会议管理规定

2017-06-19

会议管理规定

1.目的

为了合理安排工作时间，提高会议效率及质量。

2.适用范围

2.1适用于我学院整体及各部门内部例行、临时的正式会议。

2.2例会包括：

2.2.1行政工作会议：院长办公会议、中层干部会议等定期召开的会议。

2.2.2党的工作会议：党委会议、党组织生活会、三会一课。

2.3临时会议包括：董事会会议、学院大会、系统会议(系、部、中心、处、室等)综合会议、组织动员会和其他临时会议。

3.管理职责

3.1学院办公室(以下简称院办)负责本规定的起草、修改和执行;

3.2各系、部、中心、处、室等部门(以下简称各部)负责按本规定召开本部门例会。

3.3临时会议由会议召集人负责组织和管理。

4.管理规程

4.1会议要求

4.1.1临时会议，组织者需确定会议时间、地点、会议主题、主要内容、注意事项及要求、参会人员、必备材料，准备会场(包括标牌、台签、音响、话筒、花篮、饮用水等)，并提前24小时下达会议通知或者会议邀请函。

4.1.2应参会人员不得迟到、早退、缺席，特殊情况不能参加，需向会议负责人请假。

4.1.3会议内容除应传达和公布事项外，与会者不能泄露会议发言讨论情况和涉及学院经营管理教学等机密的内容，违者以违反学院《保密规定》处理。

4.1.4党的工作会议坚持民主集中制原则。通常情况下按少数服从多数、个人服从组织、下级服从上级执行。原则问题有重大分歧，缓做决定，请示上级，充分讨论再做决定。

4.1.5行政工作会议及其他需公告会议决议的，由院办制作会议纪要，院长审核后发各部。系统会议(直属各部综合会议)是否需要制作会议纪要由系统负责人决定并指派专人制作，在系统、部门内部下发，如需在学院范围内下发，须经院长审核同意，由院办下发。学院会议纪要必须存档。

4.2董事会会议

4.2.1董事会会议研讨、制定学院发展战略，以及对学院经营活动中重大事项进行决策。会议内容包括：

①决定学院的经营计划及投资方案;

②制定学院的年度财务预决算方案;

③制定学院利润分配方案和弥补亏损方案;

④拟订学院的合并、分立、变更学院形式、解散方案;

⑤聘任或解聘学院高层管理人员，并决定其报酬;

⑥其他事项。

4.2.2参加会议人员：全体董事，列席人员由董事长确定。由董事长召集及主持会议。

4.2.3院办主管负责会议记录，由出席会议董事在会议纪要上签字。会议形成的决议交学院院长依学院制度或工作程序安排实施。

4.3例会

行政工作会议——院长办公会议

4.3.1院长办公会议是研究处理行政日常工作的会议，主要任务是对全院教学、行政工作中的重大问题进行研究、决策。处室、部门有需要提请院长办公会议研究的问题，要写出书面报告或意见，提前送交院办，院办汇总报告院长同意后，列入会议议题。

