秘书个人礼仪之我见

2017-05-27

自有礼仪以来,人们对于举止和礼仪的关系就十分重视。那秘书个人礼仪是怎样呢?下面是小编搜集整理的一些内容,希望对你有帮助。

秘书的个人礼仪

迎送礼仪

当客人来访时,你应该主动从座位上站起来,引领客人进入会客厅或者公共接待区,并为其送上饮料,如果是在自己的座位上交谈,应该注意声音不要过大,以免影响周围同事。切记,始终面带微笑。

名片礼仪

递送名片时应用双手拇指和食指执名片两角,让文字正面朝向对方,接名片时要用双手,并认真看一遍上面的内容。如果接下来与对方谈话,不要将名片收起来,应该放在桌子上,并保证不被其他东西压起来,这会使对方感觉你很重视他。参加会议时,应该在会前或会后交换名片,不要在会中擅自与别人交换名片。

介绍礼仪

介绍的礼节是行为大方得体。介绍的原则是将级别低的介绍给级别高的;将年轻的介绍给年长的,将未婚的介绍给已婚的,将男性介绍给女性,将本国人介绍给外国人。

握手的礼仪

愉快的握手是坚定有力,这能体现你的信心和热情,但不宜太用力且时间不家过长,几秒钟即可。如果你的手脏或者很凉或者有水、汗,不宜与人握手,只要主动向对方说明不握手的原因就可以了。女士应该主动与对方握手,同时不要戴手套握手。另外,不要在嚼着口香糖的情况下与别人握手。

秘书的举止礼仪

尊重

秘书在工作中往往代表着机关和领导,应当对交往对象给予充分的尊重,体现“尊重在先”的原则。

例如,秘书在与他人交谈时,不应站在或坐在高于对方的位置上,以免给人造成“居高临下”的感觉。不可将自己的头部仰靠在椅背上,也不宜高翘“二郎腿”,更不能将脚尖抬起,直指对方,避免给对方形成散漫、傲慢的印象。倘若对方是一位异性,还须与之保持一定的距离,以免让对方感觉不便,或产生误解。

交谈过程中,应两眼注视对方,精神饱满,神情专注,并不时点头表示正在倾听。此时如果举目四顾,心不在焉,神情倦怠,就容易被认为对谈话漫不经心或不耐烦;如果手舞足蹈,指手画脚,高谈阔论,就会使对方觉得你目中无人、狂傲轻浮。

自然

秘书举止以自然为宜,切忌虚假、做作、呆板、局促、勉强。

例如,秘书在与人交往中宜以微笑表示亲切和热情,而不宜满脸堆笑或强作欢颜,这样容易给人造成刻意逢迎的感觉。再如,欣喜时可以露出自然的笑容,不宜歪脑袋、挤笑靥、旁若无人地大笑不已。做手势时宜并拢四指,切忌高翘小指。在与熟人相处时要不失亲切,略可随意,而不宜正襟危坐、不苟言笑。

稳重

秘书工作繁杂、琐碎,但又不容有疏漏,这就要求秘书举止要稳妥可靠,有条不紊,忙而不乱。只有这样,才能展现出自己独特的内涵。

例如,在汇报工作时,应神态安详,口齿清晰,谈吐自如。在取物品时,要先看清情况,然后眼到手到,驾轻就熟。在会议室入座时,要小心翼翼,轻稳就座,不可摇摇晃晃,东踩西踏,将座椅拉得乱响,有意无意地制造扰人的噪音。在敲门时,应用手指轻叩,不宜拳擂、脚踹;关门时,应用双手轻轻推上,不可用力猛甩,或是用脚踢上。遇到某些意外情况时,应处变不惊,沉着应对,而不应大呼小叫,上蹿下跳,人为地渲染紧张气氛。

端庄

秘书的静止姿态以端庄为要。

我国传统上有“站如松,坐如钟,卧如弓”“头容正,肩容平,胸容宽,背容直”“颜色:宜和、宜静、宜庄”等一系列的礼仪要求,讲的都是举止中的端庄之美,这些要求对于秘书也是适用的。

大方

秘书的举止要洒脱、大气,不要拘谨、小气。

例如,在交往中,不论对方地位高低,都应自然地注视对方的眼睛。如果始终不敢正视对方的眼睛,或是自己的目光与对方的目光稍一相遇,便立刻躲避开来,往好里说,是害羞和小家子气;往坏里讲,则会被理解为心虚气短或心怀鬼胎。

优雅

秘书的举止若能做到优雅、脱俗,那就达到了举止礼仪的高级境界。

工作中,有些低俗、不雅的举止可以说是秘书工作者之大忌。例如,有些同志不顾场合,在他人面前挖鼻孔、掏耳朵、剔牙齿、抠眼屎、甩鼻涕、打喷嚏、修指甲、抓痒痒、拽袜子、脱鞋子,就是很不雅观又很不礼貌的行为。又如,虽然人们对女士处处优先,比较宽容,但是有些女性秘书的举止却并不得体,有的脚穿带有铁钉的高跟鞋,敲击地面“咚咚”作响;有的在大庭广众之下无所顾忌地化妆、补妆;有的在众人面前有意无意地叉开双腿站立,甚至蹲、坐,这些“非淑女动作”都有碍观瞻,有失体面。

