怎样做好文秘工作

2017-03-16

做好文秘工作是一个称职文秘的基础,那么怎样做好呢?下面是小编为大家整理的怎样做好文秘工作,仅供参考。

怎样做好文秘工作

(一)、基本素质

1、身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

2、心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

3、思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好!

做人要心胸宽阔,不要心胸狭窄,小肚鸡肠。我们在现实社会里生存,每一天

(二)、业务素质

1、理论知识:必须认识到理论学习的重要性,一方面要掌握扎实的基础知识,包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息,关注的法学领域的新的发展动态。

2、实践经验:要注意总结工作中好的经验,尽量避免走弯路,要经常进行经验交流,要多向有经验的人学习。

3、办事能力:秘书工作繁杂、琐碎,这就要求我们必须具备较高的办事能力,无论是办案,办会,还是处理日常事务,都要注意锻炼自己的办事能力,提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。(详见“四”)

(三)、文化素质

1、社会科学学好专业知识应是起码的要求,而懂得一点文史哲,具备一定的文化素养,也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可对工作有所裨益。相传,在清朝某年间,皇帝派朝廷官员到南方招考官吏,但先后派了几人均未能完成此任。何故?只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低,写诗做对皆不行。后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化,上联曰:江南千山千水千秀才,王尔烈即刻以此下联对之:塞北一天一地一圣人。语出惊人,顿受青睐。江南秀才们进而问到,先生的学问究竟有多大?王随口吟到:天下文章属三江三江文章属吾乡吾乡文章属吾弟吾为吾弟改文章。由此,一句对联,一首诗完成了招考工作。

2、自然科学:仲裁、调解案件五花八门,常常要涉及自然科学的有关知识,如机械设备,建筑工程,医药化学等。一方面,我们平时要注意积累;另一方面,在办理这方面的案子过程中,也要从中学一学这方面的知识。

3、外语:我们办理的案件中,涉外案件占有很大的比例,经常涉及外国当事人,对外交往中,无论是书面的,还是口头的,都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的,“两条腿走路”的人才。

(四)此外,学会一些有益的技能,如电脑、开车,琴棋书画等,也是很有好处的。

俗话说,“艺不压身”如果你具备了一定的素养,掌握了某种技能,总会有你显山露水那一天,同样,假如你在那一方面尚存缺陷,则一定会有你无地自容的那一刻。

但有一点要明确,我们必须始终围绕本职工作这个“重心”,在做好本职工作的前提下,才能再去充实自己的其它知识与技能,而绝不能冲淡“主题”,更不能“不务正业”。

四、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术

工作原则:在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。

工作方法:为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河:

你可以选择游泳,划船,架桥等,关键是要选择切实可行的方法。

工作艺术:通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法,顺利地完成工作任务,同时给人以美的感觉和享受。

作为现代社会的秘书人员或管理人员,我们应该学会:坚持工作原则,运用工作方法,讲究工作艺术。为此,我们要做到以下几点:

1、要协调好各种关系:包括与本部门的领导之间,同事之间;与仲裁员/调解员之间的关系;与当事人的关系,与律师的关系;与有关部门的关系等。

在协调与本部门领导的关系时,要作到尊重领导,维护领导的威信,适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如,有的领导逻辑性较强,凡是爱有个前因后果,对这样的领导就要在谈工作时要讲事实,摆观点,有分析有推理;而有的领导喜欢单刀直入、开门见山,对此就要言简意赅,直中问题的要害;而有的领导幽默风趣,你也不妨与他(她)开开玩笑。了解领导的工作风格和特点,目的是为了更好地做好工作。当然,在尊重领导的前提下,要敢于提出自己的观点,要有维护真理的精神。那种对领导一味迎合,无原则地服从,则是不足取的。那样,会使别人怀疑你的人格、人品,领导也不一定会欣赏这种人。

对待当事人要热情周到,庄重大方,言行得体,不卑不亢,树立良好的部门形象。不要摆出官僚衙门的作风,也不要沾染市侩奸猾的习气。

对仲裁员/调解员要尊重,当好他们的助手和参谋,但不要越俎代庖。要各司其责,互相配合,共同把工作做好。

此外,要注意与有关部门建立和保持良好的工作关系,如外贸部门,商检机构,会计师事务所等。这对于我们搞好工作也是大有好处的。

2、要掌握理事艺术

(1)工作要有计划

长远计划:五年、三年、一年

短期计划:一个月、一个星期、每一天

(2)养成良好的工作习惯:今日事今日毕,能马上办的决不要等一会儿再办;一件事情要一抓到底,不要半途而废。目标明确,有始有终。

(3)始终把握工作的中心:工作安排要主次分明,不能“眉毛胡子一把抓”。重要的事先办,急事先办,及时处理;对大事要高度重视,一抓到底,而相对来说不太重要的事则可以放后缓办。

3、要有较高的说、写能力,即语言表达能力和文字写作功夫,这也是做好秘书工作必须具备的。

我们在实际工作中,都体会到,秘书工作涉及到的关系方方面面,既有人,又有事,千头万绪,林林总总。然俗语到:“千条线,一根针”,我们就是这根“针”,运用得好,你会有条不紊,游刃有余;运用不好,你会手忙脚乱,焦头烂额。

