什么是受控文件 受控文件的使用

2017-04-28

受控文件指按照发放范围登记、分发或独立存档管控,并能保证收回的文件。它主要是由文控中心和认证办共同管控。以下是由小编整理关于什么是受控文件的内容,希望大家喜欢!

受控文件的简介

这是一种标准性、责任制的文件,必要修改时需要进行申请,并登记ECN文件,审核批准,同时ECN也必须受控。文件封面一般加盖受控图章。受控文件是“非受控文件”的对称,凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件,也就是说凡是存在修改和换版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。受控文件可以复制阅读参考,但复制的文件不生效。许多公司还将受控文件拍成照片,上传到内部局域网,以供有需要或争议时直接在网络上查看,这样可以避免原件的丢失和损坏。一般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件,如:成本手册、程序文件、各种规章制度、定额、标准成本、预算等。 受控文件作废时,应从所有使用场合及时收回,以防止其误用。

受控文件,之所以需要“受控”,是因为其重要性,标准性和责任性。所以,需要制定相关的管理制度,并由文控部门进行管控监督,防止被非正规修改,或对文件不重视、随意损坏或丢失。正是因为其具有标准性,所以如有修改版或新版本分发出去,需要回收旧的文件,以防止误用。这也是受控文件与其他文件的最大区别。因此,复印版的受控文件是不生效的,只能用于了解参考,不作为标准和责任的依据。

受控文件的使用

受控文件或资料丢失后,一般要重新填写《文件备案发放申请表》,并写明原因,报有关部门审批备案。文控中心在补发文件时,在《文件备案发放申请表》上取消遗失文件的受控号,编新的受控号,并通知相关部门,声明作废,防止误用。

一般情况下,受控文件是不可以带出工作场所(或规定的场所)的。并且,所有的受控文件应该妥善保存。将受控文件丢失,就是违反了你们公司的规章制度,应该按内部相关制度对你进行处罚。至于处罚标准,由公司相关管理制度而定。

对于重要的文件当然要有备份了,比如说正本放在档案室里,一旦副本丢失可以马上补回来。如果文件有保密性质,那每次使用只能是其中一部分文件,另外要加强责任制,两个人中必须有一个人对其负责或者每天用完必须交回。其实对于丢失,如果不是有人拿怎会丢呢?

受控文件指按照发放范围计数分发并能保证收回的文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本,可以复制参考阅读,但复制版不生效,不可做为标准和责任的依据。而且文件封面一般加盖受控图章。 跟踪文件一般指各工序流程的卡、单、记录等。

受控文件指受控制的文件,不能随便毁坏、丢失、外流。跟踪文件指按照流程,需要全程记录有关情况的文件。

受控文件就是按ISO9001标准4.2.3 (或GB/T19001及其它体系)要求予以控制的文件。它的起草、审核、发布、实施、登记都应该规定执行。当需要修改时,应按文件控制程序实施,一般须经过提出修改意见、讨论修改、审核通过、发布、收回过期文件、登记文件一览表等程序,而不得随意修改。

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