怎样有效管理时间
导语：提高时间的使用效率，就等于延长了生命;与时间赛跑，只争朝夕，同样不失为珍惜时间。鲁迅先生的话一语中的“节省时间，也就使一个人的有限的生命更加有效，而也即等于延长了人的生命。”
怎样有效管理时间
对时间进行有序的管理
为此，需要找出自己的哪些活动是浪费时间、不产生效果的，并尽可能将这些活动从时间表上排除出去。要做到这一点，这里有些诊断性的问题，可以问一问自己。
1.首先必须发现并排除那些根本不需要去做的事情和那些纯粹浪费时间而又不产生效果的事情。为此，需要对记录上的所有活动进行仔细地审察：'如果根本不做这件事，将会怎么样?'假如审察下来的结果是'没有关系'的话，那么结论很明白：以后就不要再做这件事了，令人难以理解的是竟有这么多大忙人成天不停地忙着那些他们觉得难以割舍的事，比如没完没了的演说和宴会，请他们当各种委员会及董事会的成员，所有这一切都会让这些大忙人花去很大一部分时间。虽然他们本人往往也并不喜欢这些活动，也无法真正去履行这些职责，但他们还是不得不年复一年地去参加这些活动。其实，只要学会说个'不'字，问题就解决了。参加这种活动对本人所在的机构、对本人以及对举办这些活动的组织来说，都不会有什么好处。
2.下一个问题便是：'记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果的?'那边常常需要出席宴会的董事长还发现，另外约有三分之一的正式宴会只要有公司的高级管理人员到场即可，并非每次都要他亲自去参加不可。因为主办单位只是希望把公司的名字列在客人的名单上。
好几年来人们都在议论-种管理上的'授权委托'('delegation'in managment)。不管是企业，还是政府机关、大学或部队，这些机构里的每位管理者都被告知要当一名合格的'授权委托人'(dclegator)。其实，在一些大单位中，大多数管理者自己就在不断鼓吹这一做法。我不知道这种做法到底有什么好处，鼓吹这种做法没人要听是在情理之中的，就是按他们的说法，这种委托论也显得毫无意义。假如这种委托的意思是别人应该'帮我'做部分工作的话，那就不对头了。我们领工资是因为我们做了自己的那份工作。按他们的说法，最懒惰的管理者岂不成了最佳管理者了?其实，这种论调不仅是荒唐的，而且是违反道德的。把那些别人可以做的事情交付出去，这样管理者也就不用再去'委托'他人，自己又可集中精力做好该做的工作，于是便可大大地提高自己的工作效率。
3.还有一项时间浪费的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的，这项因素是：管理者在浪费别人的时间
这种毛病的症状并不明显，但是我们有个简单的办法可以诊断出这个毛病。那就是问问你的下属。卓有成效的管理者早已学会用策略的、但却毫不掩饰的语气来询问：'我常做哪些浪费你们时间而又不产生效果的事情?'问这样的问题，问得对方敢说真心话，才是有效管理者的特色。许多管理者都意识到了哪些事情会浪费他们的时间，然而他们不敢面对这个问题。
每位美国总统刚上台时，他总会接受很多的邀请。但不久他就会发现，他还有很多其他事情要做，而像雪片似地飞来的众多邀请绝大多数并不能帮他提高工作效率。于是他就开始谢绝邀请，以至于最后使外界觉得他不太容易接近。少则几个星期多则几个月，报纸和电台便开始报道说：'总统与外界正在失去联系。'于是他就会进行必要的调整，他会在被人剥夺工作效率与利用公开场合开展工作之间寻求一种较为合适的折中办法。
其实管理者若将他们的活动砍得太多了也并不会有什么风险。我们通常总是容易过高地估计(而不是低估)自己的重要性，总认为许多事请只有由自己来干才行。就是非常有成效的管理者也会做许多不必要的、不产生任何效果的事情。
纪录实际使用时间的情况
要使工作卓有成效，第一步就是要将实际使用时间的情况记录下来。
关于记录时间的具体办法，我们不在此讨论了。有些管理者可能自已做记录。其他诸如董事长之类的也许只是关照一声，记录的事情就出秘书代劳了。最关键的是要把时间记录下来，而且必须真实。必须要把事情发生的确切时间记录下来，干万不可事后凭记忆再来追记。
许多卓有成效的管理者都保持着做这种记录的习惯，并对这些记录每月定期进行检查。卓有成效的管理者至少每年两次、每次3-4个星期要亲自来做自己的工作记录。每次亲自做过记录之后，管理者就有必要重新考虑并修订他们的时间安排。但不到六个月，他们肯定会发现自己又有所偏离，常常会在一些无关紧要的琐事上浪费时间。这是一种练习，只有通过反复练习才能学会有效地使用自己的时间，也只有反复不断地作出努力来管好自己的时间，才能避免上述这种偏离现象。
砍掉浪费时间的活动
