跨部门沟通与协作技巧

2017-06-21

导语:部门与部门之间存在上下游关系的,在实际工作中更是矛盾较多,即使平行部门,业务没有太多交叉的或者没有那么明显利益交集的部门,同样也不是那么简单。导致企业各部门、员工之间缺乏团队意识、各自为战,这对企业长期健康发展是不利的。作为一家企业的部门,只是工作分工方面的不同,主要的目标还是要一致的,都是确保自己部门的工作在企业中发挥应有的作用和效果。

跨部门沟通与协作技巧

第一,首先要明确部门的职责和作用,树立全体一盘棋思想。设立某一部门肯定有其作用,不管是业务相关环节的部门,还是职能服务部门,也不管是直接创收的部门,还是不直接创收的部门,都是企业发展的需要,必须在企业大目标的前提下,有效协调运作各部门的工作,就必须先将部门的职责明确,并设立好部门开展工作的业务流程,按照规定的制度和流程去办事。

第二,有效的沟通渠道不可少,渠道的作用不仅仅是沟通,更是一个公开透明的管理方式。部门先汇报各自的工作计划,其余部门提出需要协作的事件,汇报部门添加到部门计划中,形成最终的月计划,然后再层层分解成周计划,日计划。待月末进行月总结汇报时,对于计划的执行情况一目了然,是否与部门协作也一清二楚。部门间扯皮的事几乎没有发生过。

第三,部门日常的沟通要常态化。可以通过周例会或者月例会等制度,来对于工作中的问题和现象进行分析和交流。在分清责任的同时,要敢于承担责任,不能“推诿扯皮”,将问题完全归罪于其他部门,尽管日常工作中这样的现象经常出现,但是“揽功诿过”的部门领导终究不能得到大家的信任和认可,因此,部门领导的作用发挥和担当者都非常重要。

第四,不管领导还是员工,首先要将自我的定位和位置摆明确,对于自身承担的职责和任务要努力去践行。企业多大都是由不同的部门组成,部门重要与否除了企业赋予的使命外,更多的还是与作用的发挥创造的实绩有非常重要的关系。

第五,在众多发展历史较长的企业中,很多年龄较大的管理者管理方式仍停留在“人管人”的阶段,随着新生代就业大军加入职场,原有管理方式已经不能适应新生代员工性格特点,这也是导致两代员工相互排挤、部门之间相互指责的原因之一。基于此,HR部门应积极组织对管理人员管理理念及管理技能的培训,纠正不正确管理方式。

跨部门沟通与协作技巧

原则1:沟通前先做好准备

在你跟同事讨论事情之前,先把一些基本问题想清楚,不要毫无准备就去,否则很可能得不到你想要的东西。下面的几个问题应该事先想清楚:

你希望对方帮你做什么事?

你认为他会要求你做什么?

如果对方不同意你提出来的做法,有没有其它选择方案?

如果双方没共识,你会有什么后果?对方又会有什么后果?

原则2:了解其它部门的语言

跨部门沟通不良,很多时候都是“语言不通”所引起。举例来说,营销部人员平常讲的是“相同语言”,他们非常清楚自己部门的规则、目标与期望。同样地,财务、生产、人资等部门,也有自己的语言与观点。因此,想要沟通顺畅,前提就是“听懂对方的语言”。原则2的一个重要方法是换位思考,试着站在对方的立场思考:

这么做,对业务部的业绩有帮助吗?

如果我是他,会接受这种做法吗?

这个方法真的有用吗?

跨部门的换位思考法能将误解或沟通频率不搭的机率降到最低。此外,频繁的互动有助于建立彼此的熟识度,让你更容易设身处地想问题。因此,时不时的跟其它部门的同事吃吃饭、聊聊天,有好无坏。

原则3:开诚布公是最好的对策

你面对的是必须长期共事的同事,因此,凡事以诚实为上策,最忌欺骗、隐瞒事实,破坏信任关系。部门间一旦缺乏信任感,会加重彼此的防御心,沟通时就会有所保留,甚至隐藏一些重要信息。相反的,互信会让双方在沟通时打开心防,他们会明白说出自己的需求与考虑,并且提高合作意愿,共同解决问题。诚信沟通有四个要素:

错的不要解释;

务必不要争执

不打断对方说话;

微笑再微笑;

