商务英语写作：文体简洁七大法宝

大学时我上了不少写作课，但是最有用的还是商务写作课。我和同学用了一学期的时间不断地修改那些杂乱无章的信件，备忘录和其他专业材料。下面是7条简单的建议，让大家学会清楚简洁的写作。

1.尽量少用介词。

如果你不记得了，下面是一些简单的例子。如果过度使用介词，会降低写作质量，造成冗余。比如：“关于预算的会议在12月1日召开”就没有“12月1日开预算会议”来的简洁有力。动词后面的介词也需要特别留意。比如“come up with”(想出)或“find out”(找出)，你就可以分别用“generate”和“determine”代替。

2.避免使用“very”。

用“very”会显得你懒惰，表明你的语句还需要修改以达到更加有力的程度。比如：“这个很高的男人跨步上前。”“很高”并没有帮助读者理解这个男人是否有6英尺高或者进7英尺高的门都需要低头。再比如：“比房间里所有人都高一个头的男人跨步上前了。”第二句是不是比上一句更能给人一种画面感?

3.注意不定式当中be动词的形式，如am, are, is, was, were, being, 和been。

通常你应该写主动句而不是被动句。“有三种方法可以提高你的高尔夫技术。”就没有“这三种方法可以提高你的高尔夫技术”这句话来的紧凑。

4.不要以为专业术语和大词就能让人印象深刻。

读者不喜欢哗众取宠，只需要清楚的信息。

5.少用感叹号。

过分使用只会削弱感叹号的感染力。并且千万不要在一个句子后使用超过一个感叹号。

埃尔莫·伦纳德曾经写道：“10万字的文章中感叹号的出现的次数应少于2-3次。”《卫报》编辑斯图亚特·杰弗里斯指出：“也就是说，平均一本半书里才有一个感叹号。”“在特里·普拉切特的《碟形世界》系列小说第九本中，其中一位主角艾瑞克坚持认为‘过多使用感叹号是心理不正常的表现。’”

6.邮件最好不要超过5句话。

42Floors创始人贾森·弗里德曼建议：“我知道这很难。你有那么多重要的东西要说。但是，让收件人读邮件比把所有的解释都放在那儿更重要。3句话是最好的。你的目的是让收件人能够轻易地通过智能手机马上回复。”

7.大声地读出来。

将写的东西在发给别人之前，大声朗读。这样可以排除打印错误，漏字或者其他你没有发现的错误。