公司公文管理相关规定

2017-06-12

本管理规定适用于公司各类办公文件的处理,如使用公司红头稿纸附件公文样本,下面小编给大家介绍关于公司公文管理相关规定的相关资料,希望对您有所帮助。

公司公文管理相关规定如下

一、目的

为规范公司各类办公文件的管理,提高工作效率,根据国家相关规定,结合公司实际情况,特制定本管理制度。

二、适用范围

本制度适用于公司各类办公文件的处理。

三、常用公文文种

1、公文包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共计15个种类。

2、我公司用的公文种类有:通知、通报、报告、请示、函、纪要、决定等。 通知:适用于发布和传达公司内部事项;

通报:适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要事项; 报告:适用于向上级单位汇报工作,反映情况,答复询问;

请示:适用于向上级单位请求指示和批准;

函:适用于不相隶属单位之间的商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项;

纪要:适用于记录、传达会议情况和议定事项;

决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员等。

3、公文保密等级分为:绝密、机密、秘密、一般文件。

四、版面要求

1、纸张尺寸:

公文用纸一般采用国际标准A4 型纸(210mm×297mm),特殊形式的公文用纸,可根据实际需要确定。

2、版面页边距:上:2.8厘米,下2.8厘米,左2.5厘米,右2.5厘米。如使用公司红头稿纸(附件1《公文样本》)。

2.1 字体和字号:如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字,特殊情况可以进行适当调整。

2.2 文字的颜色:如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。

2.3 装订:公文应左侧装订,不掉页。

五、公文内容要素划分及格式要求

公文内容要素分为版头、主体、版记三部分。版头指公文首页红色分隔线以上的部分;主体指公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分;版记则是指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分记。

1、版头:字体为仿宋,加粗,文字颜色为红色;分隔线为2.5磅粗的直线。文字和分隔线均居中。

2、主体:从版头下空一行开始编排,文字颜色为黑色,从左到右横写、横排。正文行距为单倍行距,特殊情况可以进行适当调整。

2.1 标题:一般用2号宋体字,加粗,编排于红色分隔线下空一行的位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

2.2 发文字号:一般用3号仿宋字,编排在标题下方,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“[]”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。

2.3 正文:一般用3号仿宋字,编排于发文字号下空一行的位置,每个自然段左空二字,回行顶格。数字、年份不能回行。

2.4附件说明:如有附件,在正文下空一行,左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

2.5发文单位署名、成文日期和印章:一般距离正文(或附件说明)一行,发文单位一般向右对齐编排,成文日期居于发文单位之下,以发文单位为准,居中编排。成文日期中的数字应用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。印章用红色,要端正、居中下压单位全称和成文

日期,不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下署名、印章或成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。

2.6附注:如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

2.7附件:附件应另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题用2号宋体,加粗,居中编排。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

3、版记

3.1版记中的分隔线:版记中的分隔线与正文边距等宽,分隔线用0.75磅直线。首条分隔线位于版记中的第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一页的下边缘重合。

3.2主送、抄送部门:一般用4号仿宋字,在印发日期之上、左空一字编排。“主送”“抄送”二字后加全角冒号和报送部门全称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个报送部门名称后标句号。既有主送部门又有抄送部门时,主送部门应置于抄送部门之上一行,之间不加分隔线。

3.3印发单位和印发日期: 印发单位和印发日期一般用4号仿宋字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。版记中如有其他要素,应将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开。

3.4页码:一般用4号宋体阿拉伯数字,居中编排。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

六、公文处理

1、收文处理

收文处理程序包括:登记、填写《文件呈阅表》(附件11)、按照《收文流程》(附件12)进行分送、承办、催办、答复、存档等。

登记。公司所有公文均应做好记录。公司内部公文,原则上对口受理;其他外部收文,如无明确目标部门,则统一由办公室负责处理。办公室收文后,应逐件清

点,核对无误后,填写《文件呈阅表》,做好编号。

分送。根据公文内容、要求和工作需要,确定公文的分送范围,将公文与《文件呈阅表》一并交由公司领导批示。

承办。按照公司领导的最终批示,将公文及时送达承办部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文还需明确办理时限。承办部门对交办的公文应及时办理,有办理时限要求的应在规定时限内办理完毕。

催办和答复。收文部门要及时了解公文办理进展情况,督促承办部门按期处理完毕,紧急公文可由专人负责催办。对公文的办理结果,收文部门应及时答复来文单位。

存档。收文流转结束后,由办公室归档,以确保文档的完整。

任何部门和个人收到公文,应及时送办公室按规定程序办理。

2、发文处理

发文处理程序包括:拟稿、填写《公文稿纸》(附件9)、按照《发文流程》(附件10)分别由承办部门负责人审核、分管领导会签、总经理批示、办公室人员编写文号、用英分发、存档等。

拟稿,按照职能分工原则,由主要承办部门负责,涉及到两个或两个以上部门的,由主办部门和协办部门商议草拟。

分送:拟稿人草拟好公文,并填写《公文稿纸》,首先交由部门负责人审核签字;之后交由分管领导会签;最后报总经理批示。

修改:如公文在审核、会签过程中,需要做重大修改,应注明具体修改意见,并交由承办部门重新进行公文的流转审核程序。

公司所有公文统一由办公室进行编号、用英分发和存档,有领导指示的,还应附批复件。

七、会签权限

1.以部门名义行文的公文,由各部门负责人签发;

2.以公司名义行文的公文,由分管副总经理签发;

3.涉及全局性的重要公文,需由总经理批示签发。

八、保密规定

1.未经领导签发的公文不得分发;

2.已签发的保密文件应由专职人员统一收发、归档和销毁,内容不得泄漏和外传。

3.已归档的公文,如需查阅,应按照公司档案管理规定进行借阅。

九、附则

1.本制度细则由办公室负责修订、解释。

2.本制度自签字下发之日起开始执行。

更多相关阅读

最新发布的文章