高职院校财务管理信息化建设

2017-06-09

高职院校财务管理信息化建设意义

1.有利于高职院校财务管理的改革与创新

高职院校财务管理信息化不是简单地把计算机技术嫁接到传统的财务管理上来,也不是单纯的会计电算化的应用,而是计算机软硬件和网络信息技术在财务管理中的综合运用,其基本理念是以“会计核算为基础,财务管理为核心,资金流控制为重点,现代技术为手段”,其实质是借助信息技术对学校的人、财、物等资源在管理理念、管理体制和运行机制、工作方式和信息应用等方面进行的一次创新和变革,推动财务管理向交互式、网络化的扁平管理体系转变。

实现了全校财务信息资源的高度集成和共享,通过实时、准确的财务信息反馈,做到管理、监控、信息到位,达到强化预算管理、资金监控和风险控制的作用。

2.有利于实现财务信息的交流与共享

实现财务管理信息化,有利于实现三个层面的数据交流与共享,一是校园内人、财、物的基本数据信息可以多系统共享,如教师与学生的基本数据信息,可以被财务、人事、教学、学生、图书馆等各个系统所共享。二是财务信息的交流与共享,通过网络和WEB系统,可以实现集中处理和存储的财务数据的多个用户“共享”,实现随时随地的检索和采集,可以及时让广大教职员工了解学校的财务状况,为教育和科研活动提供信息和资源的支持。三是校园内外财务信息的交流与共享,通过网络和统一的数据接口与界面,可以与其他高校以及校园外的部门和机构,如财政、审计、税务、银行等的系统相连,根据授权实现校园内外的信息交流与共享,促使会计系统由封闭型走向开放型。

3.有利于进一步提高财务工作效率和水平

通过财务管理信息化,可以克服时空的限制,实现财务的即时管理。对多校区院校来讲,空间距离已不在是财务管理效率提高的障碍,信息化实现了远程录入、远程存储、远程报表、远程查询以及信息发布和数据检索等功能,提高了财务的即时管理。财务部门与其他部门之间的信息沟通与交换也将更加便捷、畅通。同时,财务信息的集成化、自动化处理,也把财务人员从繁重的数据核对工作中解放出来,节省了大量的时间和人力成本。通过网络,财务人员可以随时随地“在线办公”,领导也可以随时随地“在线审批”,极大地提高财务人员的办事效率及学校的管理水平。此外,决策支持也是财务管理的重要内容之一。财务管理信息化能够及时提供财务信息和报表数据,评价办学资金投向及其效益,为领导决策提供依据。

高校财务管理信息化建设的现状

1.对财务管理信息化建设认识不够深入

高职院校大多由普通中专发展而来,有许多院校在内部管理体制上还沿用一级管理的模式,大都延续了原来“统一领导,集中(预算)管理,一级(会计)核算”的财务管理体制[6]。随着计算机技术的发展,各院校大都实现了会计电算化,相对于原来的手工模式,工作效率和水平都有了较大的提高。但是,部分高职院校对财务管理信息化的认识还存在误区,还停留在会计电算化“核算”上,有的甚至认为财务管理信息化建设就是会计电算化建设,没有认识到财务管理信息化将对传统财务管理的理念、方法和流程进行彻底改变。有的学校在财务管理信息化建设中,还存在着“重硬件、轻软件;重开发、轻应用”的现象。

2.数据标准不统一,资源共享度不高

目前部分高职院校在开发校内教学管理、学生管理、人事管理、财务管理、资产管理、图书管理等各类管理系统时大都还是各部门自主建设,没有实行“统一领导、统一规划、统一标准、统一开发”的原则,没有遵循统一标准的信息编码、数据字典和数据接口。客观上造成各部门间的数据信息难以共享和交换,造成各部门之间的“信息孤岛”[7]。虽然,有些院校也建立了对外的网上查询系统,但提供的也局限于基本财务信息的查询,与其他部门之间的数据交换仍然通过纸张凭证来完成,还没有建成一个跨多部门的综合管理与监督的系统。

3.现行财务管理软件功能单一,内控环节薄弱

高职院校现行的财务管理软件系统主要包括帐务管理、学生收费管理、银行票据管理、工资管理、财务信息查询等子系统,主要以帐务管理为核心,用电脑处理日常例行的数据信息,并根据要求提供相应的报表,可以说是较为简单的软件模拟人工会计的过程。一般情况下,其处理模式是固定的,难于支持财务工作的决策、规划和分析活动,不能为高层决策提供依据。目前高职院校的财务系统内部控制主要是建立在不同工作职能和不同岗位工作职责划分的基础上,其控制模式主要体现为检查性的、反映性的。由于没有考虑信息技术对业务运行、对规则的符合程度和信息过程相关的风险影响,还不能达到高职院校财务管理信息化的要求。

