时间管理软件使用方法和技巧
导语:现在有很多的辅助工具能够让我们在时间管理的过程中事半功倍,但是并非每一款都是合适的。时间管理成为越来越多人关注的领域和话题,但是怎样执行、落实并非光靠理论并不能够让你有实质性的提高。时间管理软件使用方法和技巧,一起来学习一下吧。
时间管理软件使用方法和技巧
1、理论和实践相结合。虽然理论和实践存在差异,但不能否定理论的指导作用。我们先从GTD时间管理做起,首先要明白GTD时间管理是一个系统,这个系统由5个过程组成:收集、整理、组织、回顾、执行。接下来我们以日事清为依托依次来进行实践。
2、收集方法。所谓收集就不需要太多的规则和框架来限制,只要认为是应该做的,即将做的都应该收集起来,整理会在后面的步骤进行。这里我采用的是日事清软件,在“日程”界面下,左侧“收纳箱”就是存放收集任务的地方,直接将所有收集的事情逐条添加。
3、整理方法。整理是最容易出现问题的环节,主要是很多人不知道怎么整理,以什么标准整理。这里我们可以先从简单的步骤做起,即按照重要的程度和紧急的程度来划分,譬如日常开会(紧急不重要),同事、领导交代的任务(重要且紧急)等等,可以用四象限的形式来区分,如图所示。
4、怎么组织。组织在实际工作中我将其列为时间的安排,譬如部门工作会议留出1个小时的预算,处理邮件留出15分钟,这样来安排,规划处一天的具体工作时间安排。当然并不是所有的人都能在这里规划的很好,GTD是一个周期的过程,可以不必在这里纠结,这次做不好可以在总结的时候进行分析,更好的安排下一次的计划。
5、先回顾还是先执行,这两个步骤在实践中我是按照回顾——执行——回顾的方式来做的。第一个回顾是回顾前面的计划是否合理,是否存在纰漏,将计划的事情进行记录,写到对应工作的子菜单中。执行即按照设定计划来实践,实践的过程中也要将进度、问题、解决方案进行子菜单中的备注。
6、温故知新。回顾要参照自己的计划来对比自己的成果,这个在日事清中提供了自动生成功能,如果希望总结的更全面,可以添加一些自己的想法、感悟。同时,回顾即是总结,这里不但要总结当前工作内容,还要总结自己的工作方法和当前效率,以便衔接下一次的工作计划。