4.3.2参会人员：相关部门负责人(由院长指定)。

4.3.3会议召开时间：原则上一周召开一次

4.3.4会议议题范围：

①研究学院发展规划，研究重要规章制度的建立、修订和废止。

②汇报总结近期工作，督促、检查会议决议和规章制度贯彻落实情况，研究下阶段工作计划安排。

③研究决定教学、行政、后勤、学生管理等工作中存在的问题及改革的重大措施。

④研究经费支出等事项。

⑤决定机构、人员变动、教职工奖惩和学生纪律处分。

⑥研究解决学院其它交重要的日常工作。

4.3.5会议由院长主持，若院长因公外出可委托一名副院长代理主持会议。

4.3.6 会议由院办提前通知，并由院办负责组织、记录。重大问题应编发会议记要。

4.4行政工作会议——中层干部会议

4.4.1中层干部会议的主要任务是：传达贯彻上级及学院党委有关文件、会议精神，总结、汇报、交流、部署学院阶段性工作，布臵临时性工作任务。

4.4.2参会人员：各部负责人(全体中层以上干部)。

4.4.3会议召开时间：一般每月召开一次，如工作需要可临时确定召开。

4.4.4中层干部会议由书记或院长主持

4.4.5会议由院办负责组织、记录。

4.4.6会议由院办提前通知，重大问题应编发会议记要。

4.5行政工作会议——群团工作

4.5.1学院团委、学生会等群团组织，按照各自的章程和上级组织的有关规定，结合学院工作实际，制定会议制度。其中，召开代表大会，须经学院党委和上级组织批准。

4.6行政工作会议——系、部、中心、处、室等各部门例会

4.6.1基本内容为贯彻学院决议、及时处理本部门工作问题。具体包括：①传达上级会议精神及对本部门工作的要求。

②本部门人员汇报上周工作完成情况，部门负责人对上周工作进行总结

点评。

③部门负责人安排本周工作，部门人员提出本周工作计划。

④其它需通报、布臵的事项。

4.6.2参会人员：各部本部全体人员。

4.6.3会议召开时间：每周定期召开一次。

4.6.4会议由各部门负责人召集和主持。

4.6.5会议记录由部门负责人或指定专人负责。

4.7. 学校党政联席会议

4.7.1会议的主要任务和研究内容

(一)、贯彻中央、国家教育部及省、市的重要决定和领导同志的重要指示。研究讨论学院贯彻党的路线、方针、政策的重大措施和实施步骤。

(二)、党、政沟通工作情况，协调工作，交流重要信息，汇报近期重要工作完成情况。

(三)、讨论研究需要党委和行政共同决定的日常工作中的重要事项。

(四)、研究处理院长办公会等其它会议所不便进行或不能充分讨论的问题，以及党政日常工作中不宜由领导成员个人决定的问题。

(五)、讨论决定需要党政共同商议报上级审批的有关重要请示、报告。

(六)、讨论决定关系到学院建设和发展的重大事项。

(七)、听取有关部门重要工作的汇报和请示。

(八)、研究安排近期党政重要工作。

(九)、讨论决定内部组织机构的设臵和内部组织机构的负责人的人选。

(十)、审定财务、基建计划、重大项目的经费开支，自筹资金的使用和分配办法。

(十一)、研究讨论需要由党政联席会议决定的其他重要事项。

4.7.2议题的确定、会议的组成和召开

(一)、党政联席会议由院长、党委书记、党委副书记、副院长组成。办公室(党委办公室和院长办公室)主任列席会议，根据需要也可吸收与讨论议题相关的部门负责人列席。

(二)、党政联席会议由党委书记或院长召集并主持。每月召开一次党政联席会，遇有重要情况可随时召开。

(三)、需要党政联席会议讨论决定的问题，由党政主管领导向主持人提出，经党委书记、院长商议确定后，列为正式议题;各部门拟提交学院党政联席会议讨论的有关事宜，应提前以书面形式送到办公室统一协调安排，办公室应及时将处理结果通知有关部门。

(四)、办公室负责会务工作并作会议记录。根据需要制发会议纪要。经办公室主任审定后，交领导班子会签，由主持会议的党委书记或校长签发。

4.7.3议事规则和要求

(一)学校党委和行政坚持以民主集中制为根本原则的集体领导制度。党政工作中的重大问题由集体讨论;紧急情况来不及召开党政联席会议时，党政领导班子成员可临机处臵，事后及时向联席会议报告。

(二)要正确处理集体领导与个人分工负责的关系，既要坚持重大问题由集体讨论决定，又要认真实行个人分工负责制。党政领导成员对自己分管的工作要敢于负责，积极、主动、创造性地工作。一般工作由主管领导负责处理，重要事项听取党政主要领导意见后再处理，如有必要即提交党政联席会议或相应会议讨论决定。

(三)对于需要党政联席会议讨论决定的问题，主管领导要在充分调查研究的基础上提出明确、具体的方案，有的问题应提出两个以上可供比较的方案。涉及教职工切身利益的重要事项，应在会前征求教职工代表大会等方面的意见;业务性强的重要事项，应事前组织专家进行分析论证，做出评估。

