有效的沟通和服务技巧

2017-05-11

有效的沟通和服务技巧：面带微笑

虽然客服人员通过电话与客户进行交流，似乎对方看不到你的表情，千万不要以为你就因此就可以随便摆出一副表情去应付客户，你要时时刻刻面带微笑，因为对方虽然看不见却可以感受得到你的表情。另外，不论你这一天的心情如何，接起电话就要面带微笑;不论客户多么蛮横无理，你要面带微笑。

倾听客户的述说是要全情投入，要用心。如果客服人员接客户电话时心不在焉会导致一系列问题：其一是然对方觉得你是在敷衍她/他;其二不利于发现问题和解决问题。总之无论产生哪一种后果都会导致沟通不畅。

对于客服人员每天的工作量是有严格规定的，所以每接听一个电话的时间不是无节制的，如果任由客户无节制的讲下去会影响个人工作的效率，也会影响整个中心的工作业绩。这就要求客服人员掌握结束通话的技巧，既不能野蛮打断对方，也不能人气喋喋不休的纠缠下去，要掌控整个沟通过程。

客服人员每一天需要处理大量信息，为了有效处理这些信息，要学会对其进行分类，以找出最佳的解决办法。要能够区分那些信息可以自己处理，那些信息要提交后台人员处理;还要能够区分那些信息必须立即处理，哪些信息可以延后处理。这样做是为了保证沟通最终取得积极地成效，而不至于让其成为无效沟通。

有时一些顾客图省力，方便，用电话业务部门直接联系，有的定货，有的是了解公司或产品，或者是电话投诉，电话接听者在接听时一定要注意，绝对不能一问三不知，或敷衍了事推委顾客，更不能用不耐烦的口气态度来对待每一位打过电话的顾客。

1、电话接通后，接电话者要自报家门如："您好这里是全程管理公司业务部"或"您好我是很高兴为您服务"绝对禁止抓起话就问"喂，喂你找谁呀;你是谁呀?"这样不仅浪费时间还很不礼貌，让公司的形象在顾客心中大打折扣接听电话前一般要让电话响一到二个长音，切忌不可让电话一直响而缓慢的接听。

2、记录电话内容

在电话机旁最好摆放一些纸和笔这样可以一边听电话一边随手将重点记录下来，电话结束后，接听电话应该对记录下来的重点妥善处理或上报认真对待。

3、重点重复

当顾客打来电话订货时，他一定会说产品名称或编号、什么么时间要或取。这时不仅要记录下来，还应该得利向对方复述一遍，以确定无误。

4、让顾客等候的处理方法

如果通话过程中，需要对方等待，接听者必须说："对不起，请您稍等一下"之后要说出让他等候的理由，以免因等候而焦急。再次接听电话时必须向对方道歉："对不起让您久等了。"如果让对方等待时间较长接听人应告示知理由，并请他先挂掉电话待处理完后再拨电话过去。

5、电话对方声音小时的处理方法

如果对方语音太小，接听者可直接说："对不起请您声音大一点好吗?"我听不太清楚您讲话。绝不能大声喊："喂喂大声点";要大声的是对方，不是你。

6、电话找人时的处理方法

苦遇找人的电话，应迅速把电话转给被找者，如果被找者不在应对对方说："对不起现在出去了，我是XX，如果方便的话，可不可以让我帮你转达呢?"也可以请对方留下电话号码，等被找人回来，立即通知他给对方回电话。

无论是拨打电话，还是接听电话，都可以反映出一个人或公司的形象。电话是公司对外交流的一个窗口。一个好的拨打电、接听电话过程，传递给对方的是一个好的印象，反之亦然，因此在电话方面无论是拨打或接听，都应该特别注意你的言词与语气，一个电话可能可以改变你目前境况甚至是一个人的一生。