商务应酬书信

2016-11-19

应酬书信是商业领域使用频率较高的书信。因为在整个商务流通领域,很讲究情感的联络和交往,以此来增进友谊,促进贸易。这类书信与一般书信的礼仪要领和格式基本相同。应酬书信一般由笺文和封文两部分组成。写信是借助文字向受信人说话。要使对方感到亲切、自然、文明有礼并收到良好的交际效果,写信就要符合书写格式和书信语言的礼仪规范。否则,就会闹出笑话,影响交际效果乃至误事。

称谓要得体。称谓即称呼,要符合寄信人同受信人的特定关系。一般来说,平时对对方称呼什么,信的开头就写什么。在格式上,称呼要在信笺第一行起首的位置书写,单独成行,以示尊重,它有很强的礼仪作用。写给非亲属关系的长辈,一般在姓氏后面加职务,如李经理、张校长,或以某老相称;写给自己敬佩的长者可在称呼前加上“尊敬的”三字,尽量避免指名道姓;对平辈或小辈则可直呼其名,或称兄道弟,或称“小王” 、“小李” ,也可以“同志”相称。

称呼之后一般还要加提称语,即用来提高称谓的词语,如对尊长用“尊鉴” 、“赐鉴” 、“钧鉴” 、“崇鉴” ;对平辈用“台鉴” 、“大鉴” 、“惠鉴” ;对晚辈用“青鉴” 、“收览” ;对女士用“芳鉴” 、“淑鉴” 、“懿鉴”(对年高者) ;对夫妇用“俪鉴” 、“同鉴” 、“均鉴”等。书信中的这种敬语使用时要注意与称谓相配合。

问候要热情。抬头之后的承启语(应酬语)起开场白的作用。无论是经常通信的还是久未联系的,向对方问候一声,是必不可少的礼节。因此,信的开头应有问候语。如“奉读惠书,如见故人!”或“久疏问候,不知近来可好?”问候语可长可短,即使短到“你好”两字,也应是发自内心,体现出写信人的一片真诚,而不是“应景文章” 。问候要切合双方关系,交浅不宜言深,以简捷、自然为宜。

内容要准确。正文是书信的主体,即写信人要说的事,要论的理,要叙的情。

正文一般从信笺的第二行开始写,前面空两格。书信的内容尽管各不相同,写法也多种多样,但都要以表情达意、准确率直为原则。除言之有物、通情达理、文辞通畅、字迹工整以外,还要措词得体,即根据受信人的特点及写信人与受信人的特定关系进行措词(包括敬语、谦词的选择,语调的掌握等) ;一般来说,应先谈谈有关对方的事情,表示关切、重视或谢意、敬意,然后再写自己要陈述的事理。正文写好后,如发现内容有遗漏,可补充写在结尾后面;并在补述语前另行加上“又及” 、“又启”加以提示。补述语不宜过长。

祝颂要诚恳。正文后的问候祝颂语虽然只几个字,但表示写信人对受信人的祝愿、钦敬、慰勉,也有不可忽视的礼仪作用。祝颂语有格式上的规范要求,一般分两行书写,上一行前空两格,下一行顶格。祝颂语可以套用约定俗成的句式,如“此致敬礼” 、“祝您健康”之类,也可以另辟蹊径,即景生情,以更能表示出对收信人的良好祝愿。如对尊长,可写“敬请福安” 、“敬请金安” 、“敬请太安” 、“恭请平安” ;给平辈的信,则用“顺颂时祺” ,春天可写“此颂

春安” ,逢年可写“即请年安” 、“此请岁安” ,平时用“敬颂时绥”之类;给晚辈的信,可只用“即颂刻好” 、“顺问近好”之类,不用“请” 。

此外,祝颂语还可根据受信人的境况、职业而有所区别,如对新婚者或夫妇,用“恭请喜安” 、“恭贺燕喜” 、“恭请俪安” 、“即颂双祺” ,对方远行用“遥祝旅安” ,对方患病写“即颂痊安” 。按对方职业可选用“文安” 、“撰安” 、“教安” 、“海安” 、“编安” 、“商安” 、“筹安” 、“财祺”等。

笺文的最后,要署上写信人的名字和写信日期,为表示礼貌,在名字之前加上相应的自称,即对受信人的自称,如给老师写信时自称“学生” 、“弟子” 、“受业” 。名字之下,还要选用适当的礼告敬辞,如对尊长,在署名后应加“叩上” 、“敬禀” 、“叩禀” 、“拜上” 、“敬启” 、“肃上”等;对平辈在署名后加“敬白” 、“谨启” 、“敬上” 、“拜启”等。

封文用尊称。封文(信皮)的主要内容除要清楚、准确地写明受信人地址及邮码、受信人姓名、发信人地址、邮码及姓名以外,还要恰当地选用封文中的礼貌用词。首先,要注意受信人的称呼。封文是写给邮递员看的,因此在受信人名字后面不宜用“父” 、“夫” 、“儿”之类的亲属称谓,而应根据受信人的职衔、年龄等,写上“教授” 、“医生” 、“先生” 、“同志” 、“女士”等。其次,要讲究“启封辞” 、“缄封辞”的选择。“启封辞”是请受信人拆封的礼貌语词,它表示发信人对受信人的感情和态度。一般对高龄尊长用“安启” 、“福启” ,对其余长辈用“钧启” 、“赐启” ;对平辈,可依照受信人的身份、性别,分别用“勋启”(对军人) 、“文启”(对教师) 、“芳启”(对女士) ;对晚辈用“手启” ,对子女可直写“手拆” 、“收拆” 、“收览” 。“缄”字的用法也有讲究。给长辈的信宜用“谨缄” ,对平辈用“缄” ,对晚辈用“手缄” 。明信片、贺年片等因无封套,因而无所谓“启”和“缄” 。

收信回复要及时。受信人收到来信后,应及时启阅和回复,这是最基本的通信礼节之一。在复信里,应言明对方来信收到的时间。对于向自己求助的信和商务函件,应及时给予明确的答复;即使暂时帮不上忙或不能满足要求,也应告知对方,以免其惦念。对极个别不宜回复的信件,如求爱信及所谓“幸运环”的来信,可以置之不理,但不宜将其内容有意张扬和曝光。

书信的宜与忌。书信作为交际礼仪文书,也有它的禁忌:

在笔种上以毛笔、钢笔为宜,忌用铅笔;在墨色上,以黑蓝颜色为佳,忌用彩色墨水,因为在不少西方国家里,红的表示绝交,绿的表示求爱;保护通信自由,私人信件应秘不示人,不能私藏、私拆他人信件,即使遇见他人读信,也不应凑近听、看。

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