高职院校推进财务管理信息化建设的对策

1.统筹规划,分步实施

一是全面规划、统筹安排,规划必须既要整体全面,和学校的发展战略保持一致;又要重点突出、主次分明,统筹设计各系统和模块的功能,同时要统一部署安排,避免重复投资和重复建设。

二是分步建设、平稳过渡,必须结合学校财务信息化建设的现状,在现有建设基础上适当取舍、循序渐进,处理好新建系统和已有系统的管理,分阶段、有步骤地逐步稳健推进建设,确保财务各类数据的平稳过渡。

三是标准统一、资源共享,规划时要注意把人、财、物和教学、科研项目等进行信息标准化编码,统一数据字典、数据结构和数据接口,建立起统一的数据共享平台。

四是借鉴经验、积极创新,建设过程中应该广泛、积极收集兄弟院校特别是这方面走在前列的本科院校的成功经验,少走弯路。但也不能照搬照抄,要结合本校实际特别是高职院校的特点,走有高职特色的财务管理信息化进程。

2.创新管理模式,再造业务流程现代的财务管理是一个成体系的、相互关联的整体。预算为执行、监控和报告评估提供依据,会计核算为监控、报告、评估提供基础数据,报告为评估和决策提供依据,反过来又影响预算、核算的内容。现代高职院校管理信息系统也不再局限于校园内部信息流通畅的封闭式系统,而是与行业企业和相关部门机构保持信息流通畅的开放系统。在这种环境下,传统的以资金运动为对象的财务管理模式便无法适应信息化条件下的教学科研要求。因此,推进财务管理信息化的建设,就必须深化财务管理改革,创新管理模式和工作方式。

同时,当传统的财务流程已无法适应信息技术条件下财务管理的要求时,必须对财务业务流程进行再造。财务业务流程再造是指运用流程再造理论,对现有财务业务流程进行调研分析、诊断、再设计,然后重新构建新流程的过程。主要包括业务流程分析与诊断、业务流程的再设计、业务流程重组的实施三个环节[9]。在流程再造中充分考虑信息技术的作用,科学确定当前流程的哪些环节需要作根本性的改变,从而建立一套完整的、标准的、规范的财务管理制度和业务流程,以适应信息技术对高职院校财务管理的影响。

3.提高财务人员素质,培养复合型人才

财务人员素质的高低关系到一个学校财务管理水平的高低,而财务管理水平又影响到一个学校的发展,因此提高财务人员素质至关重要。财务管理信息化所引起的管理模式变革,要求财务人员工作由“核算型”向“管理型”转变,财务人员也将起到一个管理员、分析员、控制员而非单纯记录员的作用,这对财务人员有了较高的素质要求。同时,财务管理信息化离不开必备的软硬件支撑,日常工作也以软件和网络为载体,这就要求财务人员具备一定的信息技术素养。特别是更加需要兼具会计专业知识和信息技术知识的复合型人才,需要这两个专业的业务人员相互渗透和协作,才能把工作做好。为此,我们应加强对财务人员专业技能和业务素质的综合培养,使他们同时具备掌握信息专业技术和财务管理的综合素质,形成一支适应财务管理信息化要求的人才队伍。

4.确保网络安全,保持信息畅通

数据安全是高职院校财务管理信息化面临的最大问题。

造成安全问题的隐患很多,主要由设备物理层的安全问题、财务管理信息系统的相对开放性、计算机系统和应用软件存在的漏洞威胁、计算机病毒入侵、遭受黑客攻击等引发。财务管理信息系统的安全与否,直接关系到学校教学、科研和管理工作的有效性,一旦出现安全问题,后果不堪设想。而财务管理信息系统的安全问题是一个系统工程,不完全是单纯的技术问题,必须有一套能解决财务管理信息系统安全威胁的整体解决方案。在技术上,我们可以从解决物理安全问题、合理规划网络和制定网络安全访问策略、建立病毒防护体系、实行多级访问控制、采用数据备份和恢复技术等方面来考虑;在管理上,我们要加强财务管理信息安全制度建设并严格落实,对财务人员进行网络安全技术和安全意识教育[10]。从硬件和软件两个方面切实建立起保证财务数据安全的“防火墙”,确保财务数据的安全和信息的畅通。

财务管理信息化不仅是高职院校财务工作的需要,也是高职院校又好又快发展的需要。财务管理最能体现学校管理实效的要求,学校运行过程中各个环节的人财物变化都可以通过财务绩效体现出来。因此,在强调管理信息化是重点的同时,进一步加强财务管理信息化建设,整体推进高职院校管理水平的提高,才能适应高等职业教育改革深化的发展,促进高等职业教育事业的顺利发展。

高职院校财务管理信息化建设

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