如何理解文秘这个职务

如何正确理解文秘一职

秘书工作是辅助性的工作，然而又不是一般的辅助性的工作，因为辅助性的工作很多，秘书工作是综合性的辅助性的工作，秘书人员是领导眼、耳、手、足、口、脑等器官的延伸，秘书工作是领导工作的延伸，以下小编为您整理了有关于秘书这一职务的理解内容，希望对您有所帮助

(一)当好参谋，不瞎掺和

文秘人员最重要的角色，就是领导同志的参谋。当好参谋不容易，不瞎掺和也不容易。

当好参谋有四个标志：

1、备领导之未备，要什么有什么。作为文秘人员，给领导同志当好参谋，要做的工作很多。但是，特别要注重一点：一定要准备好领导同志没准备、没空准备的东西。比如，上级领导到某个单位检查指导工作，本单位的领导同志就要问文秘人员：上级领导最近在上边开了几次会议?在会议上提出了哪些主要观点?这些方面的信息、材料，我们的领导同志不清楚，也没准备，但是文秘人员必须有这个准备，将这位上级领导最近开了什么会议，在会上提出了什么观点，一一向单位领导汇报清楚。这样，单位领导与上级领导汇报对接工作时，就主动，就方便。这就是“要什么有什么”。再比如：文秘人员对上级党委政府的政策、法规，指导当前工作的一些重要文件的核心内容等，都要做到心中有数。单位领导在调度、安排部署一项工作时，往往会问文秘人员：这项工作，国务院、省里都有什么规定?文秘人员就得“要什么有什么”，给领导同志提供好材料，保证工作部署的准确性、权威性。还有，文秘人员陪同领导同志到基层调研，所到单位的基本情况、单位负责人的特点等等，文秘人员必须都要掌握，向领导提供准确的情况。以上，就是讲“备领导之未备”，领导同志向你要什么，你就有什么，就能提供什么。

2、想领导之未想，用什么有什么。有些同志问：领导比文秘人员水平高，也有想不到的东西?有。如果领导同志什么都想到了，那就不用参谋、不用文秘人员了。因为领导关注的层面不同，所以肯定有些东西没有想到，或想的不全面。“想领导之未想，用什么有什么”，要求文秘人员要有超前思维这样一种习惯性的思维方式。要当好参谋，必须“想领导之未想”，超前思维，领导同志应该想到的东西你先替他想了，领导未想到的你也替他想到了。到时候，领导同志“用什么有什么”。比如，上级领导、基层同志、其他同志经常会问文秘人员，最近某某领导同志在忙什么?你说不知道、不清楚，这怎么可以?如果你真的为领导同志当好“高参”了，那么领导同志最近做些什么、干些什么，你必须拿出一个工作安排预案。这个预案可以是一个周的工作安排，也可以是一个月的工作安排，应该安排得大体准确。领导同志确实没有去想近期应该忙些什么，干哪些大事，但你得去想，拿出工作预案后，请领导同志拍板。这样，你就可以按照这个方案为领导同志服务。再比如，突然接到上级领导要来视察或检查指导工作的通知，作为文秘人员得到这个信息后，首先要替领导同志想到他未想到的问题，诸如领导人数、人员组成、有没有女同志、有没有少数民族干部、领导同志为本地做过哪些工作等等，都要了解掌握，便于领导同志心中有数。

3、提领导之未提，问什么有什么。文秘人员经常会遇到这些情况，比如：要向上级报告某项工作，领导同志会问：这个报告内容怎么写、怎么讲?领导同志脑子中已经有些思考，但有些问题不适合先提出来，或者说从他这个角度提出来确实有些难度。这个时候，文秘人员事前必须有过自己的思考，向领导同志报告：这个事情是怎么样的过程，什么样的结果，应该按照什么样口径报告。用自己的思考来“提领导之未提”。再如，上级就某项工作组织一次出国考察活动，安排你单位一个出国名额，单位有三位副职领导都想去，究竟安排谁去，主要领导同志很不宜先表态。这个时候，文秘人员就得解领导之围，提出参谋意见：因为这次出国是考察某项工作，某某领导分管这项工作，回来后还要推进这项工作，应该安排分管领导出国考察。主要领导根据你的提议，再定下来就比较得体了。其他领导同志因为不分管这项工作，不出国也不会有多大意见了。还有，下级呈送了一份申请资金扶持的报告，由于财力紧张、保重点建设项目等原因，不能拨付这部分扶持资金。这件事主要领导不好提，但文秘人员可以提，在请示报告上写上“因某某原因，不宜拨付，请领导批示”的拟办意见。这就是给领导同志当参谋，“提领导之未提，问什么有什么”。

