办公室管理论文范文

2017-06-18

办公室是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽。小编整理了办公室管理论文范文,有兴趣的亲可以来阅读一下!

办公室管理论文范文篇一

浅谈企业办公室管理

摘 要:办公室是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽。也是企业的一面旗帜,是形象的集中体现。近年来市场竞争越发激烈,为了寻求自身的健康发展,各企业也都努力找寻方法,由于企业办公室的管理水平也对企业的发展有着重要影响,所以,提高企业办公室管理水平非常重要。

关键词:企业 办公室管理

办公室是一个综合办事机构,无论是过去、现在还是将来,它整体的职能不外乎就是“参谋、服务、协调”三大功能。这三大功能发挥的好坏,直接关系到各级部门的正确决策,关系到各级政府重大决策和重要工作能否落到实处,关系到各级部门能否步调一致,齐心协力地确保政令畅通。在新形势下,随着机构的变革和发展,办公室工作的地位和作用,日显重要。任务日益加重,要求越来越高,决不是仅限于文件转发,来人接待,车辆管理等琐碎工作了。

一、办公室在企业中的作用

1.枢纽作用

主要是完成承上启下、文件吞吐、信息集散的总枢纽。

2.助手作用

(1)协助领导制定决策;

(2)协助领导实施各项领导或管理工作;

(3)为领导处理文件、信息;

(4)完成领导交办的一切事宜。

3.参谋作用

4.信息的反馈作用

5.沟通协调作用

二、办公室管理职责

办公室管理具有明显的综合性特征,所以,其职责范围也包括了很丰富的内容。

1.辅助领导决策。办公室工作不但要对来自上下、左右、内外的各种信息、资料、情况等,进行收集、加工和综合分析,为领导决策提供有力的依据,更要严把质量关,把每一项工作都做到及时高效,为领导的日常工作的顺利开展做好强有力的保障。

2.协调内外关系。办公室工作是一项综合性的工作,所涉及的方面各种各样。不论是单位内部之间的联系还是与外界之间的交流,这些都需要办公室去一一沟通、协调并组织落实,因此协调工作是必不可少的。而这一项任务也只能由办公室部门来承担。办公室应当把协调工作当作是自己的一项经常性的任务来完成。

3.健全规章制度。健全各项管理制度,是企业科学管理的必然要求,也是企业发展的重要保证。所以制定以企业发展为中心的各项管理规章制度,是办公室重要的工作任务。

4.业务档案管理。随着信息技术的发展,企业不断壮大,企业办公室要根据自身特点搞好包括文书、人事、科技等档案的收集整理、统计保管,以便发挥企业档案的参评利用价值,搞好企业档案管理服务工作。

三、不断提高企业办公室管理水平

1.在建章立制上下功夫,建立规范化的工作制度。建立健全相关规章制度,可以确保工作规范化、标准化、科学化地运作,从而提高员工队伍的工作质量与效能。一要完善相关配套制度,做到管人管事。要全面推行岗位责任制、服务承诺制等具体制度;要深化和推行政务公开,以公开促效率,不断提高工作水平。二要完善绩效考评办法,做到明岗明责。确定目标考核的原则、对象、内容、方法、评价依据及标准等。在此基础上,对岗位工作实行目标管理,根据各部门工作的计划任务和目标,按职能分解落实到人。三要抓好各项制度的落实,做到有力有效。要在狠抓制度的贯彻落实上下功夫,开展经常性的监督检查,严肃查处违反制度的人和事,做到令行禁止、违者必究,努力使制度成为全体员工自觉遵守的行为准则。

2.提高企业办公室人员素质。办公室人员是进行办公室工作的主体,只有他们的素质得以提升,对办公室工作质量的提高才有所帮助。一是要注重实践锻炼,要提高职工队伍的综合素质,一靠学习、二靠实践。要加强员工的政治理论、政策法规、业务知识、现代管理知识等方面的培训;二是通过开展技能竞赛,工作满意度问卷调查,轮岗交流等方式,促使办公室人员在实践中积累经验、提高素质、增长才干,提高解决实际问题的能力。

3.提高办公人员工作效率。一是明确计划目标,理清工作思路。办公室作为综合性服务部门,工作事务纷繁琐碎,既要辅助领导决策,又要搞好服务全局工作,这就要求必须明确自己的工作任务,保持清醒头脑,按照工作主次轻重,做到先急后缓。为了梳理好自身工作思路,在此建议大家准备一个随身笔记本,在上面可以列明每日工作计划和临时任务,一旦完成某项进行相应勾划,当天工作结束前通过核对勾划来查看一天工作完成情况。二是严谨方法策略,专注工作细节。办任何事都讲求方法原则,要想高质量完成工作任务,就必须抱着严谨负责的态度,认真对待每一项工作环节,不因事小而怠慢,踏踏实实、精益求精。同时,工作时要专注办公,一心一意,尽量避免不良情绪影响工作,方可提高办事效率。