古人云:“腹有诗书气自华。”在举止上表现得舒展得体,符合礼仪,是一个人内心充实、视野开阔的表现,是其阅历和自信心的自然流露。作为秘书人员,除了要悉心研习技巧外,还须努力学习,饱读诗书,加强修养,提高精神境界。只有这样,才能在潜移默化之中养成优雅的气质和风度。

秘书的交谈礼仪

一要表情自然

第一,专注。交谈时目光应当专注,或注视对方,或凝神思考,从而和谐地与交谈进程相配合。眼珠一动不动,眼神呆滞,甚至直愣愣地盯视对方,都是极不礼貌的。目光东游西走,四处“扫瞄”,漫无边际,则是对对方不屑一顾的失礼之举,也是不可取的。如果是多人交谈,就应该不时地用目光与众人交流,以表示彼此是平等的。

第二,配合。交谈时可适当运用眉毛、嘴、眼睛在形态上的变化,来表达自己对对方所言的赞同、理解、惊讶、疑惑,从而表明自己的专注之情,使交谈顺利进行。

第三,协调。交谈时的表情应与说话的内容相配合。与上级领导谈话,应恭敬而大方;与客人谈话,则应亲切而自然。

二要说话礼貌

第一,注意语音。与人进行交谈时,尤其是在大庭广众之下,必须有意识地压低自己说话时的音量。最佳的说话声音标准是,只要交谈对象可以听清楚即可。如果粗声大气,不仅有碍于他人,而且也说明自己缺乏教养。

第二,注意语态。与人交谈时,在神态上要既亲切友善,又舒展自如、不卑不亢。自己说话时,要恭敬有礼,切忌指手画脚、咄咄逼人。最佳的语态是平等待人、和缓亲善、热情友好、自然而然。当别人讲话时,则要洗耳恭听,最忌三心二意、用心不专。最佳的语态是积极合作、认真聆听、努力呼应、有来有往、专心致志。

第三,注意语气。在与别人交谈时,秘书的语气应当和蔼可亲,一定要注意平等待人、谦恭礼貌。讲话的速度稍微舒缓一些,讲话的音量低一些,讲话的语调抑扬顿挫一些。在交谈时既不要表现得居高临下,也不宜在语气上刻意奉迎,故意讨好对方,令对方反感。同时,在语气上一定要力戒生硬、急躁或者轻慢。

第四,注意语速。在交谈之中,语速应保持相对的稳定,既快慢适宜,舒张有度,又在一定时间内保持匀速。语速过快、过慢、或者忽快忽慢,会给人一种没有条理、慌慌张张的感觉,是应当力戒的。

三要举止得体

第一,善于运用举止传递信息。例如,发言者可用手势来补充说明其所阐述的具体事由,适度的举止既可表达敬人之意,又有助于双方的沟通和交流。

第二,避免过分或多余的动作。与人交谈时可有动作,但动作不可过大,更不要手舞足蹈、拉拉扯扯、拍拍打打。为表达敬人之意,切勿在谈话时左顾右盼,或是双手置于脑后,或是高架“二郎腿”,甚至修指甲、挖耳朵等。交谈时应尽量避免打哈欠,如果实在忍不住,也应侧头掩口,并向他人致歉。尤其应当注意的是,不要在交谈时以手指指人,否则就有污蔑之意。

四要遵守惯例

秘书在交谈时往往还能够通过一些细节来体现自己的谈话态度,在这些细节的处理上要遵守一定的既成惯例。

第一,注意倾听。秘书在交谈时务必要认真聆听对方的发言,以表情举止予以配合,从而表达自己的敬意,并为积极融入到交谈中去做最充分的准备。切不可追求“独角戏”,对他人发言不闻不问,甚至随意打断对方的发言。

第二,谨慎插话。交谈中不应当随便打断别人说话,要尽量让对方把话说完再发表自己的看法。如确实想要插话,应向对方先打招呼:“对不起,我插一句行吗?”所插之言亦不可冗长,一句两句点到为止即可,不能接过话茬就开始长篇大论,完全不顾及对方的感受,也不管对方是否已经阐述完毕。

第三,重视交流。交谈是一种双向或多向交流过程,需要各方的积极参与。因此在交谈时切勿造成“一言堂”的局面。自己发言时要给其他人发表意见的机会,别人说话时自己则要适时发表个人看法,互动式地促进交谈进行。同时,要以交谈各方都共同感兴趣的话题为中心,并利用双方均能接受的方式进行。若发现话不投机,需及时调整话题。

第四,礼让对方。在与他人进行交谈时,不要以自我为中心,而忽略了对对方的尊重。正常情况下,在谈话中不要随便否定对方或是质疑对方,不要动辄插嘴、抬杠,不要一人独霸“讲坛”,或者一言不发、有意冷场。

第五,委婉表达。在陈述自己的见解时,应该力求和缓、中听,不仅要善解人意,而且要留有余地。即使是提出建议或忠告,也可以采用设问句,最好不用有命令之嫌的祈使句。在任何时候,都不要强人所难。

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