试论企业秘书如何在现代企业管理中发挥重要作用
随着国有企业改革的进一步深入,新的管理体制、运作机制的建立,企业管理必须按照现代企业制度的要求全面加强,各级管理部门、各类管理人员也必须相应地转变职能。企业秘书作为企业枢纽部门的高级管理人员,也要从如何提高自身整体综合素质入手,适应新体制、新机制的需要,转变岗位职能,成为现代企业需要的复合型人才,更好地发挥作用,为工作大局服务,促进企业发展。
一、更新思想观念,树立五种意识
在现代企业制度的新体制下,企业的一切工作,都必须要以效益为中心,以争取最佳经济效益,获取最大利润为目的。企业秘书工作也必须显现出创造效益、创造价值的作用。因而企业秘书的观念和思维必须按国内外市场变化随事而异,随境而异,不断地吐故纳新,随市场经济意识调整自身行为。今天的市场经济竞争日趋激烈,企业在竞争中优胜劣汰,促使效率提高,资源配置优化。企业领导为了本企业的生存、竞争、发展,不得不受市场这个无形的绳索所牵制,根据市场变化进行市场预测和市场分析,随时调整营销策略。因此,企业秘书不仅要掌握企业内部的生产经营过程及其各阶段的薄弱环节,而且更要将自身思维和行动置于外界(国内外市场),随时参与对外经济活动,及时更新思维行动方式,把握市场动向,收集有效信息,搞好调查研究,发挥最好的参谋助手作用,使企业领导的经营思路不断拓展。目前,广大企业秘书工作者关键是要把思想统一到企业转机建制的目标上来,牢固树立五种意识。一是全局意识,即要认清形势,把握大局,把秘书工作放在企业中心工作的大局来考虑,克服自我封闭,自我运行、就事论事的思想;二是超前意识,即要善于研究形势,对新事物、新情况要敏感,要超前决策,超前行动,打时间差,争取工作主动性;三是形象意识,即干什么工作,办任何事情都要考虑到企业的整体形象和声誉,要做出实实在在的成绩,在建立现代企业制度的过程中尽可能留下较深的“痕迹”;四是服务意识,即搞好服务工作,对上求实,对下求优,特别是对基层要多指导帮助,少干涉添乱,对职工多排忧解难,少指责埋怨,树立严谨高效的作风,认真细致地对待每一项工作;五是廉政意识,作为一名合格的企业秘书,必须做到廉洁从政,不为一己之利,利用工作之便,或打着领导旗号,办私事,谋私利。坚持廉洁奉公,忠于职守,尽心尽力地履行自己的职责,殚精竭虑地提高服务水平。
二、施展公关技能,开拓工作领域
随着改革开放的深入和市场经济迅猛发展,企业秘书工作由封闭型转向开放型,使秘书活动的领域得以较大的拓展,“内务”与“外事”相互融合,组成了秘书实践运作公关性的整体内容。从实践的本质特征来看,秘书与公共关系工作具有一致性和相通性。对内,事务处理、接人待物、调查研究、协调左右、沟通纵横,使企业各部门按经营目标同步运转,实现秘书同领导、各部门关系融洽;对外,收集和交流经济信息呈报经验材料,反映主要问题,参与经济与文化交往活动,配合诸如经济信息发布会、产品订货会、庆典会等对外经济活动而进行大量的具体策划和事务工作(会务,传授、反馈、交往),都表现出公关性的浓厚特征。随着中国“入世”后新的市场经济体制的建立和国内外消费意识的觉醒,企业已经形成了强大的市场压力,市场为买方市场所占领,消费者自主选择产品和企业。在优胜劣汰的形势下,企业不只是将自己的产品推销给用户工作就完结了,而是要同用户、政府建立一种依赖信任和谋求纵深发展的关系,让政府首肯,公众知晓,用户信赖。因此,这就要求现代企业秘书不仅有较强的语言表达能力、写作能力及敏锐的观察、思考、调研、分析能力,而且还必须有较强的处理人际关系的能力、社会活动能力、干练的办事和熟练的公关技能,通过创建公关活动的“名牌”,将自己的触角随时延伸,上到政府官员 ,下到内部员工,左到市场用户,右到社会名流,从而使企业秘书在公关策划实施中担任重要角色,为企业树立良好的形象。
