企业会计电算化若干问题的探讨

【摘要】会计电算化在我国已得到基本普及，但在应用过程中与以往的手工记账相比，存在一定的问题，本文拟就此略作探讨，以求改进电算化工作质量，防止差错，保障财务数据的安全性。

由于计算机的运算速度快、计算精度高、提供信息全面，因而大大提高了会计工作的质量，改变了会计工作的面貌，会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。会计电算化以其高效、自动、方便、准确和及时等优点正日益受到广大会计人员的欢迎。目前，我国会计电算化的普及及发展很快，但随着会计电算化的飞速发展，相应地产生了许多新问题。笔者就这些问题作些探讨，以求共勉。

一、会计处理错误的隐蔽性

在手工操作中，操作人员要进行证证，账证，账账，账表的核对才能报送报表。因此一般非人为性错误比较容易发现并纠正。而计算机操作中，只有凭证的录入需要核对，而账证，账账，账表不再需要核对，由计算机自动生成。对一些串录或非金额性错误只有在对账时或再次检查时才能发现，因此，应加强对凭证录入工作的审核，不仅要对原始凭证与记账凭证进行核对审核，而且要在计算机上结合明细账进行审核，以防串录现象。

二、数据备份隐患多

在会计电算化法规中曾明确规定，实现会计电算化的单位应坚持每天备份，且要双重备份，并分处分人保管。但在实际工作中往往出现以下几种情况：

1.部分单位不能坚持每天备份，致使机器一旦出故障，部分账务数据丢失。

2.备份的数据盘没有定期检查，一旦发生问题没有相应补救措施。

3.数据备份没有符合要求的存放场所，容易导致软盘被磁化，发生数据丢失现象。

三、财务数据的安全性难以保障

目前市场上有数百种会计软件，有些单位还使用自己开发的软件，各软件的水平参差不齐。一些企业使用的软件安全性与保密性存在着诸多问题和不足，使得舞弊者有机可乘；许多软件缺乏操作日志记录功能，对操作人、操作时间和操作内容没有具体记录，出现问题不便于追究责任；另外，数据库缺少必要的加密措施，可以很方便地从外部打开和修改，特别是一些商业软件为了占领市杨，为用户提供修改以前年度账目等功能。这些都为舞弊提供了便利。

因此，企业要完善和健全电算化内部控制制度。鉴于采用电算化，原有手工操作下的内部控制制度部分丧失作用，同时计算机数据处理易于篡改、舞弊等问题，必须采取严密有效的措施。如：健全管理制度，授权控制制度，建立操作时序控制制度及操作日志记录控制制度等措施。

四、沿用传统的会计分工模式不利于会计电算化的内部控制和分工协作

目前，大部分单位实现会计电算化后，会计人员的分工仍按照原来的手工模式进行岗位设置，这种分工模式不利于会计工作的内部控制和电算化的有效发展。因此，应建立职能分工制度。系统维护员、操作员和数据管理员应合理分工，相互制约，相互监督。

根据会计电算化工作要求，企业应配备以下人员：操作员及档案管理员各一名，系统管理员、系统维护员及审核员各一名。

五、会计电算化归档工作没有引起足够重视，资料保管期限受到限制

按《会计电算化管理办法》规定，电子计算机替代手工记账后，其会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案要打印输出，而且要按照《会计档案管理办法》的规定执行。但目前一般实现会计电算化的单位，其会计档案都是通过针式打印机打印出来的，经过一段时间后，字迹往往会褪色，到不了规定的保存期限，字迹就难以辨清。为了保证财务数据的安全性，应明确要求所有财务资料全部用激光打印机打印，并装订成册，随同电算化备份资料一并保存。

对电算化资料保管应提出明确的存放要求和定期检查要求。明确要求企业配备必要的场所保管软件。档案管理员应熟悉这些条款，并按规定保管。财政部门可加以研究并对原有规章作必要的修改。单位应当建立计算机档案管理制度。为了防止非法改动数据，必要时可把计算机文件定义为可读文件、专用文件或保密文件，重要的文件予以加密，以加强文件数据的保护。

六、有些单位对会计电算化工作重视程度不够

目前，有些单位会计电算化开展的程度非常低，其中一个重要因素是部门单位领导和会计人员对会计电算化工作的重视程度不够。部分会计人员认为实行会计电算化要从头学起，以至于有些单位花钱买了计算机和软件，却没有真正使用。

因此，企业应加强会计电算化人才培养。由于会计电算化是一门融计算机学、管理学、会计学、信息学于一体的应用技术，虽然大多数会计人员已接受计算机等级培训，但与实际应用能力要求还有较大差距。具体表现在以下两方面：

一是缺乏既懂会计又熟悉计算机的人员，这势必会影响我国会计电算化的进程，因此单位一方面要引进人才，另一方面是对现有的会计人员加紧培训。

二是会计电算化培训内容滞后，实用性较差。目前的会计电算化培训教材一般落后于会计核算对电算化的要求，会计人员通过培训所学的知识回去后难以适应工作需要。

七、同一行业内部财务软件的使用情况混杂

部分行业在开展会计电算化的过程中，没有从整个行业角度考虑。下属各单位使用的财务软件品种多，各种财务软件的数据接口、使用方法不一样，导致报表汇总、数据查询、数据传输的不方便。对此，财政主管部门可以规定某些特殊行业必须使用指定的财务软件，这样国家可以方便地通过网络进行财务检查、专用资金使用情况分析，单位也可以利用网络及时地进行财务报告的传送。

八、会计软件的开发和应用不太成熟

目前我企业应用的财务软件在使用过程中存在问题较多，难以适应会计处理过程中的各种情况。主要有资产重组调账难，业务调整不能随经济业务的变化随时调整等，制约了会计电算化的应用。会计软件应用过程缺乏系统的培训，导致财务人员应用软件时出现一知半解的情况。因此，有关部门应尽快地制定出一些具体法规加强对财务软件销售公司的管理，进一步规范会计电算化市场。

九、会计电算化市场有待进一步规范

财务软件产品与其他硬件产品不一样，它存在着服务期限长、服务量大、技术要求高等特点。而目前部分从事财务软件销售和代理的公司往往只重视自身的经济效益，追求量的突破，而没有真正做好售后服务，致使部分单位购买软件后出了问题无处问，没人管，从而极大地挫伤了会计人员电算化的积极性。