秘书沟通交谈礼仪

2017-06-14

秘书最常用的就是沟通礼仪了,那么你知道沟通礼仪有那么规范吗?下面小编给大家介绍关于秘书沟通礼仪的相关资料,希望对您有所帮助。

秘书沟通礼仪

(1)语言与话题的选择

在对外交往中,选用的语言是有讲究的。

在正式的官方活动中:需要使用本国的国语,以体现国家主权的尊严。

在非官方的商务活动中:可以使用国际通用的语言或是双方都懂的语言,或者配备翻译。

话题的选择,不仅仅是技巧问题、礼仪问题,有时甚至可以成为政治问题,以致造成外交方面的纠纷,所以务必要小心.

以下的话题,是应该避开的:

①政治话题。

②个人隐私问题。

③非议他人

④庸俗下流的话题。

(2)谈话的态度

在对外交往中,我们总会发现双方的观点、处理问题的方法有许多不同之处。

在谈话态度上表现在以下几个方面:

①诚恳坦率。

②明确直率。

③坚持原则。

(3)声音与语气

在涉外工作中,秘书特别要注意控制自己的音量。中国人说话的声音一般比较大。但在国际礼仪中,以说话声音适度为有修养。

所谓的适度:是以能让参加者听清而不影响其他的人为准,这样的音量相对于中国人来说是偏低的。

另外,语气很重要:

一方面语气要体现礼貌,多用谦词敬语;

另一方面,不论对方单位规模多大、多么著名,己方也要不卑不亢,不能曲意奉承、委曲求全,以至于丢失了自己的人格和国格。

(4)倾听者的礼貌

作为倾听的一方,相对比较被动。

倾听者应该学会从谈话中获得有益的信息。

作为倾听者,要和说话者有眼光上的交流和语言上的呼应。

五、姿态举止的礼节

1.正确的站姿、坐姿、行姿

正确的站、坐、行姿态是其他礼节的基础,是举止正派的表现。

正确的站姿关键要把腰挺直,收腹、挺胸、收臀;头要正,要有向上顶的感觉,目光平视前方,双臂自然下垂;腿要并拢,脚后跟要贴紧,脚尖微微外撇。

男性的腿可以分开一点。不可以靠着墙或门框站着,这样容易让人觉得散漫、懒惰甚至不正派。从上身看,正确的行姿要基本像站立一样挺拔,重心略向前倾,双臂自然摆动,双眼目视前方,头要端正。步幅可以根据个人的身高来调整,身高腿长,步幅就大,个子矮小,步幅就小。另外,服装也影响行姿,女性穿裙装,走路忌讳八字脚、驼背含胸。

在公务场合、涉外场合,坐姿一定要端正。正确的坐姿是:

落座轻稳,坐下后不松懈。特别是坐沙发时,不能像抽去骨头似的堆在那里;双肩平正放松,两手自然放于腿上,也可以一臂弯曲放在沙发扶手上,掌心向下。

男性双腿可以分开约一拳的距离,女性腿要并拢,绝不能叉开腿坐,特别是在穿短裙时更要注意;也可以双腿斜向一方,双脚交叉,双膝靠拢。

在一般场合下,跷腿是可以的,但不能抖腿,更不能把鞋挑在脚尖上。在比较严肃的场合,坐椅子面积的三分之二就可以了。如果对方是很重要的客人,与之谈话时,身体可以略略向前倾,而不要靠椅子背。

2.手势的运用

适当地运用手势有助于表达自己的想法,但频率不可以过高,幅度不宜过大。在涉外场合中,还要看交往对象。

英国人较为拘谨,举止较为沉稳,幅度小;

美国人大多性格外向,手势幅度相对大。

特别需要注意的是:我们的一些习惯性的手势,在涉外场合最好不要用,以免引起误解或造成失礼。

指示的手势应该使用右手,四指并拢,大拇指自然张开来指点远处的事物或人。要指出近处文件中的某行字,可以使用右手食指。与阿拉伯国家或者印度人打交道时,一定不要使用左手做这些事情,因为他们认为左手不干净,用左手是对他人的冒犯。

表示胜利和成功时:右手食指、中指向外伸出,构成一个英文字母“V”字,用以表示胜利。运用这一手势时,一定要使掌心向外。

表示事情顺利时:有些人爱用右手的拇指和食指做成一个圈,其余三个手指伸出,表示“OK”,一切顺利,在美国可以这样示意;在日本则表示钱;而在南美洲的巴西,则表示非常下流的意思。