频繁的互动有助于建立彼此的熟识度,让你更容易设身处地想问题。因此,时不时的跟其它部门的同事吃吃饭、聊聊天,有好无坏。

原则4:不要害怕冲突

在跨部门会议上,每个主管为了维护自己部门的利益,难免会出现一些摩擦。有些主管,尤其是新手主管,为了怕把气氛弄僵,往往会变得沉默寡言,以维持表面的和谐。艾林哈特在《有效沟通》一书中点出,“如果管理团队在议题的讨论上都没有冲突,决策质量就会低落。”艾林哈特提醒,千万别把“没有冲突”跟“意见一致”混为一谈。

有时候,太过和谐反而凸显不了你对议题的重视,而且问题也不会获得真正的解决。因此,艾林哈特建议经理人,态度要柔软,但立场要坚定,“别太快或太轻易就顺从认命。”记住,你是部门主管,虽然你要和其它部门保持良好关系,但是,捍卫部门及部属的权益,更是你责无旁贷的使命。

原则5:呈现事实,专注中心议题

让沟通聚焦的最好方式,就是呈现具体事实,引导人们迅速将注意力放在中心议题上,减少不当的臆测。

美国达顿商学院企管教授布尔乔亚三世在《哈佛商业评论》中为文指出,事实(例如目前销量、市占率、研发经费、竞争对手的行为等)可以将沟通过程中“人”的因素降到最低。在缺乏事实的情况下,个人动机可能会遭到猜疑,但“事实就是事实”,它不是出自人的幻想或自私的欲望,因此,提出事实“可以创造一种强调议题,而非人身攻击的氛围。”布尔乔亚三世说。

原则6:多提选项,保持弹性

当你进行跨部门协商时,不要执着在单一做法上,而是开发多元选项,例如一次提出3~5个方案,让其它经理人有更大的选择空间。

专家分析,多元选项能让选择不再“非黑即白”,经理人有较大的弹性调整自己的支持度,也可以轻易变换立场,不觉得有失颜面,因此能够降低沟通时的人际冲突。

原则7:创造共同目标一起合作

无可讳言,各部门间一定同时存在合作与竞争关系。部门间若想进行建设性的沟通,一定要强调彼此的合作关系,竞争意味愈淡愈好。合作的关键在于拥有共同目标。

因此,尽量去创造一个横跨各部门的共同目标,然后一起努力,就算有争执也没关系。因为,就如苹果计算机创办人贾伯斯所言:“如果每个人都要去旧金山,那么,花许多时间争执走哪条路并不是问题。但如果有人要去旧金山,有人要去圣地亚哥,这样的争执就很浪费时间了。在跨部门沟通中,达成一致的目标需要弄清楚四个问题:

双方的共同目标是什么?

有什么阻碍双方合作?

创造共同目标的资源是什么?

合作的价值是什么?

原则8:尊重沟通对象的权力

每个经理人都是各自管辖范围内最有权力的决策者,而他们也期待别人尊重他的这种权力。因此,当你在进行横向沟通时,一定要挑对对象。

举例来说,你们最新的网络营销计划下周就要上路了,但是信息部门的网站建置还未完成。这时,不要心急地马上跑去找负责的工程师,你应该去找他的主管,进行协调,找出解决之道。

总之,跨部门沟通时一定要注意彼此位阶的对等关系,以免造成不必要的误会。

原则9:善用幽默

幽默可以做为沟通时的缓冲剂,也可视为一种防御机制。当你必须呈现可能会触犯到他人的事实,或是要沟通棘手讯息时,以轻松或幽默的方式来传达,比较能保留对方的面子,也有助于正面的沟通。幽默使用法则的四条禁忌:

不谈论对方家庭;

不以人身攻击;

不涉及组织敏感话题;

幽默有度,点到即止;

原则10、确保沟通信息无误

当你针对某件项目或议题,进行完跨部门沟通后,务必要回到自己部门,向部属清楚传达最新进度与讯息。很多时候,跨部门会议中所决定的事项,必须交由各部门的一线人员去执行,因此,一定要确保所有信息传达无误,才不会让好不容易达成的共识大打折扣。为了确保沟通信息无误,管理者可以利用以下几个方法:

向对方重复沟通中的主要内容;

利用澄清的方式提出不明白的内容;

谈论重点议题时尽量不要打断对方讲话;

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