以上三个诊断性的问题旨在说明管理者自己能控制那些耗费时间又不产生效果的活动。每位知识工作者、每位管理者都该用以上子个问题来检查一下自己。但是，经理也要关心因管理不善或机构有缺陷而产生的时间流失现象。管理不善不但会浪费大家的时间，特别会浪费经理自己的时间。
1.首先必须找出那些因缺乏制度或远见卓识而产生的种浪费时间现象。这些现象有一个共同的症状，那就是会反复出现'危急现象'，比如每年都会发生的危机。这种危急现象如果发生了第二次，那就决不能让它再发生第三次。
每年出现的库存危急现象就是个例子。现在用上了电脑，于是我们就可以比过去更加容易地去对付这一危机了，但是费用也比以往任何时候都高了，这么看来我们还很难说已经取得了很大改进。
2.机构臃肿、人浮于事是产生浪费时间的原因。
我读一年级时，算术入门节上问道：'两个挖沟工人2天挖成一条水沟，如果此沟由四个人来挖，需要多久才能挖完?'对-年级的学生来说。正确答案当然是'一天'.如果联系列管邢者的上作上，那么正确答案也许就是'4天'，甚至可能是'没完没了'.也可能是因为任务繁重，力量不够。在这种情况下、任务也许可以完成，但工作会有所损失。不过，这并非是一条规律。在通常情况下，总是人多了一点，因此缺乏工作效率。他们总要花越来越多的时间来协调人员之间的相互关系，而这些时间本来是应该花在工作上的。
有一个鉴别人浮于事的可靠标准。如果高级管理人员(持别是经理)不得不将他工作时间的十分之一花在处理'人际关系'上，花在处理内部的不和与磨擦上，花在处理内部的权限之争以及相互合作等问题上时，那么这支队伍肯定是人浮于事了。人多了反而会互相妨碍工作，反而会成为实现绩效的障碍。在精干的机构里，人们都有充分的活动余地，不大会发生碰撞与冲突，也不需要到处去做解释才能把工作进行下去。
3.另一个常见的浪费时间的原因是机构功能不健全，其主要症状就是会议过多。
从定义上说，不断开会就是承认机构有缺陷。因为不开会的话，人们就可以把时间花在工作上，人们没法同时干两件事。每次会议必然会产生一大堆小型的后续会议——包括正式的和非正式的，不管是哪类会议，开起来总要好几个小时。因此，会议必须要有明确的目的。没有目的的会议，开起来令人讨厌，而且害处也很大。
更重要的是，我们只能偶尔采用一下开会的办法，决不能将它当成一条规则。倘若一个机构里的人一天到晚都在开会，那就没人干工作了。不管是什么机构，只要时间记录显示会议开得过多，它必然是个消费时间的、功能不健全的机构。不过也有例外，有些特殊的组织就是为开会而成立的，诸如杜邦公司和新泽四美孚石油公司这样的大公司的董事会。
4.最后一个浪费时间的原因是信息功能不健全。
统一安排可以自由支配的时间
假如大家对自己的时间使用情况作了详细的记录。对记录进行了分析，并在此基础上努力地去管理好自己的时间。那么他对自己有多少时间可以用来做重要的工作心中是有数的。然而，他到底有多少自己可以以支配的、可用于做重要工作的、能为本单位真正作出贡献的时间?
卓有成效的管理者明白：必须用好自己可以支配的时间。他知道自己需要的是整块的时间，零答碎碎的时间是派不上用场的。如果能把零星时间合并成大块时间，就是只有四分之个工作日，也可以完成一件重要的事情，假如这些时间都是零打碎敲的，这里15分钟、那里半小时，就是有四分之三个工作日，也干不成什么事情。
所以，管理好时间的最后一条措施就是如何把记录和分析所显示的、通常是属于管理者自己可以支配的时间集中起来。这样做的办法还不少。比如高层人员通常每周可以在家里办一天公，编辑和科研人员通常就是采用这种办法来集中时间的。还有些人每周专门拨出两天时间(如星期一、星期五)从事日常工作(诸如会议、检查、研究问题等等)，而将其余几天的上午都留出来处理重要事务。
怎样有效管理时间
1最简单的刚开始列出一张时间表。一个一个的写出自己要做的事情，而且能够去完成。这是一个硬性的规定，完成它是最基本的。这里要注意为自己设定时间表时，一定要挑那些自己可以完成的事情，最好是一些小事。然后一点一点的培养自己，最终养成习惯。
2能够严于律己，按时完成任务。说到底合理管理时间最终的目的就是能够管好我们自己。而要不浪费时间，我们就必须学会严格的对待自己。不要对自己放松。想休息的时候休息，想怎么做就怎么做。这样的话我们的时间表和计划就全都没有用了。
3对待事情上有一个合理的安排。这就意味着我们能够分清事情的轻重缓急，什么是重要的要先去完成。什么事情可以先缓一缓，不要太着急了。这就要求我们对待事情有一个好的认知和分析。最终我们也能够管理好我们的时间。
4不要把时间浪费在不该做的事情上。很多时候我们在抱怨没时间，其实不然。当我们在玩游戏，上网，看电视等时。是否去想过将这些时间用到该用的地方。很多的时间是要我们去挤的!