四、秘书人员的纪律要求

任何一种组织,都有自己的组织纪律,作为一个从事法律工作的机构,更应该如此。

现在,贸仲、海仲和调解中心都有自己的“秘书人员工作守则”,它对秘书人员提出了具体的要求,这就是我们的纪律,每一条都应自觉遵守。各个“守则”虽然在内容上各有特点,但从要点上看,大体上可分为三个方面:

1、忠于职守,爱岗敬业

2、秉公办事,廉洁自律

3、保密制度,严格遵守

其具体内容是不言自明的,无须再作解释,只是对我们每一个做秘书的来说,要时刻提醒自己,严格遵守这些纪律。

在当今社会,在知识经济的今天,人的现代化素质,是一个人,一个单位,乃至一个国家生存与发展的决定性因素。一个单位是否具有竞争力,取决于这个单位工作人员整体素质的提高。在我们这种单位,秘书人员的工作十分重要,秘书人员既是业务人员,也是管理人员,秘书人员的素质及其工作效率,直接影响到整个单位的形象及其在市场经济环境中的竞争力。因此,一方面,秘书人员要注意不断提高自身的素质和办事效率;另一方面,领导人员要注意对智力资源的不断开发,对知识含量的不断充实以及对人才资源的合理配置。

如何做好文秘工作

文秘工作是各级行政机关的一项重要的、经常性的基础工作,是机关办公室的一个重要组成部分。工作中,领导要做到决策科学化,离不开文秘人员的协助。因为文秘人员一方面处理着大量的日常事务工作,使得领导能集中精力考虑决策问题。另外,还能发挥他们了解全面情况,掌握多方面信息的优势,辅助领导决策,提供合理合适的建议。党政机关文秘人员更是领导的参谋和助手,担负着联络上下、协调左右、参与政务、办理事务的重要角色。文秘人员的素质如何直接影响着部门和单位的形象,影响着党和人民群众的联系。所以说,文秘工作虽然头绪多,任务重,但是它的重要性决定着必须把工作搞好。

主动做好领导之间、部门之间的协调工作,帮助领导有计划、有步骤、有重点的抓好各项工作,做到忙而不乱。并从过去偏重办文办事,转变到即办文办事,又出谋划策。

组织起草本单位工作计划、报告、总结、规划、决议和规章制度,对需上报、下发的文稿进行政策、文字上的把关。对单位进行的会议、学习、座谈及调研情况等做详细的记录,并归类保存。

开展调查研究,聚焦工作中出现的新情况、新问题和热点、焦点问题,从政治、政策、从服务领导的角度出发,客观分析问题,并及时向领导反映,提出合理性建议。

对上级机关的来文和下属职员的报告,要及时转交给领导,根据领导的批示,具体落实承办,如期上报办理结果。并且要学会领会领导的意思,做到想领导所想,急领导所急,办领导想办,使自己的工作具备超前性和预见性,真正成为领导的参谋助手。

文秘人员除了具备以上工作人员的基本条件外,还应自觉、全面地加强自身素质,努力把自己造就成为德才兼备,既合格又称职的工作人员。

要有良好的思想素质。思想,思维活动的结果。一切根据和符合于客观事实的思想是正确的思想,它对客观事物的发展起促进作用。反之,则是对客观事物的发展起到阻碍作用。因此文秘人员在工作中必须主动学习“三个代表”重要思想,科学发展观等理论知识,武装头脑;博览群书,树立积极向上的人生态度,有合乎实际的价值目标;要做到干一行,爱一行,敬业爱岗,认真工作,奉献自己的力量。

要有诚信的人品素质。文秘人员是领导身边的工作人员,是同事的伙伴。因此在工作中要服从领导的安排,尊重领导的意见,维护领导的权威,树立领导的形象;与同事之间应团结一致,互帮互助,和睦友善,凝造良好的工作环境;对待自身要严格要求,提倡“三老”原则,做老实人,说老实话,干老实事,树立良好的信誉,说话、办事讲信用,答应领导的工作或别人的事情要按时、按要求完成。

要有健康的心理素质。首先要有自信,相信自己有能力、有把握完成领导派达的各项工作、任务。不自卑、不自负、不过高估计自己,有能力就干,没能力就学。其次是冷静,在工作中,不要被工作多、任务重迷糊了眼睛,冲乱了思想,要学会稳定情绪、冷静思考、合理安排、逐项办理,出色完成任务。三是平衡,文秘人员不仅工作多、加班多,而且受批评多、落埋怨多。要学会调整自己的心理平衡,对上忍,对下容,经得起敲打,听得起批评,受得起委屈,耐得住刺激。

要有丰富的文化素质。博学多才,是对每个人素质的共同要求,也是共同渴求,但对于文秘人员来讲,要把丰富的知识储备作为基础。基础知识是文秘人员必须具备的最起码的知识面,基础知识越扎实、丰富,其工作潜能发挥就越大。对于专业知识的学习,不但要学会写作的基本理论知识,还要掌握高水平的写作技巧。另外也要了解熟悉本单位的行业专业知识,强化政策研究知识的学习。