指点自己不要使用右手食指或者大拇指,这样会显得很粗俗。在与外宾谈话当中,若涉及自己时,可以伸出右手,手指并拢,手掌朝向身体,轻轻按在左胸前,这样既文明又显出自尊自信的内在修养。

当然手势的运用也要因人、因场合而定。秘书自己要处理好,在必要时也要提醒领导。

1)伸食指以食指指人,很多东方国家认为是不礼貌的,在西方国家则认为这是批评、嫌恶被指之人,在我国,却只是指一下罢了。弯曲食指,我国表示“9”,到了美国就成了召唤人了。竖起食指,除了像我国习惯可以表示“1”以外,法国人以此表示“请求提出问题”,缅甸人以此表示“拜托”,新加坡人以此强调重要性,在澳大利亚,却表示“再来一杯啤酒”。

2)伸拇指翘起拇指,可表赞扬之意,亦可表“为首”、“为大”。但在澳大利亚,这有恶意骂人的含义,意大利人又以此表数字“尸,而英国人则表示他想搭车。

3)其他指势竖起二指呈“V”型,我国表示“2”,英语国家表“成功”、“胜利”;但手心向内的竖起二指却是侮蔑性的。拇指食指曲成圆圈,掌心向外,再竖起另外三指,便是“OK”手势,这在美国表示同意首肯,在法国表示“o”,在印度表示正确,在泰国表示“没问题”,在日本、韩国表示金钱,在巴西表示引诱女人,在突尼斯表示傻瓜、无用。此外,表“5”以上,“10”以内的数,外国人不用一只手比划,当然也不明白我国用一只手表示的这些意思。

4)左手在许多地方,人们认为左手是不干净的,因此必须以右手为尊,右手为贵。不能以左手收受礼物、递接东西,不能以左手吃饭。在印度、泰国、印尼、阿拉伯国家和一些非洲国家都如此。

5)其他动作我国年长者抚摩小孩头顶以表喜爱,而在佛教国家则万万不可。阿拉伯人喜欢触摸对方,并闻对方的气味。我国以点头表同意,摇头表否定,但在阿尔巴尼亚、保加利亚、尼泊尔等国恰好相反,点头否定,摇头才是肯定。日本人点头不表同意,只表理解,而阿拉伯国家点头只是礼貌而已。

双臂交叉置于胸前,许多地区认为既不雅观亦无含义,而斐济却以这一身姿表示对说话者的倾听和敬重。招呼饭店服务员,西班牙人吹口哨,非洲人敲打桌子,这在他们都是合乎礼仪的。

3.适当的表情

在涉外活动中,秘书人员的待人态度和表情异常重要。可以说,秘书是组织形象的代表,管理水平、人员素质都会通过秘书的形象反映出来。

概括起来,主要有以下几种情况:

①公务注视。在公务活动中的严肃场合,目光应该注视对方双眼以上的额头部位。

②社交注视。在社交场合,目光应该注视对方双眼以下、下颚以上的部位。

③亲密注视。这种注视适用于亲朋好友之间,或是恋人之间、夫妻之间,即目光注视对方的上半身。

场合越是严肃,目光就越是不能到处游动,越要稳定一些.

微笑的人使人感到和蔼可亲,可以信赖,让人紧张的心理为之放松,所以,国外的单位都把微笑作为雇员接待顾客的重要礼节。

能够微笑着接待来访的客人,并不容易做到,这需要经过一番训练或者磨炼才能做到,要控制自己的不良情绪,不以自己的喜好来对待客人。

4.进餐礼节

(1)饮酒礼节

中餐餐桌上可以同时上啤酒、白酒、葡萄酒,西餐餐桌上只上葡萄酒。

中餐的礼节之一是向客人劝酒敬菜,客人喝得多,主人会觉得有面子。

西餐礼节是分餐制,主宾互相敬酒,但不劝酒。主人认为客人喝多少酒是客人自己的事情,应该尊重客人的选择。这点上,充分体现了中西方文化的差异。

(2)中餐礼节

中餐最为重要的礼节是使用筷子的礼节。

有六个方面的禁忌应予以注意:

第一忌讳把筷子插在饭碗里;

第二忌讳用筷子敲打餐具;

第三忌讳吸吮筷子后再去夹菜;

第四忌讳使用自己的筷子为客人夹菜;

第五忌讳夹菜时在盘中翻检;