4、用合适的方式参谋，怎么合适怎么当。平时，我们都有一些合适的方式在运用，比如：提报调查报告，这是当参谋的一种合适方式，可以最大程度地发挥给领导同志当参谋的作用，你的思考、你的建议，都可以在报告中表达出来。再一个方式，为领导撰写工作报告和讲话稿，你觉得领导同志说什么合适、应该说哪些内容，你都可以写进工作报告和讲话稿中去。还有，可以用客观的文字信息为领导提报工作动态，参谋的作用也非常明显。也可以在领导征求意见的时候，表达自己的思想、观点。文秘人员不能不长眼色，“盲人瞎马”。比如：领导同志由于一件不愉快的事情，正在心情很烦躁的时候，你拿着一大摞文件、材料向他汇报。换位思考一下，如果你在这个时候能看进去?还是能听进去?再有高见，建议再好，这个时候的时机不合适。文秘人员要把握时机，要有眼色，用合适的方式为领导进言，给领导当好参谋。

瞎掺和的几种表现：

1、用个人的主观意志左右领导的决策。文秘人员一定要有角色意识，你就是处在参谋岗位上，不是处在统帅岗位上。你可以用自己的思想、观点乃至个人的人格、品行来影响领导同志，但是，你不可以用个人的主观意志，去左右领导的决策。在有些情况下，领导同志在会议上、公开场合上拍板决策一些事情，这个时候，文秘人员不可以用自己的观点去干扰领导同志的决策，不可以用自己的意志去扭曲领导同志的决策，更不能以自己私利去干扰领导同志的决策。比如：当领导同志根据上级精神，研究如何清退借调、聘用、临时人员的时候，你作为文秘人员，恰恰有一个借调或聘用或临时人员是你的亲戚，就因为这一点，你去干扰领导同志清退借调、聘用、临时人员的决策，是很不合适的。

2、“戴有色眼镜”向领导进言。向领导同志提出意见和建议，是文秘人员份内的事情，但是错就错在“戴着有色眼镜”向领导同志进言。这就是瞎掺和。比如：要向上级推荐一个先进典型，领导同志要文秘人员根据实际情况提报，因为这个先进典型有奖励，你就把在这项工作中一直走在前边的单位“扣”下了，把另外一个单位推荐上去了。为什么这么做?因为另外一个单位的负责同志是你的亲戚。这样做是不可以的。再比如：本单位要提拔一名干部，你不能因为向领导进言方便，就把对这个同志的偏见，向领导同志进言。这是违反文秘人员政治道德的。

3、打着领导的旗号胡乱表态。个别文秘人员到处找机会、找场合表现自己，特别是打着领导旗号，说：某某领导说了，这件事情是这么一会事，应该怎么怎么办，你们去办好了。这样做，不仅不妥当，也给领导同志带来不良影响。文秘人员应该守本分才行，不能在当文秘人员的时候，就打着领导旗号胡乱表态、发号施令。这样下去，领导同志就不支持了，基层同志也就不信任了。因为表态以后需要兑现，你兑不了现;你想兑现，领导同志又不知道，你就得撒谎、蒙骗，把自己的心态一步一步地推向了不健康的心态。

(二)当好助手，不乱插手

文秘人员是领导同志的助手，秘书的含义就是助手。当好领导同志的助手，成为左右膀臂，不容易。

当好助手有三个标志：

1、高效率办事。在领导同志身边工作，要做的主要工作就是协调、调度、督查、反馈。根据领导同志的统一安排，在某项工作推进和开展中，文秘人员必须高效率地帮助、协助领导同志搞好协调、抓好调度、跟踪督查、适时反馈，在领导同志要求的时间内，来推进工作落实，做好要做的事情。这里，特别强调是反馈的问题，向领导同志反馈工作推进和完成情况。我们许多文秘人员在这个环节上不是太重视、太注意，还经常把“不善于向领导汇报工作”这句话挂在嘴边，说这是自己的缺点。其他任何人都可以有这个缺点，惟独文秘人员不可以有。领导同志安排的若干事情，就是因为我们没有发挥及时、适时反馈的作用，致使领导不知情，工作推进迟缓，任务落不到实处。文秘人员在这个方面应该说责无旁贷，推脱不了责任。或者说仅仅是你掌握了情况，或向分管领导汇报了，就认为万事大吉了。大家一定要注意，你作为秘书，是这个领导集体的秘书，你对这个集体的主要领导负责，所以，只要领导同志有安排、有部署、有交代，工作推进到什么程度，任务完成到什么情况，你必须及时、适时地反馈，这是你的责任，千万不要再以“不善于向领导汇报情况”去搪塞自己的失误。所以，提醒大家注意，要向领导同志适时反馈工作推进情况。

