专业秘书训练心得

2017-03-27

秘书是上司的左膀右臂,专业秘书更是如此,下面是小编为你整理的专业秘书训练心得,希望对你有用!

专业秘书训练心得1

促进人际关系的技巧

想要有效的增进人际关系,需要掌握下面的一些技巧:

守信用

做人要言而有信,才能赢得别人的尊重和信赖,在人群中建立良好的口碑。说好话心存善意,学习说话技巧,多鼓励他人,随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人,才是最佳的公关高手,赞美是人际关系的润滑剂,不花一分钱,就能获得很好的效果。

勇于认错许多人明知犯错,却碍于面子死不认错,甚至将错就错,丧失自己的公正性,这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人,却如冬日暖阳,令人觉得温煦可亲。尊重他人“敬人者,人恒敬之”,一个懂得尊重别人的人,必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候,要因人而异,因场合不同,选择不同的方式。

欣赏别人

古人云“三人行,必有我师”,每个人的专长不同,如果能做到不耻下问,虚心求教,就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸,做一个欣赏他人优点的鉴赏家,才能左右逢源,增加人际开拓的能力。

善于倾听很多时候,一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。

重视仪表

据调查,一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿,所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养,我们应该对成功者的个人特质多加揣摩,建立自己的印象特质,找出属于自己的吸引力。

运用语言表情说话速度如连珠炮,会使人无法完全理解,沟通时就会产生瓶颈;谈话时有气无力,冗长无味,也没有几个人能够忍受;只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态,才能展现声音表情的美学。

运用肢体语言优雅的肢体语言就像一块磁铁,能紧紧地吸引别人的注意力,发言时与肢体语言相辅相成,更能带来好的效果。

专业秘书训练心得2

秘书的形象常常代表着公司的形象,所以秘书一定要注意自己的仪表。秘书的专业形象包括穿着、精神、态度、语言、动作等多方面的内容,只有一一进行训练,才能使自己的形象变得完美。优雅的仪态能够显示一个人的教养和内涵,使别人不由自主的对他(她)产生好感,所以仪态训练是一名优秀秘书的必修课。

1.从容不迫的走路姿势模特们在舞台上走一字步,确实很好看,但是对工作中的秘书来说,这种步法并不实用。对秘书来说,走路的姿势要自然、稳重、从容不迫,收腹、抬头挺胸,两只脚走成平行线。

2.优雅得体的站姿秘书在站立的时候一般采用丁字步,这样站的好处是,因为弧度的倾斜,侧身的时候会有三条线:一个是臀线,一个是腰线,一个是胸线,这三条线形成一个曲线,看起来会比较优雅。

如果采用立正式的站姿,短时间站立还可以忍受,站久了就会觉得很疲倦,因为两只脚平放在地面上,久而久之双腿会发麻。而采用丁字步的站法,可以左脚在前,把重心放在右边,过一段时间站累了,可以不露痕迹地把重心移到左边,让右脚轻松一下,这样两只脚就可以轮流休息了。如果是男秘书,站立的时候两脚应稍微跨开,保持一定的距离,手轻轻地放在腹部或者贴在大腿侧,要注意的是,一定要精神抖擞。

3.稳重端庄的坐姿坐的姿势非常重要,因为人们日常坐的时间很长,平时工作、开会或与朋友聚会的时候,大部分时间都是坐着的,而有些人有各种不良的坐姿习惯,比如抖腿、驼腰、过于前倾或后倒等等,这些都会给人留下不好的印象。

坐的时候要保持身体的挺直,大概坐椅子的三分之二,双手轻轻的搁在大腿中央,至于男士,可以将双手放在大腿两侧,男士也可以两脚稍微跨开,与肩同宽。

有的人习惯翘脚,同时将身体歪在一边,这个动作会影响自己的专业形象,应避免采用这种坐姿。当与他人谈话或倾听他人的意见时,身体应轻微地向前倾,表示对对方的尊重和重视,但是不要过于前倾,否则会显得不自然。

4.适当的肢体语言人们在说话的时候经常要运用手势,手势运用得当,能够有效地增加说话的效果,但是如果运用不当,则会适得其反。有的手势在某些地方具有特定的含义,我们要先弄清楚具体含义再使用,比如在马来西亚,竖起一根手指是骂人的动作,如果随便使用,很有可能会引起误会。

此外,人们还可以运用眼神来进行表达,尤其在面对客户的时候,双眼注视客户是表示对客户的尊重和对客户意见的重视,反之,如果眼睛到处乱看,或者一直垂下眼帘不看客户,则会给客户留下很不好的印象。

如何接待访客接待

访客是秘书几乎每天都要做的,一位优秀的秘书要能够让客户在受到接待的过程中认同公司,也认同自己。怎样才能达到这个境界?这就需要在实际生活中去学习、去实践。

1.保持亲切灿烂的笑容

微笑是全世界的共同语言,正所谓“伸手不打笑脸人”,一副亲切灿烂的笑容能够让人不由自主的产生好感,愿意与你亲近。有一句谚语说得好:“假如你需要快乐,必须学会先使别人快乐。”笑容可以拉近彼此的距离,甚至消除彼此的对立和敌意。

秘书在接待过程中首先要学会微笑,以微笑来迎接客人,用微笑给客人留下美好的第一印象。笑容是可以训练的,我们可以对着镜子观察自己的笑容,努力使自己的笑容热情真诚,而不能皮笑肉不笑或者自以为是的傻笑。只要努力训练,就一定能保持最美的笑容。

2.温馨得体的招呼语打招呼也是需要技巧的,客人来访时,如果对客人说:“欢迎光临!”会显得过于单调,日常生活中可以使用“您早”、“您好”、“上午好”、“下午好”等等。

