文秘怎么写总结

2016-11-19

文秘写作在教学过程中应贯穿写作能力与职业技能两条主要线索,既要强调文秘写作与其它文体写作的不同,认识文秘职业的独特性,从文秘职业出发进行写作教学,同时由于写作过程的综合性特点,又要强调学生具备一定的观察能力、搜集信息的能力、社会调查研究的能力、逻辑思维能力和语言表达能力。写作是文秘的工作职责之一,讲话稿写作也是其中之一,下面是关于文秘怎么写总结范文,仅供大家参考。

大家都知道,总结与我们每个人的工作、生活密切相关。总结是什么?总结是单位或个人对一定时期的工作加以汇总、分析和研究,肯定成绩,找出问题,得出经验教训,发现事物的发展规律,用于指导今后更好地开展工作的一种书面材料。总结,对专员办工作来讲,它是一项经常性的基础工作。工作中,我们有个人总结,有收入、支出、金融、会计、综合监管、专项检查等日常监管总结,还包括干部人事总结、各类汇报总结、经验交流总结、评选表彰总结,等等。

从统计的数据来看,我们的《工作简报》,其中有60%的信息包含总结的内容;全年对上发文,有超过三分之一的文件是各类总结。可以说,总结已经是全办最重要的一项文字工作。

它之所以如此频繁出现在我们工作中,主要是总结具有宣传工作、扩大影响,发现问题、剖析成因,交流经验、指导工作的多重功效。正如毛泽东同志指出,总结是人类所有发现、所有发明、所有创造、所有前进的基础。全国政协原主席李瑞环同志,更是在不同的场合,先后30次谈到总结的重要。虽然我办总结的整体水平较高,但也还存在一些不足,概括来讲,主要是“四多四少”。

一是成品多,精品少。我们每年撰写的大量总结中,能得到财政部和省委省政府领导批示、能到全国性会议进行交流的总结,还是显得不够多。这也与我们平时对综合汇报总结比较重视有关。大家平时工作忙、任务重,加上一些监督检查和日常监管存在交叉,这些客观困难的叠加影响,导致我们在起草总结时,大多对领导比较关心、上级比较关注的综合总结比较重视。而对“年年报、小而全”的单项总结,不太重视,有些内容直接照搬照抄,改动都很少。还有一个原因,就是写总结时,没有考虑阅读者的感受、想法,针对性不够,很难引起阅读者的重视,也影响了精品的产生。

二是总的多,结的少。总结总结,顾名思义,既要总,也要结。总是什么?总的是素材,是情况,是工作,是数据,就是要把已经完成的各项工作,存在的各类素材、各种情况、各项数据好好地加以汇总,它是为结做准备的,也可以说是结的依据;而结是什么?结的是归纳,是分析,是经验,是规律,是对总的概括,主要是通过主观思考,把对工作的规律性认识加以提炼。在这个方面,我们的一些总结,掌握的不是很好,一方面,在起草时容易出现大量素材的堆积、罗列,总的过于宽泛,有时面面俱到。另一个方面,就是总结过程中缺少归纳分析,一些好的思路、好的想法没有得到提炼,更谈不上经验,对扩大宣传影响、指导今后工作帮助不大,工作成效没有进一步发挥出来。举一个简单的例子,假设对一个监管会议进行总结,有的同志会把会议内容从头到尾详细描述一遍,把会议过程作个详细记录,张三说什么、李四说什么,最后会议到此结束!这本身不存在错误,但肯定不是一篇好的总结。类似这种总结,不如直接将会议的时间、地点、主题、参加人员以及主要精神概括地写,这样更加直接,也清楚明白。

三是老话多,新话少。也就是老生常谈的多,勇于创新的少。好多总结都是老套路、老把式,缺少新意,经常把总结写得千篇一律、缺乏个性。比如,一讲到检查工作领导重视,就是办领导亲临一线,听取汇报,既当指挥员、又到战斗员。放到任何一项检查都不会错。类似这种总结很难有独到的价值。当然,总结不是文学作品,不需要刻意地去追求个性特色,搞成天马行空。在写作过程中,有一些重复、有一些借鉴,这本身是无可厚非的。特别是对一些规律性的东西,本身是可以重复的,但不是照抄照搬,我们强调的是要有一个度,过犹不及。

四是长篇多,短篇少。现在我们大概都会有一种思维定势,认为写任何材料,包括写总结,以写得长为好、以写得长为美。认为写得长,才能总结的全面、总结的到位,更能体现我们对工作的重视。随便一个普通总结,也要写个十页八页,有的甚至二十来页。光看一遍都得一两个小时。哪个能记得住?往往是看了后面、忘了前面。其实,只有写得长才能放心,这种认识是不正确的。党的十八大报告,一共是28761个字。其中,关于财政工作的内容是:“加快改革财税体制,健全中央和地方财力与事权相匹配的体制,完善促进基本公共服务均等化和主体功能区建设的公共财政体系,构建地方税体系,形成有利于结构优化、社会公平的税收制度”,一共只有85个字,这还包括了符号。同样的道理。每年全国财政工作会议和全国专员办工作会议,财政监督工作在部长工作报告中也就一百来字。因此,我们写总结时,压缩的余地还很大。但是我们强调短,不是一概而论,要具体问题具体分析,还应该是“宜长则长、该短则短”。

这“四多四少”的问题或多或少地出现在我们的总结中。如何改进,如何写好总结,每个人都有自己的经验、自己的看法、自己的体会。可谓仁者见仁、智者见智,我个人的体会是,一篇有工作、有成效、有思考、有经验、有创新、有见地的好总结,应从五个方面来写。

