浅议高校电子图片档案管理及其应用论文

2017-03-19

浅议高校电子图片档案管理及其应用全文如下：

档案管理可分为档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用等8个方面的工作，这8项工作彼此间相对稳定「‘」。随着档案管理现代化的发展，电子图片档案管理系统被逐渐应用于各大高校，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自作用，仍需不断完善。

一、我校电子图片档案管理现状

随着经济发展和教育普及，高校学生的人数逐年增多，面对庞大的学生人数和教职工人数，各高校档案管理系统存在一定问题。目前，我国高校档案管理系统存在以下问题，具体情况如下:

①工作量大:高校档案管理所处环境较为特殊，每年都会面临着大量学生进校和毕业，这就意味着学生数据需随时进行变动，因此高校档案管理系统会存在数量大，变动频繁目_复杂等难点，加上档案管理系统应用时需配用大量专业人员对系统进行维护和应用，这对学校都是来说必不可少的巨额开支;

②电子信息化应用程度及范围较低:目前，各大高校仍以纸质档案为储备学生数据的主要方式，电子管理系统仅被简单应用于学生信息检索、交换、备份等低级功能上，电子档案管理应用仍处于初级阶段，未达到充分使用的层次;

③档案管理操作无一定标准纲领:因各个高校的实际情况不同，其管理系统也各不相同，因此各高校所设定的制度和规范也存在一定差异，因此各档案管理系统大不相同，急需规定范围，形成统一规范;

④档案管理在各高校中地位普遍较低:目前档案工作在学校的地位普遍较低，在学校机构改革中，不少档案的地位又被削弱，只看到其服务功能，而忽视了其行政协调、监督指导的职能。

二、我校电子图片档案管理系统分析

电子图档管理系统能够自动、实时、完整、准确的收集归档CAD电子文件，对收集归档的电子文件施行有效的管理和控制，实现CAD电子文件从设计、打印、收集归档、统计、在线浏览图形、检索借阅、文件管理等全过程的信息化管理图。在高校电子图片档案管理系统中，图片在归档的过程中应包含管理信息、内容信息、属性信息和归档信息4个方面的内容。管理信息应当包括存放地点、保管期限等等;内容信息包括文字说明、拍摄者、拍摄口期等等;属性信息应当包括图片类型、分辨率等等;归档信息包括归档人、归档日期等等。

三、高校电子图片管理系统的应用

1.电子图片档案具有的优点

①操作过程简便，能够极方便的对其进行增加、删除、修改等操作，且进行修改后并不会留下修改痕迹，有效保证整个档案页面完整、整洁;

②资源传输方便快捷，能够实现资源的共享。在现实的阅读过程中，若是纸质档案就只能提供给能够接触该纸质档案的人进行阅读，而针对电子图片的管理档案，由于此类电子档案是由计算机以及网络技术进行处理的，因此能够避免受到该限制，摆脱纸质档案在时间以及空间上存在的制约;

③不会占用较大的存储空间，纸质文件数量会不断增长，但实际的存储空间确实有限的，两者之间一直以来都存在着激烈的矛盾，但若使用电子图片档案进行管理，电子档案不会占用较多的空间，便能很好的将矛盾有效解决;

④文件进行复制的过程中，电子文件能够有效避免信息和数据的丢失。由于在实际操作中，纸质文件进行复制或是缩微品进行拷贝时，经常会导致清晰度的下降、畸变、信息的丢失等等问题，与电子图片档案进行比较，纸质文件具有较大的不足之处。因为电子图片档案进行复制时，由于信息处理过程是信息化的，极少出现该类问题，因此电子档案在文件进行复制和拷贝的过程中，更能避免文件信息、内容、数据等的丢失和缺损。

2.电子图片档案缺点

首先是其储存的安全性，安全性对于系统的正常运行和内部资料的保密极为重要，电子档案采用的录入方法完全相同，各文件之间差异性较小，特征性较差，因此文件一旦受到侵害则不易被发现;其次技术支持不全面，电子档案的特殊性使文件的保管条件和保管期限等存在局限性，需重视解决;最后高校的档案管理人员专业知识掌握程度较低，不能完全掌控档案管理的相关工作，为其应用带来极大影响。

3.解决措施

针对以上系统在我校应用时存在的问题进行总结并采取相应措施，具体如下:

①规范化原则:是电子图档应用中的重要原则，我校要制定规范、严格、科学、合理的管理制度，以便系统正常运行，同时我校的原有档案的数据化工作应按特定规格进行，确保其真实性;

②确保档案的安全:由于电子图片档案能在不同载体上进行相互转换，虽能保证图片的真实性，但不能保证其原始性，因此，我校的档案管理人员应详细了解计算机功能以便对档案系统进行全面维护;

③加强控制和管理工作:首先要对权限关系进行划分，分级管理，避免越级管理;其次是加强拷贝的严密性，使用者在使用权限后，系统要对使用者得到的信息进行及时拷贝，以便查询，最后是加强安全措施，保证系统的使用安全;

④加强人才队伍建设:我校现存系统技术人员较少，目_水平较低，大多只会使用电子图片档案的简单功能，我校要加强对相关人员的技术培养，定期学习，以便更好地使用系统，为我校学生及教职工服务。

四、结语

我们己经步入了信息时代，随着计算机技术的飞速发展，信息电子化、各类档案的信息化管理己经成为了大流。而作为信息存储量巨大的各个高等院校，进行电子档案的管理是很有必要的。现如今，电子图片档案管理系统己在各高校广泛使用，然而，电子图片档案管理作为新兴技术，必然是存在不足和缺陷的，要根据各个高校具有的实际情况进行分析管理，逐步的完善管理系统，加强硬件和软件的同步修缮，以便更好地为广大师生和社会服务。

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