3.运用视线功能所谓的视线功能是指要与客户保持相等的高度,比如当客户进来时,你是坐着的,这时你应该马上站起来表示欢迎,如果继续坐着,会显得很没礼貌。有的时候,客人的身高比秘书矮,这种情况下秘书不要为了与客人保持相等高度,就低下身子与客户说话,因为这种做法不但不能表示尊敬,反而会伤害客人的自尊心,正确的做法是后退两步,与客人拉开一定距离,这样视线自然会拉平。

拜访的礼仪

1.拜访的基本礼仪正所谓礼尚往来,要去拜访客户时,在受到对方礼遇的同时,自己也应该遵守基本的礼仪。

事先约定拜访时间贸然的前去拜访有时是一件非常失礼的事,所以作为秘书,不管是自己前去拜访,还是上司亲自去拜访,都要提前与对方约好时间。

事先准备好资料为了提高拜访的效率,秘书一定要做好事前准备,其中重要的一条就是准备好材料,这样在拜访的过程中就可以及时拿出需要的材料,在谈判的时候,准备充分的材料甚至是一道厉害的杀手锏。

注意仪容形象的修饰秘书平时就代表着公司的形象,在出访的时候更是如此,基本要求是整洁、大方、专业化,并且精神抖擞。

遵守时间观念首先,要在约定的时间准时到访,秘书有责任提醒上司已经安排的拜访时间,以免上司因事务繁忙忘记或者拖延时间,而让对方久候。其次,在拜访的过程中,秘书也要把握好时间,最好不要把时间拖得太长,以免耽误他人和自己的时间。

运用谈话技巧

在与拜访对象见面的时候,秘书应主动地递上自己的名片,如果上司一同去了,则首先要为上司和拜访对象进行介绍。在拜访的整个过程中,秘书都要注意运用谈话的技巧,因为很多时候同样的意思用不同的方式表达会取得截然相反的效果。

商务车次安排

在日常工作与生活中,我们经常要乘坐汽车,车上的座次如何安排也是有讲究的。

司机开车的坐次安排如果有司机开车,主管应坐在驾驶座的右后方,其次是左后方,年龄辈分最低的应该坐在驾驶座的旁边,这样便于下来帮忙开车门、关车门。

老板开车的坐次安排如果老板亲自开车,那么秘书必须坐在老板的旁边,而不能大咧咧地坐在后面,把老板当司机。

小巴的主宾安排一般小巴是三排九人座,中间那排靠近门的座位最方便上下起落,这个位置是主宾的位置,然后依次是中间排的其他座位和后面的一排,前面一排因为比较高,不适合让主管、年龄大的、行动不便的人来坐,而应该让年龄辈分比较低的人来坐。

其他车的座位安排吉普车的驾驶座的旁边是主位,应该由主管乘坐,后面则由年龄辈分比较低的坐。

而游览车的安排又不同,我国以右为尊,一般右边的景象风光最漂亮,所以要让上级和前辈们坐在右边,中间的走道最好不要给德高望重或年龄较大的长辈坐。

夫妻同坐的位置安排如果是夫妻一同坐车,不同的国家有不同的讲究,欧美人讲求社交,所以夫妻分开坐,男主人开车,主宾坐在男主人的旁边,而中国人讲求边际关系,一般是先生开车,太太就坐在旁边,所以秘书要根据接待对象来安排位置。

专业秘书训练心得3

认知人际关系,增进人际互动

人是一种群体动物,没有人可以离群独居,我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题,职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系,有一句老话说得好,“先学做人,再学做事”,如果不会做人,人际关系就会一团糟,办事自然就会到处碰壁。那么怎样才能增进人际互动呢?这要靠平时的积累。朋友不会从天而降,也不会突然出现,我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友,建立人际关系网。

人际交往的四种态度

人际关系有四种交往态度:我不好,你好,这是大公无私的态度。我不好,你也不能好,这是玉石俱焚的态度。我好,不管你好不好,这是自私自利的态度。我好,你也好,这是我们追求的目标,希望大家都能够有和谐的博爱的精神。

影响人际交往的客观因素,时代背景

时代不同,人们的观念也会存在差异,会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中,邻居之间的关系非常好,尤其在农村,一家办喜事,全村的人都出动,而在当今的商业社会中,人们住在电梯公寓里,楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展,尤其是因特网的出现,使得空间距离已经不是问题,为人们的交往提供了极大的便利。

生活压力人们在生活中难免会面对许多压力,比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等,这些都会影响个人的看法与想法,也会左右人们人际开拓的脚步。环境的阻隔环境是影响人际交往的最直接的因素之一,环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心,久而久之,感情就慢慢地变淡了。

角色定位在人生的舞台上,有的人演主角,有的人演配角,甚至跑龙套,不管怎样,我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色,如果今天我们扮演秘书的角色,就要把秘书的角色诠释的尽善尽美,达到最高境界。

影响人际交往的主观因素人格特质

有些人生性木讷,不苟言笑,朋友自然不多;有的人主动外向,总有许多人围绕在他身旁。个性的不同,自然会带来不同的生活面。认知的差距对事情认知的差异性,也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭,一个人要吃洋葱面,而另一个人要吃鱼翅,两人对美食的认识不一致,以后也很难在一起吃饭。

态度习惯不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯,每个人都有自己的处世习惯,如果习惯一致,则容易相处,所以有“物以类聚”的说法。

沟通协调有效的沟通能够拉近两个人的距离,而失败的沟通则恰恰相反,正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处,结果产生彼此之间的距离。

利益冲突人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了,朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见,在利益的面前,需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。当你总是把“我”字摆在第一位的时候,你的朋友一定不会很多。所以,一定要兼顾每一个人的感受,善于沟通,妥善维系人际关系。

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