文秘应遵循规章制度

第一条 文秘处的档案管理工作由文秘负责，对文秘处的所有文件进行分类，归档，整理，并及时对各项工作进行总结，在例会上向矿长 领导汇报情况。此外，听取各部的意见和建议，及时总结经验，为文秘处的各种活动提供咨询，以方便各部门开展工作。

第二条 文秘处档案分类为：会议记录、干部档案、奖惩记录、工作计划预算及工作总结、各部门学期活动记录。有关档案都将据此分类。

第三条 各部门的各类档案应由门米处专柜保管，凡大型活动的方案、总结及有关材料应整理为大事记录，除本部门存档外还应送一份到文秘处存档。

第四条 文秘处各职能部门每学期初(第1周)应向领导呈交一份详细的工作计划及预算。学期末(第18周)，各部门应将本学期工作进行总结，整理制作各部门本学期活动记录文档册。 第五条 部长级别以上(含部长)的干部每学期必须递交一份详细的述职报告介绍任职期间的工作内容及工作经验教训，并存入档案。

第六条 各部开展大型活动应作详细的活动计划预算、活动记载、宣传文稿、活动图片及音像、活动总结等应认真记录活动开展情况，并及时交至秘书处存档。

第七条 干部的奖惩情况必须存档。

第八条 凡文秘处集体获得的奖品、纪念品，作为工作成绩的体现，必须交秘书处妥善处理、记录、存档，不得遗失。

第九条 属于秘书处的报刊、杂志，由秘书处统一管理、存档，任何人不得私自占用。

第十条 文秘处全体干部的个人档案需认真填写，不容许造假，隐瞒事实和乱涂乱画。

第十一条 各部将材料交到文秘处后，由文秘处按部门、类型存档。各部门如需查阅，归还时必须放还原位，并不得有缺损。

第十二条 各类档案是矿领导、文秘处对各部门工作表现作综合评价的重要依据，也是文秘处对文秘处干部进行考核和评优的依据。各部门应该认真对待。

第十三条 日常档案管理工作办法：

1、文秘处各部门应有专门管理档案的管理员，负责日常档案收集、整理、保管本部档案。

2、 由档案管理员定期进行清理和检查，如有遗失或残缺应立即汇报并进行补救，对于事故的负责人视情节轻重给予处罚; 3、 档案一般不外借，外部门如需外借，须经文秘长同意。借阅档案必须有证明，没有证明的一律不予借阅。借阅档案须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。 4、 请各部负责档案的档案员与文秘处加强联系，沟通思想，交流经验，以利于档案工作的发展.

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