有关文秘档案管理论文
文秘工作是档案管理工作的重要源头,档案管理工作是文秘工作的直接资源库,强化“文秘档案一体化”意识,密切配合,相互学习,熟悉业务是融洽两者关系的主要途径。下面是小编为大家整理的文秘档案管理论文，供大家参考。
文秘档案管理论文范文一：浅谈做好文秘工作促进档案管理工作
摘要：文书档案工作是一个单位档案工作的重要组成部分，它记载着一个单位发展的历史进程，而文秘人员对文书档案工作有着重要影响，他们档案意识的强弱，业务知识的多少，甚至工作热情的高低等，都直接影响档案工作的好坏。要保证档案的完整和质量，必须从文秘工作做起，提高文秘人员的综合素质。
关键词：文秘人员;档案管理;规范公文;OA系统;档案数据管理;文档一体化
中图分类号：G472.4 文献标识码：A 文章编号：1673-8500(2012)09-0149-01
秘书作为领导的助手和参谋，不可避免地会接触许多文件，而文件形成档案，文件档案包括纸质档案和电子档案。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是文书档案工作人员的根本任务。可以看出文件档案管理对于秘书工作具有重要的意义，秘书必须具备良好的修养，才能成为一位优秀的文件档案管理者。秘书工作与文书档案管理工作，从专业上说，虽然有区别，但业务关系上又相互联系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一个载体，可以这样说，秘书的修养是决定文档资料价值，进而搞好文书档案管理，使文书档案发挥应有作用的基础。
一、文件档案管理对秘书工作的必要性
文书档案管理，主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。文件归档整理对于秘书工作有着重要的意义。
1.科学规范的管理档案，是衡量一个机关业绩与管理水平的重要尺度。机关档案记载着这个机关发展史上的优秀成果，对研究本机关的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。
2.归档管理有助于维护文件之间的历史联系，便于日后查找利用。在任何社会组织的各项管理活动中每一份文件都有自己特定的使命和作用，就同一问题、同一工作、同一组织的多份文件之间又有着或先后相续，或层层递进的关系。通过文件归档整理能够维护文件之间自然形成的这种历史联系，清楚地显示出活动的全过程，能够提高文件检索的效率，实现文件利用的目的。归档整理有利于保证文件的完整与安全，便于文件的保管。秘书人员应该根据立卷范围的要求将应该归档的文件收集齐全，保持文件的完整性。
3.将归档整理的同类文件放入卷盒进行管理，使文件不易磨损和丢失，既有利于维护文件的安全，也有利于文件实体的保管。归档整理有利于秘书人员有意识地收集积累文件为档案工作奠定良好的基础。文件的归档整理是文书工作的结束，同时又是档案工作的开始。由谁来组织这项工作、采取什么样的组织形式、如何保证归档整理的规范性等问题都直接关系到文件整理的质量和效能。
4.秘书作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为机关工作的参谋作用，作为宣传的素材，作为的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。秘书只有合理的利用了文书档案，这些档案才能发挥作用，体现其价值。而对于机关，因此所获得的效益也是可以明鉴的。尤其在这个竞争尤其激烈的时代，秘书对于文书档案的保管利用的合理性也就显得更加重要，同时也就体现出文书档案管理对于秘书工作的必要性。
二、用信息化实现文档一体化的好处
用信息化实现文档一体化，必须用OA与档案数据库管理系统去工作。将办公系统中的文件内容用OA系统直接导入档案数据库管理系统中来，直接变成档案，对不能导的个别文件采取扫描的办法。即方便又省时、省力、还能达到减人提效的目的。避免综合档案管理员只知其表象，重复低质劳动。但要十分注意做好档案利用权限的管理工作，我们所说的“方便档案利用者利用档案”，是有特定含义的，是指在一定的时间内为某一部分人在可利用的某一部分档案尽可能地提供方便，而对另一部分人要利用这部分档案不仅不能提供方便而且要加以阻止，采取一定的办法，用系统设置的可借阅和不可借阅、查询范围、归还日期等功能来实现，通过信息这条“高速公路”，来实现文秘工作与档案工作一体化目标，充分发挥机关文书档案信息资源的作用。
三、提高机关文书档案质量的对策及建议
当前，许多机关的文秘工作与档案工作还实行的是分块管理制。这种体制从某种程度上却有意无意的拉大了文秘工作与档案工作的距离。文秘工作工作人员的档案意识淡薄，只考虑当前的工作，档案工作人员墨守成规也很少考虑文秘工作，导致二者在衔接过程中出现许多脱节之处，出现诸多不规范的现象，这直接影响了机关文书档案的建档质量。
