打电话的礼仪要求
打电话是我们平时都要做的事,打电话时的说话方式是可以看出整体素养的,那么你知道打电话的礼仪要求吗?下面小编就为大家整理了关于打电话的礼仪要求,希望能够帮到你哦!
打电话的礼仪要求
打电话时特别要注意语气和声调,以显示我们是讲文明、懂礼貌的人。打电话时,口要对着话筒,说话音量不要太大,也不要太小,咬字要清楚,吐字比平时略慢一点,语气要自然。必要时,可把重要的话重述一遍,交待地点、时间时要仔细。当对方听不清发出询问时,要耐心地回答,切忌不耐烦,始终要给人以和蔼、亲切的感觉。
当你心情不好,打电话时更要注意语气和声调,因为情绪不佳,说话的语调往往会生硬,呆板,而对方又不知道你的心事,容易引起误会。要想把急事办妥,必须注意语调从容,叙述清楚,交待明确,切不可急得开口就呛人,让人一听就冒火。
与人通话时,除说话要讲究礼貌外,还要注意谈话时间不可过长,不要利用电话闲谈和开玩笑,拨错电话号码的时候,如果已经接通,不能“咔嚓”一声把电话挂了,因为你拨错了号码,给受话一方带来了麻烦,正确的做法应该向接话者道歉:“对不起,拨错了号码,打扰你了”。然后挂断电话。通话结束时应该礼貌地说声“再见”。
听电话时,电话铃响要立即去接,及时应答;听电话要全神贯注;回答问题要热情、耐心,不能用讨厌、生硬的语调说话,当对方请你叫人时,要讲“请等一下”,并马上去叫。如要找的人不在,应该说声“对不起”,并询问一下是否有事需要转告。如请你转告时,要认真地把所转告的事情及对方的姓名、单位听清楚,并把要转告的内容重述一遍,以免有错,然后再挂电话,及时把受托的事办好。如果打来的电话不是找你的,一般不要冒失地询问对方的姓名,因为这也是不礼貌的。
给客户打电话的礼仪要求
1、选择合适的时间
打电话时,要考虑客户的时间。一般往客户家里打电话,以晚餐以后或是休息日为宜,但应该注意不要太早或太晚,比如早上六七点或晚上1 1点以后,因为这些时间客户有可能正赶着上班或已经准备休息,往客户办公室打电话,以上午10点左右或下午上班以后为宜,因为这些时间相对比较空闲,较适宜与客户预约。
2、及时回覆电话留言
如果有客户打电话来找你,而恰巧你不在时,要注意留言并及时给对方回电话。一般出于礼貌,应该在24小时之内回覆电话留言。若回电话时对方正好不在,也应该留言,表示你已经回过电话了。即便你确实没办法亲自回电,也应该托人代办。
3、跟客户打电话要面带微笑
打电话时,虽然客户无法看到你的面容,但是你的情绪和态度仍然会通过话筒传递给对方。面带微笑是一个很好的办法,这样你的声音会流露出亲切、愉悦的感觉,让客户感到舒服和愉快。所以,在整个通话过程中,请你始终保持甜美的微笑。
在与客户打电话的过程中不要和别人聊天,因为这是一种极不礼貌的行为。如果必须要和旁边的人说话,要先向客户道歉,请对方稍候,或是过一会儿再给对方打过去。
4、合理安排预约时间
如果约在客户最忙的时候,对方肯定无心与你交谈;如果约在对方想休息或是会客的时候,往往也会引起对方的不快。总而言之,如果你预约的时间不对,不但达不到预期的效果,还容易引起客户的反感。通常而言,会面的要求应该尽早提出,而且最好向对方说明你将打扰多长时间,以便客户提前安排好自己的事情。如果是由你提出的拜访预约,则应该在登门前半天先给客户打个电话确认一下,这样既可以预防对方临时有变,也能体现你的专业与涵养。