书信通信的十点原则

1.如果你的信必须用上第二张信纸，而第二张内容只有信函的署名，请务必将第二页弃置不用，重新编辑原文，让第一页能够纳入署名，或者将原文内容延长增添，令最后一页的内容充实饱满，别只包含了“祝好”或“某某人敬上”。

2.检查句法和标点。逗点是否适当?如果你问了一个问题，有没有忘了使用问号?思路是否清晰，段落是否分明?案牍手册须具现代风格，并应勤加查阅"

3.再度检核事实和数据，确保真实无误。

4.信中"空白"留得够不够?当一封信写得密密麻麻，显得十分拥挤，缺乏空隙，阅信人或许会懒得去读，或读得不够用心。

5.信笺的选择应该与信息相辅相成。如果你想传达的是一则严肃的信息，信笺和信封就不该投射出嘻笑玩闹的形象。请千万别选用花纹%圆点或狂野奔放的色彩，不寻常的图形或印制的花样必须与书信意旨相关。

6.书信经过真人亲笔签名吗?一封信若署名为，文学委员会。或，顾问委员会。，则丝毫不具分量。署名的意义就是发信人表示对信件内容负责，不但要签上本名，姓氏也不该忽略，让收信人一目了然，在回信时确知应与何人联系"

7.这封信是不是有必要写?除非它是达成目标的最佳方式，否则不要轻易送出一封信。信函的第一段应该“钩起”。阅信人的注意力。你做到了没有?

8.你的信息是否力求清晰易懂，简短扼要?许多职业作家都爱将“话多不甜”挂在口上。如果你的信超过一页篇幅，可能就太长了。

9.确定你没有拼错或叫错收信人的姓名和职衔。当你应该提到某人的业务头衔或特殊职称(例如对律师的称谓Esq.[士绅]和对会计师的称谓C.P.A[执业会计师])时，要使用正确的格式。你这封信是要寄给一位律师，信封上的名衔就要写成Steven H.Shenando,Esq.，而不是Mr.Steven H.Shenando,Esq.。如果你搞不清楚正确的格式，不妨打电话到这位律师的事务所，请他的秘书为你解惑。如果你已有许久未与某人联系，他的头衔可能有所变更，就更要问清楚。

10.如果信中提及附加其他资料或档案，附件应齐备。