给规范档案管理工作带来消极影响，给决策者提供不完备的信息，这样给企业的发展造成严重后果。因此只有使企业档案管理实现规范化，才能为企业决策者提供强有力的决策依据，才能为企业持续发展提供强有力的保障。
2如何做好企业档案的规范化管理
2.1做好企业档案管理中的保管工作
2.1.1档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠，磁性载体应选择防磁设施，重要档案应备份。档案管理人员应选择合适的装具，纸质档案可选用五节柜或密集架;底图可选用多层抽屉的金属底图柜，采取平放或卷放的保存方式，不易折叠;录音带、录像带、光盘、磁盘、磁带等可选用防磁金属柜等装具，存放时注意防磁、碰撞;企业的重要档案应备份，防止反复多次利用造成损毁。2.1.2 档案入库前应去污、消毒，受损的档案应及时修复或补救，对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。对已接收进馆的档案，要先进行消毒、去尘、去污，以防止有害物质、虫霉进入库内;对已损坏或不利于永久保存因素的档案材料进行去污、去酸、加固、档案字迹的显示与恢复、档案修裱等处理，以恢复原貌，提高档案耐久性;对易损的制成材料和字迹，可采用复制副本、拍照等方式，制成复制品提供使用，以保护档案原件，档案保管人员要具有高度的责任心，持之以恒，防止档案的损坏，确保档案的安全。
2.1.3 档案库房要保持干净、整洁，并具有防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能，并保持适宜的温度、湿度。档案库房要配备合适的消防器材，并按要求定期进行检查、更换，安全使用电器设备，对电源、线路、开关、照明设施定期检查，消灭一切火灾隐患;档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施，避免阳光直射档案;档案库房保持适宜温度，防潮、防湿、防高温，要注意纸质载体档案与其他载体档案保管条件的差异，分类保管为好;同时还要对有害生物采取防护措施，库房和柜架内防止防虫剂，发现虫霉及时处理，确保档案寿命。
2.1.4 做好档案保管的保密工作。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。首先要做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。其次是做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。
2.2档案管理操作流程要规范化
2.2.1文件的收集工作。现代企业的档案管理人员已经不同于传统企业档案员，不再是“看堆守摊”的库房管理工。他们要有责任感和使命感，关注本企业有归档责任的部门在工作中对有价值的文件材料的收集和积累情况，定期指导其按规定对有价值的文件材料进行收集、积累、整理和归档，避免重要资料在归档前就丢失和损毁。同时要时刻关注社会的进步、企业的发展、企业内部部门职能的拓展、先进的技术和先进的管理方式方法在本企业的应用等客观情况，档案管理人员要有较强的职业敏感度，及时掌握信息并适时调整归档范围，尤其是计算机技术的广泛应用，许多企业使用或准备使用ERP管理模式，该系统形成的一些数据一旦丢失就不会再生，档案管理人员要针对这一情况，研究和解决该系统档案的存储和管理工作，加强对归档责任部门档案资源形成过程的控制和保护指导，避免因重要资料、资源的遗失给企业造成不可挽回的损失。
2.2.2 文件整理工作。档案移交到档案部门后，档案工作者要按照行业或专业标准对归档文件进行整编，编目、装订、著录、排架，完成从文件到档案“身份”的转换，使其具备借阅条件。档案整理工作包括分类、整编、编目等。文件材料、数据归档后就进入档案管理工作范围，档案整理的好与坏，完全依赖档案人员的工作责任感和业务能力。企业档案工作人员要熟悉本企业档案的分类规则、理论与方法研究和掌握本企业档案的内容构成和形成特点，根据企业档案分类方法与库藏档案的基本种类设置档案大类，划分属类，进行类目排序，为企业档案的每个类目固定相应的代字和代号。在档案分类工作中，应严格根据行业或专业的规定进行。不同行业有不同的分类标准，分类正确将为今后提供利用档案及检索该档案提供可靠地保证，是有效防止漏检的基础。
2.2.3 档案保管期限的确认。档案保管期限是衡量和表示档案价值的一种标识，永久保存的档案是指反映本企业主要职能活动、重大活动和基本历史面貌的，在工作查考、经验总结、科学研究等工作中需要长远利用，对维护国家、企业和职工权益等方面具有长远证据价值的档案，是企业的核心档案;定期保管的档案是指档案保管年限是有限的，一般可分为30年和10年两档。根据档案的利用价值，如果是本企业在相当长的时期内需要查考的档案，可定为30年的保管期限，如果在较短的时期内需要查考的档案，可定为10年保管期限。档案管理部门要按照专业或行业规范严格执行。
2.2.4 企业档案统计工作。企业档案管理规定要求国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表，企业应认真做好对国家和社会具有保存价值的档案的登记工作，要按照填报要求和说明准确填写，按时报送，做好档案的统计工作。
2.2.5 档案的利用服务工作。提供档案利用服务工作室档案工作的根本目的，借阅档案必须填写登记表，它既是档案部门记录、掌握提供利用情况的一种登记形形式，又是档案部门向利用者具体提供档案时履行交接手续的一种交接凭据，—般档案借阅时间最好一周为限，特殊情况可予以延长，档案管理人员对调卷人员填写的借阅审批单要严格审查，按照审批单相关内容履行借阅职能。对在借阅过程中损毁的档案，要及时通知相关人员修复，按照工作程序进行处理。
2.2.6 档案的鉴定销毁工作。企业档案在保存期满时，应对其进行重新鉴定审查，根据企业具体情况，对仍需继续保管的档案重新划定保管期限;经过鉴定、审核，确认已失去保存价值的档案，编制档案鉴定报告和销毁清册，并履行相应的审批手续方可销毁，销毁清册标注销毁日期并永久保管。档案资源是不可再生资源，所以档案鉴定销毁工作一定要严密组织，慎重执行。
3结语
总之，只有加强企业档案管理规范化，解决企业档案管理中存在的问题，不断提高档案管理水平，才能适应企业持续发展的需要。