4.做好档案管理工作。档案的整理工作是一件既繁琐又需要重复整理的工作。档案管理工作人员严格按照相关制度规定对各类档案进行收集、整理、分类、调阅,建立系统的管理模式。对于上级发文,检查记录、政策性文件,在整理过程中,首先应对该文件进行鉴别,审核文件属于哪一级别,充分地重视和利用先前的整理基础,以确定档案整理的任务和要求,不要轻易打乱重整。因此应按档案整理规范要求装订后进行传阅,阅办完毕后,已初步进入归档程序,进一步归整,以备平时查阅。

随着现代化企业的发展需求,以及新型企业管理制度的创新,企业办公室管理工作面临着前所未有的挑战。要提高企业核心竞争力,实现企业的发展目标,需要不断解放思想,转变观念,与时俱进, 开拓创新,推动企业办公室管理工作的健康发展,开创企业高效发展的新局面。

参考文献:

[1]杨延东.新时期办公室管理工作的实践体 会[J].办公室业务,2011(07).

[2]吕凤利,浅谈对企业办公室管理的认识.

[3]杨惠敏,论企业办公室管理工作,科技信息,2009(22).

[4]褚春雨.新时期企业办公室管理工作探究.

办公室管理论文范文篇二

办公室管理的思考

【摘要】随着我国现代化事业的蓬勃发展和经济发展方式的转变,办公室作为一个综合、全面的办事机构,工作内容与方式方法发生了重大的转变。新时期新形势下对办公室的管理水平和工作效率提出了更高的要求。办公室工作唯有与之俱进、开拓创新,才能更好发挥作用。本文从办公室的职能出发,研究和探讨了新形势下做好办公室工作的实践措施。

【关键词】办公室;管理;改进措施

随着社会的发展,办公室工作及管理任务日益显得复杂和重要。社会化大生产的发展,带来了越来越细的社会分工管理,因此办公室管理要从整体系统来把握,才能提高管理效率,而提高管理效率则主要靠部门协调、参谋助手、为群众服务等职能来实现。

一、办公室只能简析

综合协调是办公室管理人员的基本功。办公室作为一个沟通上下,联络所有机构的职能机构,综合协调作用是办公室的基本职责。办公室处于关键位置,与领导接触相对较多,同时与其他部门联系紧密。所以要不断了解新情况,发现新问题,把握新动向,能及时掌握单位工作人员的思想动态。新形势下,由于各个部门所处的位置不同,也由于各类人员在思维方式、思想认识、工作作风和工作能力等方面存在差异,他们往往偏重于注意自身目标的实现,而忽视别的部门或别人的要求,使得部门之间、人与人之间对一些问题的认识和处理不一致,以致于不能发挥整个组织的最大功能,不能形成最佳的合力。这就要求各级办公室要通过联系、沟通、调解、协商等方式来有效地统筹协调各部门之间各方面的关系,弄清楚问题的来龙去脉,绝不能把遇到的矛盾简单地上交给领导。特别要站在全局的立场和高度对各部门进行综合平衡,集中多方意见,多方协商,求同存异,秉公处理,要以公正平和的心态调整、理顺和改善各单位之间、人际之间的关系,解决工作中的矛盾,从而带动各项工作的开展。

参谋助手是办公室管理人员应尽的义务。在现代信息社会,各种形势瞬息万变。作为领导的参谋和助手,办公室人员要深人开展调查研究,经常给领导提供有关的统计数据和业务管理信息,并依据党的方针和国的政策法规结合实际情况,适时地提出可行性建议,撰写出客观全面的、具有前瞻性的调研报告供领导参考,为领导作出正确决策服务。要克服“言多必失、言高盖主、言低丢面”的困扰,不以言轻而金口难开,要敢于进言,敢于献计,大胆进谏。要坦坦荡荡,出于公心,从大局出发,以事业为重,说真话,说实话。要大力创新,经常给领导提出深思熟虑、脱凡出新的参谋意见,成为领导必不可少的智囊团和参谋部。

做好服务是办公室的长期职责。办公室的服务工作要从观念、思维方式进行改变。以往多数办公室人员处于被动的工作状态,往往等待事务找上门来才作为,而不是主动帮助或从多层次、多角度去提供服务。新形势下,办公室服务工作的内涵更加丰富,要提高服务的质量就必须由传统的被动服务向积极主动服务转变。办公室人员必须树立创新的服务意识。要创新思想观念,进一步解放思想,不断增强中心意识、实效意识、质量意识和开放意识。办公室工作要紧紧围绕着党政中心工作部署:要建立信息灵敏、反映快捷、优质高效的办公室工作机制,充分利用高科技手段办公,如自动化办公,网络化办公,无纸化办公等;要善于当高参、谋大事、顾全局,为领导提供高质量的服务;要以开阔的视野,全方位、多角度地审视思考新问题,拓展思路,实现工作上的突破。要创新工作方法,如工作运转快且细致人微;能准确把握领导意图和思路,善于提出可行性意见供领导参考;树立精品意识,对各项工作一丝不苟,严格把关;督办事项要改变单纯奉命行事的方法,做到务实、踏实、落实,增强工作的主动性和时效性等。

