高校学生电子档案的使用及需要注意的问题

摘要：随着高校教育改革的不断深化、学生规模的扩大，使得学生管理等方面的工作量越来越繁重，传统的手工操作已经无法及时完成大量数据的存储、处理，即便使用办公软件进行学生的信息化管理，也会因为其简单的单机操作而无法实现学生信息之间的共享。计算机网络的普及和应用为高校的管理模式改变提供了可能。为了提高学生综合管理水平，在高校学生管理工作中使用高效的自动化管理系统已经成为大势所趋。由此产生的基于网络平台的学生个人电子档案的应用问题也成为高校管理人员需要了解的新课题。

关键词：电子档案；使用；操作

近年来，随着信息技术的突飞猛进与高校招生规模的不断扩大，高校在学生学生管理、教务管理、考试组织、成绩管理、收费注册、综合审查等等环节，几乎无一例外地使用信息系统管理，与此同时就产生了基于网络平台为基础的学生电子档案。

一、电子档案使用的优点

电子档案的使用是指人们在计算机或计算机检索网络的终端机上，使用特定的检索指令、检索词和检索策略，从计算机检索系统的数据库中检索出需要的信息，继而再有终端设备显示或打印的过程。相比较传统的档案查询，电子档案具有很大的优势：

（一）检索方便快捷；在能与网络连接的任何一台计算机装上相应的软件平台，就可以实现学生电子数据的查阅，而不受时间限制进行方便的查询，极大地提高了工作效率。

（二）检索功能强大；现在的高校学生规模少则几千，多则几万人，若是传统纸质档案查询一个学生的某一信息，难度可想而知，但是在计算机上检索一条数据，只需几秒，其功能之强大显而易见。

（三）获得信息类型多；对于系统中储存的信息，既包括学生的个人自然信息，也包括学生的选课、成绩、缴费、注册等等信息。不同的管理层次和部门，按照自己的权限去获取需要的信息。

（四）检索范围广泛。由于学生电子档案储存的容量较大，所已在储存空间允许的情况下，可以将所有历届学生的信息进行保存，在需要的时候方便检索调用。