浅析提高网络环境下图书预钓成功率的动态管理方式探讨
论文关键词:大学图书馆 图书预约 预约管理
论文摘要:文章选取山东大学威海分校图书馆2008年1月一12月的预约文献为研究对象，对预约借书情况进行了统计分析，找出了网络环境下大学图书馆图书预约失效的主要原因，并提出了相应的动态管理对策。
图书预约是图书馆针对读者借阅文献开展的一项服务，在网络环境下通过图书馆OPAC查询系统的子系统—“我的图书馆”来实现。所谓图书预约是指读者在图书馆检索到所需文献时，该文献已经全部借出，读者可以凭图书证号登陆“我的图书馆”进行预约登记，并根据预约要求留下有效的E-mail地址，待文献归还后，系统自动给预约读者发送邮件通知，读者接到通知后到指定地点获取文献办理借阅手续。网络环境下的图书预约工作是图书借阅服务的一个重要环节，图书预约服务的开通加快了文献的流通与利用，充分体现了信息公平与自由获取，减少了文献借阅中有形无形的限制与约束，使每位读者都享有平等服务。网络图书预约也提高了现代图书馆文献借阅的管理水平和服务质量。文章依据山东大学威海分校图书馆图书预约的使用情况，分析了图书预约成功率低的原因，并提出了相应的动态管理方式。
1山东大学威海分校图书馆开展图书预约服务的现状
山东大学威海分校图书馆使用的是江苏汇文文献信息服务系统。在网络环境下，读者可以通过图书馆的公共检索机、或是与校园网连接的任何一台计算机，方便、快捷地进人图书馆OPAC查询系统浏览或检索馆藏书目，也可通过图书证号登录子系统“我的图书馆”查看个人借阅信息、修改个人信息、预约图书、荐购图书等。想进行预约图书的读者要先到图书馆OPAC查询系统检索查找，了解图书馆馆藏分布情况，针对于可借状态而已全部借出的图书，如果预约人数没有达到系统限定的总预约数，读者可点击“读者预约”~“执行预约”，系统显示“预约申请完成”。读者在预约申请完成之后要经常留意和关注预约信息，查看该预约图书的返还情况、目前状态，一旦接到图书馆的预约通知应尽快去指定地点取书，并办理借阅手续。图书返还后将为预约申请者保留5天，预约读者在此期间未来取书，系统会自动转给下一位预约者。
按照网络图书预约的流程，读者从提出预约申请到预约图书借出标志着一个预约周期的完成，周期越短，效率越高。笔者选取本馆2008年1月~12月的预约文献为研究对象，对预约借书情况进行了统计。2008年，该馆在册读者共提出预约申请14 796次，预约后成功借出的图书6 490册。图书预约成功率仅为43. 86 %，也就是说有一多半的读者没能通过预约成功借阅到所需文献，这样的预约效果将会影响读者使用预约服务的热情，降低图书馆整体服务在读者心目中的可信度。
2预约成功率低的主要原因分析
2. 1读者因素
在网络环境下，读者可以利用图书馆提供的OPAC检索机，也可以利用校园网内的任何终端快速、方便地对图书馆内的藏书进行检索、预约，它不受时间、空间的限制、能充分满足读者的个性化需求，但同时在网络环境下读者自行预约也产生一些弊端。由于读者自身的原因导致预约失败的原因是最主要的原因。读者自身原因可以分多种:①因预约读者太多，排在后面的预约读者往往等待很久，也不能接到预约到书的通知。读者或许已经通过其他渠道获取所需图书，但没有及时取消预约，造成预约失效。②读者过期还书，图书管理员只能推迟预约通知时间，尤其是在一本书有多位读者预约时，对预约者的影响是不言而喻。③读者随意预约。传统的图书馆预约，需要读者到借还台出示借阅证才能办理预约登记，手续严格且繁琐，因而读者预约的随意性不大。开展网上预约服务后，读者只需输人借阅证件号就可以轻松网上预约，读者盲目预约和随意预约的现象逐渐增多。这些预约请求如果没有及时取消，势必降低预约成功率。
2. 2书籍因素
随着开架借阅方式的推广，读者可以零距离的借阅图书，这为读者提供了便利，也使图书丢失乱架现象越来越严重。有些书籍已经丢了，但系统里没有做相应的处理，致使读者提出预约申请却无法成功获取。还有部分图书因为借阅率极高导致破损，处于修补状态或没有及时归位的图书也常常导致预约失效。
2. 3信息沟通不畅因素
读者主要是通过登陆OPAC查询个人信息和接收通知邮件获得预约图书到馆信息。而预约图书一般都是多数读者常借的图书，为加快文献流通，预约图书到馆后保存期限是5天。如果没有及时查看用户信息和邮件，很可能就会错过保存期限而预约失效。信息沟通不及时是预约失效、预约成功率低的一个很重要的原因。
