通信礼仪：电子通讯要审慎

除非你的电子信息(如传真、电子邮件)经过加密处理,收信人可能是并非惟一读到这份讯息的人。因此,以此方式传递敏感性资讯时必须踌躇再三,以审慎为上策。你应加以取舍其中许多注意要项,一方面顾及礼法,另一方面亦向对方展现你对正当程序的掌握。近来出现了一个新名词"网络礼仪",就是指互联网电子通讯的相关礼仪,明示我们企业界人士利用尖端通讯科技传递信息之际,尤应留意其中亦有正确与错误的作业格式。读者请检阅下述清单,依切身需要善加运用。

基本要项

1.信息中应辨明收信人与自己的身分，以利彼此联系。除了传真号码外，你还应提供电话号码或地址，或二者兼具。

约翰准备传真给一名供应商时,不慎把传真号码按错了,竟传到一名毫不相干的会计师办公室。会计师的秘书收到这份文件,即使想通知约翰也一筹莫展,因为约翰的文件上并未提供充分的通讯资讯。她当然无法与约翰的供应商联系,因为不知道对方的传真号码，这也是文件误传到会计师事务所的首因。

2.撰写电子信件就仿佛你在和对方面对面谈话一般，如果你写得过分晦涩。或文句过于简略。对方可能会产生错误的印象，马丁十万火急地向外市行销中心仓储经理催件，却未如预

期地得到对方快速的回应。这位经理向来精明干练，效率十足，令马丁纳闷不已。一周后，马丁所催文件终于到达，但却是经由邮递寄出。

到底马丁在发给那名经理的电讯里写了什么?

“需月中产品存货清单报告，机密传递为上，尽速。”

“尽速”意旨可能含糊不清，是不是应该更精确点，如注明时限?至于“机密传递”的指示也可能有多种诠释，仓储经理并没有电子加密编码设置，因此他选择交托邮局传递信息，他确实顾及了机密性，但是却延迟了许多时间。

3.仔细检查拼法、文法和信息的一般外观，纵然你使用的是现代科技。切不可因此疏忽了传统规格和礼法，

4.字型过小可能会传达不清。提醒对方若碰到信息模糊的状况尽速与你联络，如有任何疑虑。不妨使用快递服务或限时邮件来传递该项资料，无论如何。你为对方设想和防患未然的态度定能赢得对方的欣赏与感谢。

5.在信息上方应先注明文件主题。让对方一眼就能预知端倪。即使事情繁多。也可将事件排定优先处理程序，公司商号倘若生意鼎盛。事务繁忙。通讯可能无法得到即时处理，如果每项信息都标明第一优先。碰到真正紧急时刻也就缺乏冲击力了。

电子通讯禁忌

1.别以为大写格式打出所有的电子信息，网友之间谑称此为"号叫"，阅读起来相当吃力，常会惹恼读信人。

2.别忘了电子邮件已行之有年，举例来说，“先此致谢”是TIA，“顺便一提”是BTW。如果你是位生手，认不清通行的十几二十个缩写，别居然控诉那些使用它们的人傲慢无礼。

3.别以为你收到的任何要求都货真价实。如有疑虑，务必详查!

4.别冒犯任何人，你听到一则粗鄙的笑话，即使当时赢得你莞尔一笑，别忙不迭地通过电子邮件和你所有的同业或同事分享。在业界尚有助理及秘书负责收件，你的电讯可能在无意中触犯了他人。

5.传真信息篇幅过长时，别忘了加上页码。如此一来，收件人按页裁钉时易于辨明纸张顺序，以便阅读及存档。