公司档案室管理制度范文

2017-03-06

为提高公司的档案管理水平,更有效地保护和利用档案,需要制定并实施相应的管理制度。小编今天为你整理了公司档案室管理制度范文。

公司档案室管理制度范文一

第一条:档案接收制度

1、定期收集各项目监理部在工程施工过程中形成的具有保存价值,经过整理立卷的不同载体的文件资料;

2、档案室要对各项目监理部的立卷归档工作加强监督、检查和指导;

3、接收归档的案卷必须保证质量,应符合下列要求:=548;

应归档的文件材料齐全、完整;

文件应按公司档案管理的要求,并结合工程实际情况合理整理、立卷;=548;

归档的文件材料应按照工程建设程序以时间和专业等分类整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用;

4、接收档案的时间和手续=548;

工程项目竣工后一个月内,监理项目部将竣工资料整理完毕后填写档案移交清单(一式两份),写明案卷标题、案卷数量及移交时间,交所属工程部检查审核;=548;

工程部审核合格后在档案移交清单上签字,同竣工资料一齐交总师室档案管理人员验收。=548;

总师室档案管理人员验收合格后,在档案移交清单上签字,双方各留一份,竣工资料留存公司库房。

第二条档案的管理制度

1、按照档案形成的特点,保持档案之间的连续性和完整性,使归档的档案资料能真实的反映工程建设的全过程,如实体现项目监理部的工作情况,便于查阅和检查。

2、对接收档案进一步系统化管理,主要是:=548;

对所接收的档案进行严格检查,包括各案卷是否完整,分类是否清晰明确,组卷是否合理,编目工作是否齐全;=548;

对归档的档案进行电子信息化管理,便于查询和调阅;=548;

定期对归档档案进行清理,对超过10年的项目监理资料移交丹利库房保存,对超过20年的项目监理资料在征得总师室领导同意后销毁。

第三条档案保管制度

1、档案库房需保持适宜的温度,并配备灭火器。库房内严禁吸烟,消除一切火灾隐患。

2、对库房照明线路定期检查,发现问题及时检修,防止短路引起火灾。

3、档案入库前要进行检查。被虫咬蚀的档案不能入库。库房内要定期投放防虫药,并勤于检查。

4、档案管理人员进出库房时要关灯,锁好库房门。

5、档案库要经常打扫,保持清洁,严禁将有害物质带入库房。

6、档案资料以盒或卷为单位,按同一项目资料统一存放的要求入库。

7、库房柜要编制顺序号,应有档案资料存放的示意图。

第四条档案的统计制度

1、认真做好档案资料数量的统计。以原始记录为依据,做到准确可靠。

2、建立健全归档资料的电子台帐,掌握档案的入库、出库、销毁等相关信息,不断提高档案的管理水平。

第五条档案的保密制度

1、档案管理人员要认真做好库房的安全保卫和保密工作,非本部门人员未经同意,不得进入库房。

2、档案资料一般不准外借,必要时可摘录,必须复印时须经总师室同意并登记备案。凡需复制保密档案材料须经总师室领导批准后方可复制。

3、如遇所借档案丢失,须及时通知总师室,并写明情况以便及时处理。

4、档案管理人员应维护档案完整、准确、系统、安全为准则,做到不失密、不泄密。

第六条档案的销毁制度

1、对已期满的档案材料列出档案销毁清单,经公司及总师室领导确认后进行销毁。

2、执行销毁时,指定专人负责,监督销毁,并且销毁记录上至少有两人以上的签名。

公司档案室管理制度范文二

一、总则

1、为了规范公司档案管理,特制定本制度。

2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。

3、本制度最终解释权归公司办公室,办公室负责本制度的修订完善。

二、档案管理机构的设置及基本要求

(一)档案划分及管理部门

1、档案是指本公司过去和现在,在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

2、公司设立档案室,隶属于办公室,办公室负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理职责,档案管理员必须严格履行职责。

3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级,公司级档案应按标准规范进行分类,有规范的档案编号和标签,并建立电子与纸张分类目录。

(二)各部门资料管理

1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员,制定明确的资料管理员岗位职责,规范部门档案管理,实行部门档案与公司档案归口管理。

2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法,实行统一的标准分类管理。

3、档案的借阅和移交、销毁,必须按照公司管理规定执行。

三、档案分类

(一)档案质量

1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写,字迹要工整,清晰,封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。

2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。

3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的联系,区分不同的价值,便于保管和利用。

4、档案盒表面为《档案目录》,档案盒内文件没有提名的,由档案人员根据内容拟定标题。

5、档案盒封面应注明立卷人,审核人,立卷时间。

(二)立档

1、档案文件材料按照批复在前,请示在后,正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后,重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。

2、跨年度的请示与批复,有批复的在批复年立卷,无批复的放在请示年立卷;跨年度会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度的规划放在第一年立卷;跨年度总结放在最后一年立卷。

3、档案文件资料按时间顺序排列,收交时公文处理用纸在前,收文在后;内部制发文件,发文正稿在前,依次为公文处理用纸,发文底稿。

(三)分类

1、档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并要一定范畴,不能笼统含糊。(如:证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等)。