要有扎实的业务素质。书面表达能力,就是要把思想按照规范的格式和要求转化为文字的一种形式,是文秘人员最为经常性的工作,要完成好这项工作,就必须具备熟练的书面表达技巧,使文件内容行文流畅、语体得当、内容明晓、格式规范。口语表达能力,是文秘人员开展工作的基础。作为领导的助手,上传下达、组织协调、沟通交流等日常工作都离不开语言表达,因此要做到口齿清楚、语调平稳、条理分明、中心明确。独立办事能力,主要体现于较强的理解与沟通能力。即能快速理解领导决策意图、能善于分类思索、能及时抓住事物的关键和实质,提出有效的解决方案并圆满完成。

社会在进步,时代在发展,人们的观念也在变化,文秘的职能也随着办公室职能人员的基本素质提出了更多更高要求,既要有完成各种任务的有形的素质能力,又要有无形的素质能力。所以说,作为一名文秘人员,只有在实践中不断学习,在学习中不断锻炼,在锻炼中不断领会自身的潜力,那样才会成为德才兼备,合格称职的工作人员;才能充分体现文秘人员的价值岗位。

怎样做好秘书工作

我所理解的秘书工作就是“要有较强的文字组成能力、熟悉本单位的工作性质和各部门的工作任务,做好上传下达,协助领导处理日常事务,协调完成各部门的工作计划、计划完成、工作总结等文字方面工作”的一项综合性服务工作。要想做好秘书工作我个人认为应该从以下几个方面努力。

一、 要有正确的工作态度

我们不管做什么事情都应有一个积极的态度,特别对待工作,更应如此。良好的工作态度是出色完成工作的前提和保障。记得一位伟人曾说过:“你的心态就是你真正的主人”。你的态度如何,在一定程度上已决定你是失败还是成功。要改变现状、克服困难,首先要做的就是要端正态度,没有正确的态度,这一切就无从谈起。那么,我们应该树立什么样的工作态度,才能享受到工作的乐趣,取得事业的成功呢?作为秘书我认为勤奋、踏实、细致、严谨是我们应有的工作态度!

二、要具备秘书应有的基本素质

秘书工作是一份复杂而且特别能考验人能力的工作。

首先:应该具有较高的文字水平。秘书工作人员的一个重要任务,就是从事大量的文字处理工作。所以,秘书人员必须具备扎实的文字功底,不仅要精通语法、修辞和逻辑知识,还要掌握一定的写作规律。写作是一种综合能力的表现,要做到内容与形式的统一,既要有好的表现形式,又要有充实的内容,并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员要加强写作实践,熟练掌握各类公文特点、写作要求和语言表达技巧,要深入基层熟悉、掌握工作人员的工作情况和任务完成情况,随时注意收集素材、积累资料,不断提高写作水平。在这一点上,我虽然从事过两年的办公室工作,但离领导的要求还有很大差距。今后我定会更加努力提高此方面的能力;

其次:较强的组织能力。根据职责的要求,秘书人员经常要按照领导的意图拟订计划布置各类会议和活动,如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力,就无法把工作做好。所以,秘书人员一方面要通晓办事的渠道,提高办事效能,平时多接触一些具体事物,处处留意他人和领导是如何处理问题的,不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点,统筹安排工作。提高组织能力,向领导和身边的同志学习适应新形势,新变化也是秘书工作的快捷途径。

然后:广泛的社交能力,也是秘书工作不可或缺的一部分。当前社会交往已成为社会各阶层的一项 “热门”活动。社交不仅可以开阔视野,增长知识。还可以博采众长,学习各方面的知识以丰富自己。与此同时社交也是秘书办事的重要辅助工具,往往好的人际交往通常能使事情干起来事半功倍。

三、要不断提高自身综合素质

秘书工作的专业性和复杂性要求我们必须不断地学习、不断地练习,在学习中实践,在实践中学习,完善自己、锤炼自己,才能做实做好.不断的学习,才能使我们跟上时代的步伐,适应不断发展的社会。对此,我们要本着活到老,学到老宗旨不断提升自我,扎实基本功,拓展眼界,只有这样才能更好地适应工作的需要,完成上级下达和单位领导安排的各项工作。

四、要有基本的职业道德.

秘书工作直接关联着机构或部门的命运,所以秘书工作必须做到以下三个保证:保证忠于职守、爱岗敬业,保证秉公办事、廉洁自律,保证严守机密、遵纪守法。不该做的不做,不该听的不听,不该传的不传,一切以服务领导工作和做好事实为出发点。 “精心做好每件事,忠诚服务每一天,微笑面对生活”,我想、这就是做好秘书工作的决窍。

总之要做好秘书工作就应该“腿要勤、眼要尖、手要快、心要细、嘴要严”,在今后的工作当中我一定会遵守这些职业的基本素养,不断加强学习提高自身素质,为本单位的健康发展,也为领导更省时、更准确的做出决策,做好份内工作。

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