2. 4系统设置不合理因素
通常热门图书、知识更新快、专业性强以及品质高的图书，读者的预约需求比较集中，在实践中常常遇到某本书被多位读者预约，预约排队人数多达几十人，而系统并未对预约读者有一定的限制，也不能动态显示该书的预约读者数量，因而大量读者长期处于盲目排队状态，在等待过程中，读者会逐步懈怠属于查看个人信息和邮件提示，未能及时领取到馆预约图书，致使预约失败。
2. 5管理疏漏因素
不可否认，有一部分图书预约失败的原因在于图书管理中的疏漏。尽管山东大学威海分校图书馆在这方面做了足够的努力，但工作人员偶尔也会在忙乱中忽视了预约提示信息，导致预约图书未被挑出，被预约的图书被混人其他图书中一起上架，该被预约图书便迟迟不能用来通知预约申请者。
3预约图书的动态管理办法
为了提高图书预约的成功率，图书馆应从以下几个方面对预约图书采取动态管理办法。
3. 1加强图书预约服务宣传，约束预约行为
在开展网上预约服务之前，要把读者教育放在首要位置，对图书馆预约服务的实施办法与目的进行大力宣传，让更多的读者知道图书预约服务是为他人和自己提供借阅便利的，不能随便预约;对一时预约又不再需要借阅的预约图书应及时取消预约登记;一旦预约登记，就要时常关心预约图书到馆通知，按时办理图书借阅手续。建立读者信用等级信息，对累计多次未领取预约图书的读者采取降低等级、暂停乃至取消预约权限的措施，减少预约读者的随意性和干扰性预约行为，提高图书预约成功率、加快预约图书的流通。
3. 2适当增加热门图书复本量，满足读者阅读需求
在实践中常常遇到某本书被多数读者预约，预约排队高达十几人甚至几十人，显然该书在本馆单册数量过少，致使想看的人排长队预约。针对这种情况，工作人员可对预约频度高的图书做登记，随时联系采访部门采购人员，酌情增加热门图书复本量，以缓解预约图书排长队现象，尽量满足读者需求。
3. 3针对预约图书，优化服务细节
预约人数的多少表明了一种图书的受关注程度，从而可以使我们为借阅频繁的图书制定特殊的政策。当一本图书有人预约时，要将已借出的图书借期缩短，由正常的3个月缩短为1—2个星期。可采用电子邮件或短信的方式通知读者本书已被预约，要求在规定的时间内还书。我们计算一下，如果某本图书有3本复本量，以图书的借期为3个月计算，且每个读者都持满借期，一年最多可流通12人次。如果图书的借期缩短为Z周，且每个读者都持满借期，一年最多可流通144人次。这种动态的管理方式使每一册图书根据借阅频率得到充分的利用，其经济效益和使用效率不是只靠增加复本量可比的。
3. 4开展未到馆新书预约，提高图书利用效率
除了传统的图书预约服务，图书馆有必要开展新书预约服务。未到馆新书预约:指图书馆采访部门订书后即按批打印订书清单，以“即将到馆新书通报”的形式提供给读者选择预约。其优点是新书还未到馆就为新书找到了读者，具有一定的超前性。新书预约服务的动态管理形式，体现了图书馆“为书找人”的服务思想。
3. 5预约在编状态图书，提高图书流通效率
当读者预约在编状态图书时，流通部门可将此种图书的信息转交采编部门，采编部门要在正处理的图书中找出读者所借图书，并加快处理过程。可规定在几个工作日内验收、编目完毕，送交流通部门后由流通部门及时通知读者取书。由于图书加工、编目等需要一定的时间，这种借阅管理办法缩短了有阅读需求的图书到读者手中的时间，提高了图书利用的时效。
3. 6提供多种查阅预约信息梁道，拓展多元化服务
为了提高图书预约成功率，提高图书预约服务质量，增加信息传递的途径、提供图书馆与读者信息交流的平台是成功的关键。图书馆要做到让每位预约读者都能在有效期内收到通知是提高预约成功率的一个必要条件。通知方式主要有以下几种:①读者可以通过图书馆提供的OPAL检索机或者校园网内的任何终端，登陆“我的图书馆”，查看本人借阅情况以及预约图书是否到馆。②图书馆通过电子显示屏动态公布预约到书信息，方便到馆读者随机查看。③在图书馆主页专门开设“预约信息”公告栏，发布预约图书到馆信息，以方便读者查询。④开通手机短信服务，以短信的方式通知预约读者，让读者在第一时间获取图书到馆信息，减少各种人为因素造成的预约失效。