2、高水平办文。文秘人员一项主要工作，就是要为领导起草工作报告、讲话材料、各类文件，做好各类会议的记录。这方面的要求，一般化的起草也行，高水平的起草也行。如果领导同志不在意，或者这个班子的水平就是一般化，那么你一般化的服务也行;如果领导同志水平很高，这个班子的整体素质很高，你没有高水平的办文能力是肯定不行的。至于如何高水平办文，培训班邀请了许多行家能手来专题讲授，我在这里就不讲了。

3、高标准办会。办会非常能展现出一个文秘人员的综合素质和协调能力。会前筹备，要准备哪些事情;会中组织，要做哪些事情;会后落实，要抓哪些关键。提醒大家一点，就是会后落实的问题，这确实是一个容易让领导同志和文秘人员忽略的问题。一个会议结束后，领导同志会又有一个新的会议、又有新的公务活动、新的工作，很难有时间、专门就这个会议的贯彻落实情况去抓调度、抓落实。会后落实的责任，义不容辞地落到了文秘人员头上。要通过现场调度、跟踪督察、电话了解、面对面沟通等多种形式，掌握会议贯彻落实情况，适时向领导同志反馈，便于领导同志及时掌握情况，研究新的对策，继续推进工作。会议落实问题，是我们公务活动中的一个薄弱环节，这个环节之所以薄弱，与文秘人员的作用有很大关系，所以文秘人员要负起这个责任来。

乱插手的表现：

1、插手人事。文秘人员当好助手，两只手一齐忙活，能忙活好了也行。留一手不行，可怕，领导同志不敢用你;多一手也不行，可恨，净给领导添乱。多一手不是“三只手”，而是乱插手，最不可以插手的是人事问题。大家一定要注意：因为插手人事问题不是当好助手的份内之事。有些时候，为领导用人提供错误导向，将直接对干部队伍建设带来不良影响。比如：推荐干部，如果是因私用人、因情用人，势必用错一个人，打击一片人。本来一个很优秀的干部，因为你插手人事，在领导同志面前说了许多不利于这个同志的言论，领导同志不采纳你的意见还好，如果采纳了你的意见，将贻误这个同志的一生，这不仅是才能问题，而是品质问题。一个非常有前程、有潜力的干部，就因为你错进一言，在领导同志面前一句谗言，导致这个同志在成长使用上延缓、推迟，乃至只有一次机会又失去了，你这是对同志不负责、对事业不负责。所以说，文秘人员切忌插手人事。

2、插手家事。领导同志工作确实非常繁忙，文秘人员无论是出于感情、良心，还是出于责任，都应该帮助领导同志办一些事情，解决一些困难。比如：领导同志出差了，他的妻子、儿女生病了，半夜三更到医院去，这个忙你应该帮，如果不帮，你就没良心了。但是，文秘人员切记，不要把自己干成领导同志家庭的“保姆”，当保姆干什么事情，大家都知道。而且，你插手领导同志家事以后，和领导同志家庭零距离接触，会接触出一些是非来。“保姆面前，三天没伟人”，请你给领导同志留出点空间来，让他感觉在秘书面前、秘书眼中，自己仍然保持一种良好的形象。所以说，文秘人员不要插手领导同志的家事。

3、插手错事。文秘人员一旦插手错事，一害领导，二害自己。什么叫错事?举个例子说，有些基层同志、社会人员、过往宾客等想给领导同志送礼，不管他们出于何种目的、和领导同志的关系有多好，你都不可以替领导同志收受礼物、收受礼金。这就是错事，不可以插手。但是，事后必须向领导同志汇报，让领导同志知情。还有若干称为不该做的错事，大家都不要插手。

(三)当好枢纽，不找别扭

“枢纽”、“别扭”，大家都不难理解。文秘人员要给领导同志、领导机关当好枢纽，枢纽当得越好，文秘人员的作用就越大、功劳就越多。如果文秘人员找别扭，相对其他人员而言，反作用力更大。