文书档案质量出现问题，表面上看，大多少发生在产生公文这一重要环节上。文秘工作和档案工作衔接的主体主要是公文，公文是文秘工作的主要产品，档案资料主要来源于公文，公文是档案的前身。公文质量的好坏直接影响着档案的质量，换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案。高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上。可见，现代文秘工作是档案管理工作的基础性工作，它们是一个整体。随着现代科学技术，特别是计算机网络技术的发展，“文档一体化”管理模式应运而生，用信息化实现文秘工作与档案工作一体化，反映了现代科学管理的必然趋势。
信息化虽然成为整个社会的共识，但要用信息化实现文档一体化要上下达成共识才能实现，因为较高的费用、相关知识的匮乏等，在目前形式下，单靠办公室主任也很难搞，即要面对单位“一把手”的直接领导，又要面临其他部门人员传统观念的阻力，在加上较高的费用，由于这些原因导致文档一体化盲区。所以要采取积极有效的措施，争取取得领导的支持与办公人员的思想观念的改变，使现代文档工作的信息化平台和畅通的互联网环境，早日实现办公自动化。
总之，随着社会信息化建设步伐的不断推进，办公室应抓住当前有利机遇，克服畏难情绪，努力工作，同时争取各级领导的支持，积极创造条件，早日实现文秘工作与档案工作一体化，从源头上提高文书档案质量。
参考文献：
[1]李晓玲.浅谈企业文档工作一体化建设[J].黑龙江史志.2010
[2]张瑞丽.现代文秘工作与档案管理工作的规范衔接[J].中国科技信息.2011
文秘档案管理论文范文二：浅谈文秘工作与档案管理
[摘要] 文秘工作和档案管理是密切相关、相辅相成的，如何让文秘工作与档案管理工作相互间更好地衔接，是现代文秘工作中不能回避的问题。
[关键词] 文秘工作; 档案管理; 文档一体化
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 062
[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2012)14- 0103- 02
文秘工作与档案管理有着密切的联系，文秘工作是档案管理的前期工作，可以说档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的。如何让文秘工作与档案管理工作高效衔接是现代文秘工作中不能回避的问题。公文是档案的前身，当其处在传递、承办和执行过程中，具有现行效用，但不能称其为档案。档案是完成了公文处理程序，作为历史记录保存起来以备考查的，作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。因此，公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。
环境卫生管理处是基层事业单位，由于受人员、编制的限制，文秘人员即是办公室人员，同时还兼任档案管理人员，在基层事业单位中具有一定的代表性。本文就文秘工作促进档案管理工作进行探讨和分析。
1 文秘工作与档案管理工作的联系
文秘工作与档案管理工作两者是密不可分的有机整体，公文是档案的前身，档案是公文的延续，两者有着同一性，又有着特殊性。① 两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。公文记录的是现实的活动，档案保存的是历史活动记录，且有着基本相同的物质载体。② 两者在内容和格式上完全一致。档案直接来源公文材料，公文是分散的“档案”，档案是集中保存的“公文”。③ 两者互为因果。公文是档案的前身，档案是公文的归结，有了公文才有了档案，没有公文就没有档案。
文秘人员是党政机关和企事业单位必设的工作人员。文秘工作不仅仅是抄、写、收、发，而且还通过事务性工作的处理，起到领导的助手和参谋作用。同时，就一般情况而言，中小机关、基层企事业单位的文秘人员又是档案管理人员。文书档案的价值，关键在于档案的质量，而档案资料的质量，又取决于文秘人员和文档管理工作人员的自身素质。高质量的文书档案是建立在规范处理公文的基础之上的，它们既有联系，又各自独立。
2 文秘人员的素质，是提高档案质量的关键
(1) 文秘人员必须要有较高的政治思想理论素质。贯彻执行党和国家的各项方针政策，遵守各项法律法规，讲道德，守纪律，具有奉献精神。由于文书档案工作具有较强的机密性，因此文秘档案人员还应具备严守国家机密的思想素质，文书档案服务性特点还特别要求文秘人员应具备良好的服务精神和主人翁意识。