三、发挥参谋作用,提供最佳决策
在国内、国际市场全球化大环境下,企业正面临着良好的发展机遇,同时也存在着严峻的挑战。面对各种因素复杂多变的局面,企业生产经营战略决策富有更大的挑战性、风险性和灵活性,使领导决策变得更加复杂和困难。因此,企业秘书的参谋助手作用就显得特别重要。企业秘书人员要抱着高度的事业心和强烈的责任感,发挥好参谋助手作用。工作要主动围绕领导转,围绕党政的重大部署、重大行动转,真正做到与企业领导目标同向,思想同频,言语同声,行动同步。要适应信息化发展的时代要求,重视信息参谋作用。从某种意义上讲,信息的参谋作用是企业领导科学决策必不可少的最经济有效迅速的工具,信息的正误直接关系到领导决策水平和后果。所以,如今的企业秘书所从事的工作已不同于简单的办事、办文、办会等一般事务性工作,而是把信息由企业机关事务向领导决策服务转变。秘书要把做好信息工作作为领导参谋、协调、催办、督办的基础和手段,将采集到的各种信息进行分析、收集、处理、加工,提出预案,主动参谋献策,降低领导决策风险度。从而以信息服务为载体,把企业秘书工作提高到一个新水平。因此,在现代企业制度下,企业秘书要善于学会利用和发挥内外信息网络的功能和作用,准确领会领导意图,围绕中心工作提出内容性、综合性、针对性、动态性、经验性、问题性和反馈性等有深度的高层次信息,进入领导的决策圈,让领导及时知晓,启发领导的正确决策,从而,为领导科学决策提供有效的服务。
四、提高知识水平,应对新的挑战
随着现代企业制度的建立和现代管理的发展,这对秘书的知识结构提出了新的挑战。现代企业往往从提高效率、节省开支出发,要求秘书一专多能:既能撰写文稿又能处理文书、档案,既会使用电脑又懂外语,既能管理好内部事务又能胜任公关、洽谈业务。也就是说,秘书人员要有“十八般武艺”,成为企业的智囊人物、领导的得力助手。这实际上要求秘书必须是复合型人才,只有这种复合型人才才能适应企业领导开拓经营的需要,这就要求企业秘书要兼备几种才能,具有丰富的复合性知识。企业秘书要高度重视发挥现代化办公技术的作用,努力掌握现代化的办公设备的技术能力,学会使用现代化办公设备,熟练掌握计算机、传真机、复印机等办公机具的操作技能,并将这些技能广泛用于秘书业务和对整体工作的全方位管理之中。同时要积极适应电子商务时代的需要,主动了解计算机、网络技术的发展状况,将最新技术用于秘书业务,及时把握瞬息万变的商机,搜集整理信息,为领导提供高效服务。现代企业的发展已打破国界,国际间交流日益增多,企业迫切希望自己的员工拓宽知识领域,增强对外沟通能力。所以,企业秘书必须具备必要的外向性知识。中国加入世界贸易组织后,中国企业与国际跨国公司合作增多,贸易额增大,但由于世贸组织中各国的文化差异较大,企业秘书只有对不同国家间的文化差异有所了解并尊重各国的文化传统,才便于在双方或多方间进行沟通,从而为贸易合作奠定基础。由于企业秘书了解各国文化差异的目的在于协助企业拓展市场,因此企业秘书必须注重目标市场的文化背景,这样才能找准机会,迅速占领市场。当然,企业秘书对外沟通能力的强弱不仅表现在综合素质、素养和专业素质、素养的高低上,还表现在其对沟通语言工具的把握上。英语作为国际普通话,是国际经贸交往的语言工具,企业秘书必须学会熟练掌握运用这一语言工具。
总之,企业在探索建立现代企业制度的过程中出现的新情况、新问题的复杂性和多样性,要求广大企业秘书人员必须加强学习,迎难而上,切实转变职能,创新工作机制,不断提高秘书人员的工作水平和业务素质,才能更好地起到桥梁和纽带作用,才能发挥领导的参谋和助手作用,推动企业不断发展进步。