第一,要有针对性地说。就是要看对象说话。写总结要注意总结的受众,充分考虑总结写给谁看、谁来使用。这在写各类汇报总结时显得非常重要。在这方面,就要求我们写总结时,要琢磨看总结的人想“了解什么、关心什么、解决什么”。无论是年度工作总结,还是单项监管总结,可能既要报给财政部,又要写给省委省政府,因为报告的对象不同,写总结时就要有所区分,不能换个主送单位就行。比如说,我们监管业务总结,报给财政部,既要讲思路、讲做法、讲创新、讲成效,在这些方面都应该大写特写,而且还会围绕怎么查处问题,写出如何动脑筋、如何想办法的。而要是把这项工作作为一个专题报给省委省政府,这样写就不妥了,但是同样的问题换个角度就行了,我们可以从服务江苏经济社会发展的角度进行总结,可以从整顿规范市场经济秩序角度进行总结,可以从促进企业提升经营管理水平,服务“两个率先”方面进行总结,也可以从实现齐抓共管、提高政府行政监督效能方面进行总结,还可以从为提高行政相对人的遵纪守法意识、突出监督的警示效应方面进行总结。这样写,既客观反映了我们的工作,让省、市政府明白我们能干什么、干了些什么,也让大家知道,通过监督检查还帮助了地方发展。如果不看对象,一味地强调检查,有时会让人看着不舒服。

第二,要有重点地说。我们写总结时,不可能把一切的成绩,所有的问题,都写进去。这里就有一个材料取舍的问题。我认为,在写总结时,先要把所有素材做个梳理,看看哪一个是重点、哪一个是次重点、哪一个是非重点,排一排。然后抓主要矛盾,对那些能充分体现我们工作特点、工作成效的重点工作,可详细阐述我们为什么要这样做,工作思路是什么,具体是怎么开展的,工作成效到底如何,积累了哪些经验。同样,对存在的问题,也要写清是什么问题,为什么会出现这种问题,其性质是什么,教训又是什么。只要按照这个思路,对素材进行取舍,就能体现工作亮点。就拿综合财政监管来讲,过去的一年,我们在综合财政监管方面做了很多工作,成立了机构,建立了制度,开发了软件,宣传了工作,实施了检查。但我认为要从突出亮点的角度来看,应该把制度建设、数据采集和有效宣传作为重点,进行总结。因为综合监管工作已经全面推开,加上前期已经在六个专员办进行了试点,可以说,大家都在转变思想认识,加强组织领导,因此,对这个方面的内容可以有所舍弃。这里强调了写总结要有重点,说到底就是一个关于“舍得”的问题,有舍才能有得。

第三,要有总有结地说。总结,既要有总,又要有结。要想写好总,就要事前占有材料。比如写一个专项检查总结,我们要熟练把握检查目的意义,我们是如何组织开展的,检查发现了哪些问题,纠正了哪些错误,提出哪些建议,还存在哪些不足,我们的主要工作特点是什么,等等。这在起草总结之前,就应该搞清楚,收集齐全,不能缺东少西。对这些材料的收集,除了要全以外,我们还要力求准确,不能存在虚假差错。否则,材料不全不准肯定写不出好的总结。还有就是在总的过程中,千万不能总的全是成绩、全是正面的,存在的一些问题也要客观反映。因为我们都是人,而不是神。如果什么问题都没有,这个总结就有问题。要想写好结,就要加强归纳分析。这个工作相对较为抽象,它不能等同于编顺口溜,而是要将丰富的材料加以去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的提炼,这个过程要经过思考、分析、综合、概括。比如,一块木头是什么?就是一块木头,这个回答没错,但它还是什么?这就要看具体情况。拿它来做家具就是原料,拿它来烧火就是燃料,拿它来挑水就是工具,拿它来和坏人斗争就是武器,拿它来行凶打劫就是凶器,拿到法庭就是证据,但还是那块木头。有总有结,还要强调一下总与结的协调。要做到总的实事求是、结的有依有据,两者有机结合,对于一些具体工作可以适当拔高,提倡适当“化妆”,但不能过度夸大成绩,隐瞒缺点,报喜不报忧,让人看了反感。

第四,要简洁明了地说。就是避免总结写的臃肿、拖沓,要写的简洁、明了。原则是能短则短,能一句说完,就用一句话。这就要提高概括能力,能合并的合并,该简化的简化,去掉一些没有必要的穿靴戴帽。想简洁明了,就一个办法,叫做“压缩”。我体会就是把一篇相对较长的总结,对它每一部分、每个段落的意思、想要表达的观点,要熟练地把握好,然后换成不同方式,用尽量少的语言来表达。这样就会越压越短。从我对全年工作总结以及全国财政工作会议交流材料的压缩情况看,虽然经过了大量的压缩,但工作的亮点、工作的成效,以及想要表达的观点,一个都没少。在这个方面,难度不是很大。

第五,要有所创新地说。就是要让总结给人一种耳目一新的感觉。最近我在南京晨报上看到一篇文章,叫《领导讲话稿是如何写就的》,文章讲一个好的讲话稿至少要有新内容,如果没有新内容要有新提法,要是什么都没有至少你的题目要新颖,实在不行的话要特别注意在稿子里多引用一些数据。我想,这对写总结一样适用。在这方面,我们可以多学习政策,吃透上面精神;多贴近实际,摸清下面情况,最后再结合财政监管的特点进行思考,就可以避免人云亦云。

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