2、公司档案大致分为以下几类:

(1)证照类:营业执照及各类证照,注册资料、年检资料、公司章程等;

(2)文件类:分外来文件和内部文件;

(3)制度类:管理制度汇编;

(4)合同类:分内部经营管理合同和业务合同两种。

(5)计划总结类:分年度计划及总结等;

(6)会议纪要类:办公例会纪要等

(五)档案编号

1、档案分类各级名称经确定后,应编制《档案登记目录表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。

3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理,按照《档案登记目录表》条款“对号入座”,各部门要积极配合公司档案管理工作。

四、归档及保存年限

(一)归档的文件资料,应按自然形成,保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档,在一个卷内要按问题或者文件形成的时间,系统的排列并填写《卷内目录》。

(二)归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订,保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年,5年,10年。

1、永久保存:

(1)公司章程、合同

(2)股东名册

(3)组织规程及办事细则

(4)财务报表

(5)政府机关核准文件

(6)不动产所有权及其他债权凭证

(7)工程设计图

(8)公司规章制度

(9)其他经核定须永久保存的文书

2、10年保存:

(1)预算、决算书类

(2)会计凭证

(3)事业计划资料

(4)其他经核定须保存10年的文书

3、1年至5年保存:

(1)期满或解除之合约

(2)其他经核定保存5年的文书

4、1年以下暂时保存:

(1)结案后无长期保存必要者。

(三)公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。

(四)归档的文件资料种类,份数以及每份的页数均应齐全完整,每份文件的正件与附件,印件与定稿,请示与批复,转发文件与原件,多种文字形成的同一文件,均不得分开。

五)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后,要对档案做统一排列并编写档号。

五、档案日常管理

(一)借阅

1、借阅手续:

(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时,应由其部门负责人出示书面借阅条向办公室借阅,经办人必须在公司借阅登记表上签字。

(2)办公室接到借阅条,经核查后,取出该项档案,并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期,以备及时催还。

档案归还时,经办公室核查无异后,档案即归入档夹,填写归还日期,取消借阅记录

2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、画线和涂改,未经批准不得复印和摘抄档案。

3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,需借阅部门负责人书面请示,经办公室主任批准。

5、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时,应变更借阅登记,不得私自授受。

(二)销毁

1、每年保管期限已满的档案由办公室编制纸质和电子的《档案销毁清单》,报公司负责人审核批准,并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清单》需注明:销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签字、监销人签字、销毁时间。

2、销前,按照清册清点;销后,在清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清单》需永久保管。

3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种:未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设项目、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷,直到事项完结时为止。

(三)移交

1、需要进行移交的档案,需由档案员编制《档案移交登记表》,报公司负责人审核批准并指定其监交人后,方可进行移交。《档案移交登记表》需注明:移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。

2、移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签字,《档案移交登记表》一式两份,移交方和接收方各一份并永久保管。

(四)保密

1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案,维护档案的完整和安全,主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。

2、档案员应忠于职守,遵守纪律,保守秘密,树立全心全意为公司各项工作服务的思想,主动,准确,迅速地为利用者提供档案资料。

3、爱护档案室的一切设施设备,任何人未经许可不得使用及随意翻动。

六、附则

(一)在本制度框架下,公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则,但不得与本制度发生冲突,经报行政部备案后,与本制度具有同等效力。

(二)本制度自印发试行之日起执行。

公司档案室管理制度范文三

一、非档案管理人员未经许可,不准擅自进入档案室,并禁止操作玩耍电脑。

二、查阅档案资料时,必须经矿长、总工允许,凭准阅证履行登记手续,并在指定地点阅览,阅览完毕立即归还。

三、档案室内严禁吸烟、点火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。

四、经常检查档案资料的保存情况,如发现损坏、霉变、虫蛀,立即采取治理修复措施。

五、离开档案室时,必须检查好门、窗,加强防范措施,妥善保管档案室钥匙,同时把电源关掉,以免把电脑、打印机、复印机损坏。

六、档案室应保持清洁卫生,通风干燥,摆放物品整齐有序,不得乱堆乱放。

档案保管制度

一、为了充分发挥档案的利用率,入档时必须做到材料齐全、字迹清晰,装订结实、整齐、规范、排列有序。

二、对属永久、长期保存的档案,发现有破损,做到反复修复,保证档案的完好性。

三、严格执行档案借阅、保密等制度,防止人为散失、泄密和损缺,确保档案的完整安全。

四、为了便于查找和利用,做好档案分门别类、系统存放、集中统一管理工作,文件资料要有目录、有索引,以方便查找。

五、落实各项措施,切实做好档案的防潮、放火、防尘、防蛀工作。

档案借阅制度

一、凡查阅档案,必须办理借阅登记手续,(必须经矿长或总工及办公室主任批准)阅后直接面还保管人员。

二、外单位借阅档案,一律凭单位介绍信并办理登记手续,在档案室查阅,不得借出室外。

三、查阅档案资料时,不准在档案资料上划线、圈注、涂改、污损、拆页和拆卷。

四、档案材料原则上不借出室外,如特殊需要,经有关领导批准,方可借阅复印档案材料。

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