职场接电话的礼仪_在职场电话沟通的小技巧

在职场当中，用电话沟通和交流工作，是必不可少的。下面是小编为大家整理的职场接电话的礼仪，希望能够帮到大家哦!

职场接电话的礼仪

1来电铃声不可超过三次才接

有时候电话响一次就接了，会给人以一种很唐突的感觉，会让对方感觉认为你压根没心听他讲话，但是当来电响了三次以后再接，会让对方等的不耐烦、产生焦急情绪。如果是客户的话，可能会影响双方的合作。

所以，在电话铃声响了两次后接是最佳的状态，但是如果确实分不开身接电话的时候，电话响了超过了三次你在接起的时候，你应该要向对方表示歉意：说一句让您久等了。

一般的规范电话用语：首先应自我介绍，把自己的情况介绍一下，让对方确定所打的电话是无误的，避免了一些因为打错电话浪费的时间。

2要注意通话时语气的用法

电话是非常直观的一种沟通方式，也是一种非常便捷的沟通方式，所以语气是一定要注意的，因为对方不仅会注意你的内容，同时也非常注意你的语气，在工作电话中尽量要采用礼貌用语，要有积极主动的语气，让对方产生想与你沟通的心情，这样机会就会大很多了。

3与客户通电话要坚持后挂电话的原则

当对方在与你说再见的时候，同时你也要礼貌的回复对方一下，表示尊重对方，等对方先把电话挂掉，确认通话结束后你再把电话挂掉。切忌挂电话时要小心不要发出过大的声音。

4随时记录

在手边放有纸和铅笔，随时记下你所听到的信息。如果你没做好准备，而不得不请求对方重复，这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话。

5自报家门

一拿起电话就应清晰说出自己的全名，有时也有必要说出自己所在单位的名称。同样，一旦对方说出其姓名，你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名。

6转入正题

当你接听电话时，不要“哼哼哈哈”地拖延时间，而应立即做出反应。一个好的开场白可能是：“您需要我做什么?”当你觉出对方有意拖延时间，你应立即说：“真不巧!我正要参加一个会议，不得不在5分钟后赶到会场。”这样说会防止你们谈论不必要的琐事，加速商务谈话的进展。

7避免将电话转给他人

自己接的电话尽量自己处理，只有在万不得已的情况下才能转给他人。这时，你应该向对方解释一下原因，并请求对方原谅。例如，你可以说：“布朗先生会处理好这件事的，请他和您通话好吗?”在你作出这种决定之前，应当确定对方愿意你将电话转给他人。例如，你可以说：“对于这件事，我们很快会派人跟您联系的。”

8避免电话中止时间过长

如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料，应当动作迅速。你还可以有礼貌地向对方说：“您是稍候片刻，还是过一会儿我再给您打过去?”

让对方等候时，你可以按下等候键。如果你的电话没有等候键，就把话筒轻轻地放在桌子上。如果查阅资料的时间超过你所预料的时间，你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展。如：你可以说：“约翰先生，我已经快替您找完了，请您再稍候片刻。”当你查找完毕，重新拿起电话时，可以说：“对不起，让您久等了”，以引起对方的注意。

对于接电话的人来讲，当需要查阅资料而有礼貌地请对方稍等片刻，这是可以令对方接受的。如果有人在你正在通话时打进电话，你可以选择合适的词语让你通话的人稍候。然后拿起另一部电话说：“你能否稍等?我正在接听一个电话。”如果打来电话的人只是有一些小事，便可以当即回绝，然后迅即转向第一个电话，而这个人也会意识到你很忙而加速你们的讨论。

在职场电话沟通的小技巧

一、打电话之前一定要打好腹稿

打好腹稿的意思是，要明确电话沟通的目的，对方会有什么样的反应，如何应对。当然，如果你久经职场或者应变能力特别强，那也可以不用打腹稿。在电话沟通中，一旦被对方问住了，卡壳了，通常就很难达到预期效果了。

举个简单例子，本地有客户要上门拜访，上级领导让你确认对方拜访的时间，如果你以为真的只是确认时间那么简单，那就会给自己留下很多后患。

首先，这次电话沟通的目的不仅仅是确认时间，而是如何顺利的让客户完成拜访，确认时间只是其中一部分，对方如果是开车来的话，很有可能会在电话中咨询如何停车，如果是乘坐公共交通，那么就会问在哪个站点比较方便。你的每一次电话都代表着公司形象，打好腹稿让你更有效的完成电话沟通。

二、不要在休息时间打电话

休息时间，他为什么要接你电话?所有电话沟通，尽量在上班时间完成，休息时间不要打电话，特指中午的休息时间。除非十万火急，我很少在中午的休息时间打电话。很多公司都有午休的习惯，就算对方没有在午休，也有可能在吃午饭。无论哪种情况，都是电话沟通非常不好的环境。

三、尽量在五分钟内完成电话沟通

职场上的通话，讲究效率，天马行空通话时间越长，反而越没效率。简言之，大家的时间都很宝贵，对方还有一大堆事，你想浪费时间，人家不一定愿意呢。所以，尽量言简意赅，正确表达诉求。

四、第一声很重要

标准的第一句通话应该是：“你好，我是XX公司的XX”，你的声音没有那么独特，不要苛求大家一听到声音就知道是你，反正对方也会问，何不在一开始就自报家门?在你啪啦啪啦说了一堆之后，对方再问一句你是谁啊，你前面说过的话等于是白说了。

五、保持愉快的心情

没有人愿意接受负能量，大家都想跟阳光积极的人一起共事。如果你心情不好，请摆正了心态再去打电话或者接电话，毕竟电话仅仅靠声音交流，你的坏心情会通过电话线传导到另一端，就算你有很正常的诉求，对方也会打折扣。

六、一定要有明确的时间期限

我们在电话表达诉求的时候，不一定每次都能获得对方响应，总会有各种各样的理由或者突发事件，一定要有明确的时间期限，如果不能马上满足诉求，那么什么时候可以呢?一方面给对方以紧迫感，另一方面也为我们跟踪进度留下依据。

七、做好记录

烂笔头胜过好记性，电话沟通要做好记录，尤其是需要后续跟踪的电话沟通，一定要做好记录。时间久了，或者忙碌起来，你不一定记得当初电话沟通的内容，做好记录是个很好的习惯。

八、挂电话的礼貌

讲完就挂电话是相当没礼貌的事情，结束交谈时，客气地讲一声“再见”或者就“这样吧”，更能体现你的涵养。