excel2003用颜色标记重复数据的教程

2016-12-07

excel2003用颜色标记重复数据的教程：

用颜色标记重复数据步骤1：打开microsoft office excel 2003版本。这里需要处理的是一份关于学校信息的文档。观察发现有一些学校信息存在重复，并且学校信息在排序上也暂无规律。

用颜色标记重复数据步骤2：首先，为了我们在查找到重复值之后，更好得编辑或删除这些重复值，这里需要将这些学校信息进行排序。选中需要排序的列A，点击菜单栏-数据-排序。在弹出的排序窗口中，保持默认值，点击确定。结果如下图4所示。

用颜色标记重复数据步骤3：选择需要查找重复值的区域。这里我选择从A2开始下拉选中所有学校信息。点击菜单栏-格式-条件格式。弹出条件格式对话框。如图所示。

用颜色标记重复数据步骤4：拉动条件格式窗口左端条件1(1)的下拉框，选择公式。在后面的公式输入行中输入=COUNTIF(A:A,A2)>1(注：英文半角输入状态)。

用颜色标记重复数据步骤5：将光标转移到下方的按钮“格式”。在弹出的单元格格式窗口中设置当满足=COUNTIF(A:A,A2)>1时，重复值的代用格式。在这里我将重复值格式设置为红色常规。返回条件格式窗口，点击确定。最终的显示结果如下图3。

有关其他版本用颜色标记重复数据的教程：

用颜色标记重复数据步骤1：利用条件格式进行彩色填充

图1 原始Excel表格

用颜色标记重复数据步骤2：选中图1所示表格中数据所在单元格区域A2:I11，点击功能区“开始”选项卡“样式”功能组中的“条件格式”按钮，在弹出的菜单中点击“新建规则”命令，打开“新建格式规则”对话框，在“选择规则类型”列表中点击“使用公式确定要设置格式的单元格”，然后在“为符合此公式的值设置格式”下方的输入框中输入如下公式“=COUNTIF($B$2:$B$11,$B2)>=2”，然后点击下方的“格式”按钮，在打开的“设置单元格格式”对话框的“填充”选项卡中指定一种填充颜色，确定后如图2所示。

图2 Excel中新建格式规则

用颜色标记重复数据步骤3：确定后关闭此对话框，则可以将重名同学所在行的全部数据都填充此颜色，如图3所示。有了此醒目的标志，那么我们在以后的操作中就不太容易出错了。

图3 填充颜色后表格效果

用颜色标记重复数据步骤4：其实，在Excel 2007中，如果我们仅仅是想标记出那些重复的姓名而不是重复姓名所在行的全部数据，那么还有一种更简单的条件格式的操作方法。那就是选中A2:A11单元格区域后直接点击“样式”功能组中“条件格式”按钮，在弹出的菜单中点击“突出显示单元格规则→重复值”命令，在打开的“重复值”对话框中设置标记格式或直接采用默认值，关闭对话框后就可以直接标记出重复的姓名了。

用颜色标记重复数据步骤5：这种方法操作上更为简单，但它只能标记重复姓名所在的单元格，并不能标记该姓名所在行的其它信息。您可以根据自己的需要选用这两种方法中的任何一种。

用颜色标记重复数据步骤6：利用公式复制重名信息

用颜色标记重复数据步骤7：如果我们仅仅想了解一下学生重名的情况，那么我们还可以将重名的相关信息复制到新的工作表中，这样可以做到更清楚更简洁。

假定原工作表为Sheet1，那么我们可以先在Sheet2工作表中将原表的表头复制过来，然后点击A2单元格，输入如下公式“=IF(COUNTIF(Sheet1!$B$2:$B$11,Sheet1!$B2)>=2,Sheet1!A2,"")”，再拖动其填充句柄向下复制公式至A11单元格。选中A2:A11单元格区域，拖动其填充句柄至I11单元格，可以看到，只在B列中重名的那些信息才被复制到了Sheet2工作表中，如图4所示。

图4 Excel中填写公式

最后只要再做一下简单的排序就可以使重名学生的成绩一目了然了。

本公式其实是在引用Sheet1工作表同位置的单元格数值之前先做了一个判断：判断同行的B列数据在B2:B11区域中的计数是否大于或等于2，如果是，那就是姓名重复，就引用Sheet1的同位置数据;如果不是，那么姓名就不重复，就在当前单元格中不再填写任何内容(使该单元格为空)。

上面的方法其实都是利用了函数COUNTIF来统计学生姓名出现的次数。其作用是计算区域中满足给定条件的单元格的个数，语法规则是“COUNTIF(range,criteria)”，其中“range”是指要计数的区域，而“criteria”则是指为确定哪些单元格将被计算在内的条件。比如公式“=COUNTIF(B2:B5,">55")”就是指计算在B2:B5单元格区域中大于55的单元格个数。

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