(2) 科学文化知识素养是文秘人员必须具备的基本素养。对于不同单位的文书工作，文秘人员必须具备相应的文化水平，掌握与自己所从事的专业工作相关联的其他专业科学技术知识，如领导学、管理学、信息电脑等知识。这就要求文秘人员必须具备相应的计算机信息技术，这样才能对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理，迅速接收信息，安全保护信息，准确提供信息，最大化运用信息，更好地服务于文书档案工作。
(3) 文秘档案人员还应具备文秘档案专业素养。文书档案管理工作是十分细致复杂的工作，一份档案从文件资料的收集、鉴别、分类、管理、组卷、到卷宗编制目录、入库摆放等要经过十多道工序。文秘人员进行文书档案管理工作，需要一种高度负责的精神，工作坚持高标准、严格化和规范化。这种客观事实，要求文秘工作人员不仅要思想敏捷、作风扎实、笔头过硬，而且要求他们具有文书档案和其他档案工作的业务知识和操作技能，成为优秀的档案管理者。
3 完善公文材料，做好归档收集工作
在日常工作中，很多文秘人员都兼任档案管理工作，这对提高档案质量具有一定的优势，可以对形成档案的公文进行科学地评估归类，文秘部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手。① 档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰，而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉重新装订后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。② 档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。
4 提高档案现代化管理水平，实现文档一体化
所谓文档一体化，就是利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。
利用电子计算机管理档案信息的收集、传递和开发利用是目前最重要、最根本的现代化管理手段之一。合格的文秘人员同时应该是一名优秀的文书档案管理工作者。因此我们要强化系统思维意识，要深刻理解文秘工作不仅仅为当前工作服务，更要对历史负责。文档一体化的实现，使所有进入计算机的文档信息均可以实现网上自由查询，通过网络进行广泛的信息交流，使最新信息以最快的速度被获取，同时将工作成果迅速反馈给相关部门。甚至可以不受空间限制，并实现文件，图像，声音的多媒体处理、综合利用以及异地查询等，共享档案信息资源。
目前多数机关事业单位查阅档案采用的是人工检索，先确定自己要查找的文件年代或类别，然后调出该年度或类别的内目进行查找，非常繁琐，费时费力、效率很低，但如果实现文档一体化，就可以采用计算机检索，只需要把利用者提供的文件责任或标题或文号或形成时间或主题词等信息输入计算机，计算机就能迅速将符合要求的文件调出。在进行文件整理时，可以利用计算机直接查询，甚至将所需文件内容直接打印出来。
具体操作方法是：调整归档文件整理工作流程，改变原有的每年集中整理归档的习惯做法，使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节，“随办随归”，从而使归档文件整理变成一项日常工作。同时，应尽量以公文处理环节生成的项目来组织检索条目，使归档工作更加贴近文秘人员的工作实际，免除档案管理环节中再做大量的重复的数据准备工作。如输入案卷目录并重新组织文件目录等，节省档案员的时间，推动文档一体化的最终实现。
5 加强文秘、档案管理人员的业务技术培训
由于广大基层单位的文书档案管理队伍的建设及其文书档案管理的水平还存在着明显的与时代要求不相适应的方面。突出原因首先是有关领导对文字秘书的要求不高，对文书档案工作不重视，认为文秘人员只是抄抄写写、跑跑颠颠，无足轻重，文书档案管理工作只是收收发发、装装订订，无须专业，更有少数领导受社会不良风气影响，把文秘、文档人员视为自己的亲信、随从，来去以符合自己的口味为标准。其次，是不关心对他们的培训教育，专业水平得不到提高。
为此，针对文字秘书和文书档案管理的重要性以及在实际工作中存在的问题，应该从以下几个方面加强队伍建设。① 在选配文秘、文档管理人员时，应选调那些所学专业的有关人员;② 对在岗的专业人员应定期进行教育培训，使他们在品德、业务、技能等方面有不断提高，以适应新形势的要求;③ 在有关业务管理部门的指导下，对文秘人员、文档管理人员，特别是文秘工作兼文档管理的工作人员进行定期考核，合格者，应发给相应的专业资格证书并享受规定的工资津贴，鼓励他们做好本职工作。
主要参考文献
[1] 高德武，周爱东，李文. 档案工作创新思路[J]. 科学与管理，2005(2).
[2] 陈相安. 档案工作的创新思考[J]. 兰台世界，2001(10)
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