5能够专注的做事情。一心二用其实就是在浪费时间。如果做一件事情时，我们又在忙其他的。最后就是什么也不成。即使做成了，效果肯定也不好，而且浪费时间和精力。所以，做事情能够专注一点。可以为我们节省很多的宝贵时间呢。
怎样有效管理时间
1分析时间运用现况
请以十五分钟为单位，记录你每天的时间花费方式，请别偷懒，三四天后，你会恍然大悟，为何自己总是学莫文蔚，成天嚷嚷着“没时间，我没时间”啦。
2列出生活目标
接下来，请把你现阶段的生活目标明确地列出。嗯，在这儿要写的，是全方位的生活目标，包括了工作、人际关系(家人及朋友)、个人保健(运动、保养等)以及自我实现(嗜好兴趣、学习进修)等各方面。别忘了，一个平衡的生活状态，才是真正丰富的生命成就，对吧?!
3排出重要顺序
现在则要把每个订出来的目标，依序列出其重要性。请记得运用80/20原理，80%的绩效，往往来自于20%的事项，快快找出那重要的20%活动吧!
4以周为单位做规划
最好的时间安排是以一星期为蓝本，如此既不失其全面性，又能保有适应变化的弹性。
5排定每天的生活计划
为了要达成一周生活目标，每天都该有需完成的进度分配。定进度请愈具体愈好，例如“写企划案两小时”就十分模糊，改为“完成企划案前两大项”就好遵Ñ多了。
6善用身体的自然律动
你知道吗，我们身体依照内在的生理时钟，在一天之中有着不同的能量表现，如果能顺着生理律动来安排时间，那就事半功倍了。
* 早上9点到11点(企划时间)：此时我们的思考、组织、计划能力最强，反应最敏捷，最适合用脑超多的企划工作。
* 早上11点到中午12点(决案时间)：短程记忆和推理能力在早上11点到达高峰，而近中午时则是作出复杂决定的最佳时机，因此这段时间用来开会很不错。
* 下午1点到2点(创意时间)：在下午2点左右，我们的想象力最会遨游，因此若要写写信，作作诗，或想些新点子，就快趁现在啰!
* 下午3点到5点(整理时间)：在下午3点，身体各功能都跌停板，最适合做些不太需大脑的事，例如回电话、打字、整理档案等。不过值得一提的是，此时长期记忆还不赖，所以复习外语、恶补新学习的工作技能等，都是好做法。
* 下午5点到7点(运动时间)：我们的体能在下午5点达到最高峰，反射动作快，身体Ð调能力佳，想健身瘦身的你，快换上运动服，用力流汗吧!
7由难到易，不要拖延
一旦订出了每天的生活计划，就得好好遵守才行，要不就前功尽弃。如果你也如我一般，感到知易行难，那就来个狠招，找位好友来相互监督，甚至订出惩罚条款，给自己更多动力。
8不要一切事必躬亲
时间只会消逝，不会增多。因而能不自己做的，就千万别累坏自己。挑出别人可代劳的事项，以及你该说“不”的活动，就这么说定，把这些事情避开，留出时间做真正重要的事情。
9留出弹性空白时间
请别想把时间表排得分秒必争，这样只会增加压力，而减少产能。活动间留一些空白，以便应急，或是用来调整心情。
10做了总比没做好
如果你是个完美主义者，总是得等到“准备好了”才行动，那就很可能会成了“一直心动，却无行动”的拖延大王。相信我，像你这样的自我要求超高者，表现是不会太离谱的。所以当心中那个“再计划看看”的声音又冒出来时，别忘了大声吼回去“先动手看看”，大不了可以再修正嘛，对吧?!
11别总是一心多用
有时，你的确可以，也应该一心多用时间。例如搭车的时间也看书，一石二鸟，再加听音乐，一石三鸟。然而如果按这个原则安排所有的时间，那恐怕就要天下大乱。学学禅宗的精神，一次只做一件事，唯有专注于某个当下，才能免去焦虑，创造奇迹。
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