单证销毁管理规定

2017-06-17

一、单证销毁的定义和范围

单证的销毁，是指对因故应该销毁的单证进行实物销毁。单证销毁的具体范围和原因有：因停售险种、错误印刷、改版、过期等确实不再需要的未使用单证，或其他已经丧失使用价值的未使用单证;其它不再需要保留的单证(不包含其他作为公司档案管理的单证)。

各机构清理的需要销毁的单证，应该由各分公司(二级机构)汇总向总公司提出申请，经总公司相关部门审批，编造销毁清册并签字后方可进行实物销毁。各二级机构无权自行作出销毁的决定。具体流程如下：

1、由需要销毁单证的部门(或三级机构)提出销毁申请，需要填写《内

部工作签报》，说明单证销毁的原因和《拟销毁单证清单》(详见附件1)，并经过部门单证员、部门(或三级机构)负责人签字。报二级机构财务部(三级机构还需要二级机构相关部门)和机构负责人审批。

2、二级机构财务部对部门报送的销毁签报进行审查核实，尤其对其中有价单证的数据要与业务系统和相关台帐数据核对一致。对三级机构上报的单证销毁申请，由二级机构对应业务部门和财务部共同签批。经过财务部和业务部门签批的签报，报机构负责人审批签字，然后报总公司财务部。

3、总公司财务部收到机构关于单证销毁的申请签报后，视单证使用责

任人所属部门，报总公司相关部门签批，总公司相关部门主要就单证宏观管理方面进行审批和检视，总公司财务部主要就有价单证数据、销毁单证成本等方面进行核实审批。各部门会签完毕，交总公司财务部统一传真至机构。

4、各机构接到总公司统一销毁的批复后，应由申请部门编造销毁清册，由申请部门、财务部、办公室单证管理员和部门负责人共同签字。凭销毁清册，并至少有以上三方代表到位，对单证进行现场监督销毁。尤其是有价单证的销毁，必须现场监销。销毁单证的清册作为财务档案保存。

5、在生产系统中对已经销毁的有价单证作“作废回销”处理(单证的状态须为“个人领用”状态)。

各机构销毁可以销毁的单证时，对其中部分单证(如条款、彩页、费率手册等)应保留适度数量的库存，作为保全等业务使用。

对于不需要的单证，各机构应及时清理销毁，至少每年要集中清理销毁一次。各机构财务部需要同时冲销已销毁单证的价值，真实反映单证物料用品的库存价值。对其中的收费单证，还应冲减实物管理责任人的库存。

各机构对因个人的责任造成巨大浪费的，应对责任人和部门给予通报批评、警告、记过和相应的经济处罚。

对二级机构因单证的征订、管理不力，导致巨大浪费的，总公司将给予通报批评或其他处罚。

本通知自发文之日起执行。以前相关规定与本通知有冲突的，以本通知为准。执行中有何问题，请咨询总公司财务部程丽彬8313、张琴8316。

特此通知

二○○四年三月十五日

附件1：

拟销毁单证清单

2、有价、非有价单证应分类小计数量和金额，合计等于有价和非有价的总和。 3、销毁原因下填写每种单证的销毁金额。

4、在上报此表书面签字件同时，以EXCEL表格报送总公司财务部一份。

部门(三级机构)单证管理员：部门(三级机构)负责人：

二级机构财务部单证管理员：

二级机构财务部

负责人：

二级机构分管领导：