二、强化办公室各项职能

首先,加强思想建设和作风建设。要做好办公室的工作,关键在人。因此,要求办公室工作人员应该以德为先,即具有较高的政治素质、良好的道德修养、极强的责任意识和大局观念。通过加强学习,树立科学的世界观、人生观和价值观,坚定正确的政治方向、立场和观点,养成良好的保密意识和服务意识。良好的服务意识是办公室工作人员做好工作的基础。办公室工作人员的工作作风如何,不仅影响到本单位的工作效率,还会影响集体的形象和声誉。因此,办公室工作人员在工作中要做到眼勤、手勤、腿勤,要有吃苦奉献的精神,兢兢业业、认认真真做好每一件事,做到求实、务实、踏实。

其次,充分发挥协调机制。在政府机关、企事业单位内,领导者协调工作的内容是十分广泛的,在日常工作中,应具体从政策协调和关系协调这两大类工作出发,做好协调工作。

其一,政策协调。办公室的中心任务是辅助领导决策。在国家行政管理中,决策是一项十分重要的工作。在决策过程中,办公室要协助领导收集信息、研究政策、提供决策方案,或者参与试点工作等。作为办公室人员在协助领导制定政策和规章时,要以党和国家的方针、政策为依据,从全局、长远利益出发,根据具体情况,做好政策的协调工作。

其二,关系协调。办公室的协调工作按协调涉及的关系可分为领导成员之间的协调、上下关系的协调、左右关系的协调和人际关系的协调。办公室人员在参与协调领导成员之间的关系时,侧重于协调某些领导成员偏离党和政府的路线、方针、政策和脱离实际的认识问题,侧重于协调领导成员之间的团结问题。由于领导成员各自分管业务工作的局限性和认识上的差异,以及彼此信息传递的不同,往往在同一问题上产生不同的看法。办公室人员成天为领导服务,可凭借直观判断和经验,及时发现他们之间的矛盾,并利用自己的特殊身份及时、灵活地进行协调。协调时,既要坚持原则、实事求是,又要沟通信息、清除隔阂,努力设法促使他们相互了解、彼此信任,以达到融洽共事、团结一致的目的。在现代社会中,一个孤立的管理系统是不存在的,它总要与其他系统发生这样那样的关系。这些关系有时看来并不直接对本单位、本部门的工作发生影响,但在一些特殊的情况下、关键问题上,如能协调一致,同舟共济,对克服困难、搞好工作、完成重大任务,将起很大的作用。实践证明,哪里的横向关系搞得好,哪里的气氛就活跃,工作就有起色。办公室在协调时,一定要注意以诚相待,平等协商,力求做到协调一致,高效率地实现本单位的目标。人际关系的协调是指协调人与人之间的关系。心理学研究认为,世上没有两片相同的树叶。人与人之间存在着很大的差异。因此,办公室人员在跟各类人交往的过程中,要针对不同的对象,采用灵活多样的协调方法,力求具备“以不变应万变”的本领,学会和掌握协调人际关系的艺术,即在次要问题上适当让步,在文字协议中使用必要的模糊语言,在特殊条件下迂回前进,寻求最佳协调的艺术,这样就会应付自如,达到协调的目的。与此同时,要创设融洽和谐的人事环境,以达到配合恰当,同步运转的目的。

最后,建立健全办公室管理体制。办公室应根据实际出发,建立科学的行政目标管理体制,强调以人为本,实行人性化的管理方式,使工作人员明确工作的目的性,能自我约束、自我控制,发挥自己主观能动性的管理方式。各部门应对具体业务内容进行再分工,对办公室工作人员进行适当调整,并制定工作计划,形成一套完善的目标管理体系。在体系制定完成后,再将目标细化,将任务分配到每一个工作人员,在工作人员明白工作职责之后实行目标责任管理。最后,对工作人员的工作业绩进行考核,这样既可以避免在管理过程中工作人员待遇一刀切的弊端,同时又能增加员工工作的积极性,让他们意识到竞争的压力,从而打消工作人员消极、懒散的工作作风,提高办事效率。此外,领导应准确掌握办公室从业人员的需求,因时、因人、因需求不同而采取不同的管理方式和激励措施,激发工作人员的工作积极性。

参考文献

[1]王景军.企业办公室管理的创新与实践[J].中国城市经济,2012(02).

[2]刘恩玲.办公室工作精细化管理难点和对策分析[J].现代商贸工业,2011(04).

[3]李贵其.从“四抓”入手提升办公室工作效能[J].江西蓝天学院学报,2007(01).

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