当好枢纽的标志：

1、上情迅速下达、下情迅速上达。大家在理解时，要吃透“快”、“慢”两个字。特别要注意，你以为你已经很快了，但领导还觉得你慢了。我曾经处理过一件事情，得到了相关领导同志的肯定。当年在市委办工作的时候，有位领导同志夜间突发重病，家属出于对组织的信任，打电话到市委办。接到这个电话时，已是夜间一点半了，这个电话就是下情，你是上达还是不上达?上达，深更半夜就得把领导同志折腾起来;不上达，不向领导同志报告，一旦生病的领导同志出了事，而我们的上级领导同志还不知情，这是文秘人员的失职。这就是我当时思考的问题。最后决定，宁愿打扰领导同志休息，也得报告，在陪同这位领导同志去医院的路上，他不仅没有批评，而且肯定了这种做法。我们有些同志，往往凭个人主观主义、经验主义办事，看到领导同志休息了，明天再说吧，明天很有可能就晚了。我就是举这样一个例子，工作中，我们遇到的类似情况很多。

2、事前有请示、事后有汇报。大家都说，事前请示、事后汇报，我为什么加了一个“有”字?因为我们文秘人员有时候忙起来，或者自己认为自己很忙，往往事前没请示、事后没汇报，或者事前有请示、事后没汇报，或者事前没请示、事后有汇报。领导同志是“丈二和尚摸不着头脑”，不知道你在汇报什么。要事前有请示、事后有汇报，善始善终。要注意把握“虚实”两个字，特别把握好“实”字。文秘人员经常接受各个层面、各个方面的信息、动态，一定要处理好虚和实的关系。举个例子，领导同志安排你到基层写一个典型材料，反映一位老同志在海上养殖中做出了巨大贡献，造福百姓做了若干好事。你写了：这位老同志捋了捋一头花发，笑呵呵地说，没什么，都是应该做的。领导同志用了你写的这个典型材料，在会上讲了，结果是与会的同志哄堂大笑。因为大家都知道这位老同志是个“光头”，哪来的花发可捋?这就是反映情况不实，你根本没和这位老同志见面，是想当然地给领导同志提供了假情况。这不是文字功夫，而是工作作风问题。同志们一定要把握好“实”字，如果“虚”了，向领导同志反映的情况、汇报的内容不实，可以直接导致领导同志决策失误。我们担不起这个责任。

3、纵向会协调、横向善协调。要想当好枢纽，必须学会协调。纵向协调，就是上下协调，不仅要会协调上级，还要会协调下级。我们有些同志只善于协调上级关系，有些同志只善于协调下级关系，这都不行，应该是善于协调上下级关系。只会协调上级关系不行，上级领导、上级的工作人员来了，我们问清诸如来客人数、人员组成、生活习惯等等，都安排了。但我们基层的同志来了，他明明看见领导同志的车子在楼下，也看到领导同志下车上楼了，他紧接着上楼后，却被我们文秘人员拦下了，说领导同志出差了，这很不得体。上级领导同志是人，基层同志、人民群众也是人!更应该拿得如衣食父母那样对待他们。文秘人员最优秀的品质，就是不要对谁高看一眼，也不要对谁低看一眼，要公平看人、公平待人。或者是光协调上级交办的事情，不协调下级反映的事情，这也不行。

横向要善于协调。部门和部门之间、单位和单位之间，上升到市级层面就是市级各大班子办公室之间，都有横向协调的问题。我们文秘人员都要事必躬行、亲手协调。横向协调的要害是：千万不要等别人找你协调，而是应该学会主动协调、积极协调。横向协调里面有一个最大的学问，就是“谁重要、谁不重要”的问题。如果你感觉你这个部门重要的话，那么你就更应该先去协调;如果你感觉你这个部门不重要的话，也应该先去协调。因为，本来你就不重要，再不去主动出击先协调的话，你就被边缘化了，大家就不搭理你了，这件事情也就没人帮你办了。大家要注意，你觉得部门重要，应该先去协调;如果觉得部门不重要，必须主动协调。另外，在领导班子中班子成员之间的协调，我们也会遇到这样情况：领导同志之间不说话，要我们从中跑腿、传话，而且传的话一般都是他们自己不好说的。这个时候非常较劲，一定要把握好了，千万不要只当跑腿的、说嘴的，要有真本事、真功夫，把事情协调下来。

找别扭的表现：

1、知情不报。或者是谎报、乱报。明知有事，就是不报，等领导同志找再说，这就是找别扭。提醒大家，有这种想法，就开始失去做文秘工作的资格了。

2、有事不管。对待一些事情，视而不见、充耳不闻，消极应付，或者是消极怠工。

3、顶牛不办。领导安排、布置、责成办一些事情，有时候公开顶牛、有时候暗里顶牛，就是不办。领导催催，强调困难;领导再催催，强调客观，软磨硬顶，就是不办。到时候还能把自己豁出去，说，我没这个能力办，没这个本事办。这种心态一点都不能有。