第六忌讳连续夹菜而不用饭。

建议在宴请外宾时,不要为他们夹菜,哪怕是使用公筷。为了表示热情友好的礼节,可以向其介绍各种菜肴的做法、口味,随其选择。

中餐的汤很烫,和西餐完全不同。汤上来之后,应该提醒外宾注意这一点。不能用嘴去吹凉或者使用勺子来回搅。放在一边稍微凉一凉即可。

(3)西餐礼节

首先,要了解西餐的“4M原则”:第一:Menu,精美的菜单;第二:Mood,迷人的气氛;第三:Music,动人的音乐;第四:Manners,优雅的礼节。西餐宴会自始至终要贯穿这"4M原则”

其次,要重点了解其中的第四个原则,即“优雅的礼节”。西餐桌前的一举一动,都有讲究的礼仪规范。现简单介绍如下。

1)入席:赴西式宴会应首先向女主人招呼握手,然后再转向男主人,这是西方的习俗,颠倒了次序是失礼的。女主人的右边是男主宾,男主人的右边则是女主宾。男宾入席时如发现左边有女宾时,应替女宾拉开椅子,待其就座后,方可自己坐下,女宾此时也应表示感谢。

西式宴会上一切以女主人的行动为准。女主人如起立迎客,或举杯祝酒,大家都应陪同起立、举杯,以示礼节。

2)餐巾:餐巾是西餐特有的。入座后摊开餐巾或离座前收起餐巾,都要以主人为先。干杯、致词,或中途要临时离席,可将餐巾放在椅子上。宴会结束离席时,应将餐巾大致折叠一下放在桌子上,表示不想再吃了。用餐中途可用餐巾轻轻擦去嘴边和手上的油渍和脏物,女士要注意擦嘴时不要让口红弄脏餐巾。不能用餐巾来擦餐具和桌子。

餐巾的使用方法

当作指挥信号。西餐的一个礼节是一切听从女主人的安排.宴会开始的信息是女主人拿起餐巾,结束的信号是女主人拿起餐巾沾沾嘴,然后把餐巾放在桌上。

用来保护服装。餐巾打开后对折,放于大腿上,用来保护服装。不能围在脖子上或塞在衣扣里。

餐巾只能用来擦嘴、擦手指尖,而不能用来擦脸和脖子。

3)刀叉的使用:西餐的餐具是刀、叉、勺。左手持叉,右手持刀或者勺。

刀叉不可以碰响餐具,不可以手持刀叉比比划划。

咖啡勺、茶勺只能用来搅拌,而不能用来盛咖啡或者茶来喝。刀叉是西餐中最主要的进餐用具。习惯用法是左手持叉,右手握刀。欧洲式吃法是:左手用叉按住食物,右手将食指按在刀背上,用刀把食物切成小块,再用左手握的叉子叉住切下的小块食物送人口中,切下一小块吃一小块。美国式吃法稍有不同,即按上述方法将食物切成小块后,将刀斜放在盘子上,腾出右手改持叉子将小块食物送人口中,甚至可以将叉齿向上,把食物铲着送人口中,然后,叉子再改用左手持,右手再持刀切割,周而复始。不论哪种方式,都必须切割一块吃一块,而不能将盘中食物先全部切碎,再持叉一块接一块吃。有的食物如用叉子可以分割,就不一定非用刀不可。

盘中的食物如需推移,应用刀推移,必要时可用左手持刀推移。不能转动盘子以转变食物堆放的方位。所有的食物,都要用叉子取食,切忌用刀叉着进食。吃面条也是用叉,但要用叉卷起来送进口,不可挑起来吃。刀、叉等餐具用毕后,要放置于盘碟上,不能放在碗内。

刀叉取用的顺序,按上菜的顺序由外向内取用,吃一道菜,用一副刀叉,用完后将刀叉并排放在盘中央,刀右叉左,叉面向上,汤匙把向着自己,表示用餐完毕,服务员见了会将餐具撤走。如有事暂离餐桌,可将汤匙斜放,刀叉交叉摆放在盘中或摆成八字形搁在盘边,刀叉头均朝外,这表示还没有吃完,服务员就不会来撤去餐具。千万不要把刀叉并在一起横放在盘子上,头向左前方,刀刃对着自己或他人,这是西餐桌上的禁忌。

4)就餐:西餐的菜肴由左边上,饮料由右边上。大型宴会通常由服务员用大托盘托着菜肴至宾客面前,由宾客自己取食。宾客对每一道菜多少总要取一点,放人自己的盘中,尽量不要多取吃剩。西餐的上菜顺序是:面包、汤、各类菜肴、甜点、水果、咖啡或红茶。正式宴会的内容可能更加丰富。

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