时间管理--组织进阶的系统
上一篇文章，讨论了依照场合分类的行动清单，其实在David Allen的书籍Getting Things Done（GTD），组织的部份相当的复杂(见左图)。但是，我自己觉得，作为一个时间管理的初学者，先把依照场合分类的行动清单搞定，那就很厉害了。进阶的系统，我觉得有几类是相当重要的，也就是行事历、通讯录、任务清单及someday/maybe清单。当我们做事时，能够整合行动清单及上述各种清单，可以让我们的生产力产生更大的综效。
（1）行事历
David Allen在GTD原著中，说明行事历我们应该将视为Sacred Territory(中文翻为”圣地”)，意思是一经写入，除非更改约会时间，否则就应该彻底执行。这点笔者深表同感，看过我的行事历的朋友就知道，其实里面的东西很少，大部分时间都是空的。但是只要写上行事历，这件事就等于我必需要执行的事情，就是一定要达成的，这样的概念可能和许多朋友的行事历不同。
行事历可以分为下列三种
a.在某一个确切的时间里采取的行动
其实这里指的就是约会，某日几时几分要跟某人碰面，大概要碰面多久
b.在某一个确切的日期里采取的行动
指的是特定日期的约定或承诺，没有明定时间，例如今天答应客户要交打电话给他，那你在今天任何时段打都不算失约。
c.在某一个确切的日期所需要的资讯
如果twhsi这几天去洗牙了，我会设六个月后再次洗牙，但是并不是那一天洗，而是提醒自己该做这件事情，属于资讯的一种。或我也会把朋友的生日预设在此，日期近了，就可以提醒自己要决定如何为他祝贺。
行事历通常只放在电脑上，若是在外面约定时间，笔者会先用收集工具收集起来，回来再决定是否参加，通常不会立刻答应对方。约会属于当面沟通，需要花费许多时间及事前准备，这方面我会相当的慎重。
（2）通讯录
通讯录对于我而言相当相当的重要，我的通讯录一定包含了两个重要项目-email及手机。从2000年开始使用PDA来，通讯录一直是twhsi每天最常使用的工具，有些人或许惊讶为何笔者可以到大陆讲课，我想是因为能够充分运用通讯录，整合好人脉，让朋友及客户能够对twhsi做大力且有力的的推荐，最后达成别人眼中不容易达到的事情。这里有三个观念和大家分享。
a.三机一体
三机一体就是将三种机器整合到一体的方式，这三种机器是手机、电脑、及伺服器。电脑用来打skype（国外），是杀手级运用，可以节省大量金钱。
通讯录是架构在电脑上的，但是随时可以同步到手机，这样子打电话、传简讯都相当的方便。每天我的电脑也自动将我的资料备份到伺服器（.mac服务），一方面防止资料遗失，一方面我也可以在网页上直接浏览（没有手机及自己电脑时），所以我从来都没有弄丢过我的通讯录，因为一份资料，有三个地方备份。
b.快速搜寻
我有一个朋友叫做江洋，他曾经问了我一个问题：与 outlook 2007 同步的联络人，我需要做些什么调整，才能在 treo 650 内快速检索？我的回答是
我是在姓名前面加上许式注音各字注音的第一码，例如 江洋 是je 张永锡是 juc
这样虽然第一次修正虽然很慢，但是以后所有手机的通讯簿，都可以用此方法快速索引，不需要为了不同手机调整通讯簿（我当前有1000笔通讯簿）
除了在姓名前加上惯用的输入法英文键盘对应位置，我们还可以利用电脑程式强大的搜寻功能，做出类似CRM（客户关系软体）的效果，这方面台湾的一位杨舜仁老师，功力相当深厚，有兴趣的朋友可以搜寻一下。
c. 批次处理
运用通讯录软体，我们可以一次发出大量的email和简讯。这属于一种非同步沟通，大家一定要很有效率的运用科技，一方面批次处理节省时间，一方面也能建立鲜明的个人风格。
通讯录是很重要的资料库，强力建议大家要好好的维护，人脉就是钱脉，不要忘了喔 :>
（3）任务清单
2007/11/02，我在google北京分公司演讲后，他们问了我两个问题”专案如何在期限前结案?”、”专案行动变动无法结案或有突发状况打乱了原本的步骤，如何处理？”。这两个问题都是很困难回答的问题，因为专案本身就是一个很复杂的东西，在GTD这本书中，专案被称为任务，我们先来看看他的见解。
任务就是需要好几个下一步行动才可以完成的目标。例如要办理一场网路上的网友聚会，若要有更好的活动成果，就需要多种工作同时进行，要同时执行多项行动，事前需要规划，这些规划就是任务的行动。
任务需要常常的被检视，我自己利用晨间日记来检视自己昨天推动的任务，用每周检视来检视本周及下周的任务状况，用半年检视来看看过去半年任务的执行结果，并规划下半年的重要任务的方向。这也是我当时告诉googlers的答案–做好检视就能预解部份问题，让自己可以专心对付眼前的事情及突发状况。但是管控任务还有许多值得考量的事情，由于不在本课程范围，有机会我们再来谈。
（4）someday/maybe清单
“Someday/Maybe”清单保存了一些目前你不打算做(可能时间或资源不足)，但又希望在将来某一时间做的工作。这些是你真正想做的事，如你的梦想计划，想读的一本经典名作，想去的某一个国家等，你可以将之列成一个清单，当你有空档时拿出来翻翻，挑选一些你可以做的事付诸实现。
拥有”Someday/Maybe”清单是很棒的事，他就像一个梦想的银行，可以把自己想要做的事情存进去。由于我使用mac电脑的iGTD软体的 ”Archived”标签下，他本身就有很大的容量可以放置许多的Someday/Maybe事项。其实要累积Someday/Maybe清单，关键就是要有一个合适顺手的放置地点及工具，这样子我们才能累积梦想，进而实现梦想。
结语
进阶的系统，也就是行事历、通讯录、任务清单及someday/maybe清单。是让我们更容易整合各种资源，让做事的品质提升。整合的目的就是做更少，得更多，在时间管理中谈整合，就是”用越来越少的时间、产生越来越多的人际互动及生产力”，是一种强而有力的杠杆。如果您已经对依照场合分类的行动清单已经掌握的不错，我会建议您要做好今天介绍的这几种清单的管理，这样的益处是，运用整合的力量，让我们的时间管理产生更多的综效（成果）。
讲完了建立完整的行动清单，接下来我们要讨论的是”做好计划有效执行”的部份，也就是第三及四个流程-排程与行动，我们继续加油喔。