(四)决定学院党政工作中的重大问题，党政主要领导要在认真调研听取各方面意见的基础上，经过充分酝酿，努力在认识上达到一致，再由集体讨论决定。

(五)党政联席会议决定重要问题，应该经过认真讨论，充分发表意见，对复杂情况和问题要反复比较鉴别。要注意听取分管领导的意见。在此基础上，决策时一般应以党政主要领导的意见为准。如发生重大分歧，可暂缓做出决议，但在紧急情况下必须按党政主要领导的意见执行。

4.7.4决策实施的要求

(一)学院党政领导必须维护和执行党政联席会议的决策，不得在言论和行动上

与之相悖。党政联席会议决定重大事项，要明确责任人和责任单位，有关负责同志和部门应积极配合，通力协作，确保落到实处。

(二)学院党政联席会议的重大决策一经做出，要保持相对的连续性和稳定性，不能随意做出变更。确需对决策进行重大调整或变更时，经党政主要领导同意，由党政联席会议决定。

(三)对学院党政联席会议决策的实施，办公室要跟踪调查，反馈信息，加强督促检查。各部处(系)必须结合实际，采取切实有效的措施，坚决贯彻执行，确保落到实处。

4.8党的工作会议——党委会议

4.8.1党委会议的主要任务是：传达贯彻落实上级有关文件、会议精神;研究学院党的建设、办学指导思想方针和重大改革方案以及思想政治工作、精神文明建设和德育建设;研究制定党委工作计划和总结;研究学院教学和行政管理工作中的重大问题提出意见和建议;研究党员干部的教育、管理、监督和发展党员以及党员队伍建设工作;纪检、工会、共青团、妇女、学生会等党群工作;需要党委会讨论决定的其他事项。

4.8.2参会人员：党委全体成员

4.8.3会议召开时间：党委会议原则上每月召开一次

4.8.4会议形式：①重大问题决策会

②常规工作安排会

③上级文件及会议精神传达贯彻会

④专题分析研究会和形势动态分析会

⑤中心组学习会

⑥民主生活会

⑦组织生活会

4.8.5会议由党委书记召集并主持，特殊情况也可由党委书记委托其他负责人主持。

4.8.6会议由学院党委办公室负责组织、记录。

4.9党的工作会议——党组织生活会

4.9.1每个党员不论职务高低都要认真参加党组织的生活会，自觉接受党内外群众的监督，党组织不允许有特殊党员的存在。

4.9.2党员活动时间——一般为每周一下午，活动的主要内容是组织学习政治理论和时事政策，传达上级会议的文件精神。

4.9.3党组织生活会——每月召开一次，由党支部书记或党小组长主持。主要内容：听取党员思想工作汇报;检查党员学习、贯彻、执行党的路线、方针、

政策情况;检查党员完成工作、学习任务情况;督促党员在各项工作中充分发挥模范作用，积极开展批评与自我批评，增强党性。

4.9.4党员领导干部民主生活会——每年召开一次，由党委书记主持。主要内容：检查党的路线、方针、政策和党委决定、决议在各部门贯彻落实情况;检查领导班子坚持民主集中制情况;检查领导干部艰苦奋斗、清正廉洁、遵纪守法情况;检查领导干部坚持群众路线，密切联系群众的情况;通过开展批评和和自我批评;解决领导班子成员在思想作风和工作作风中出现的问题。

4.10党的工作会议——三会一课

4.10.1“三会一课”指支部党员大会、支部委员会、党小组会和党课。

4.10.2支部党员大会——一般每季度召开一次，全体党员参加。支部召开党员大会要提前做好充分准备。会议要充分发扬党内民主，对所要做出决定的议题开展充分讨论，按照少数服从多数的原则作出决议。

4.10.3支部委员会——党支部的领导班子，负责领导和处理党支部的日常工作。支部委员要坚持参加党小组的组织生活会，还要参加支部委员会单独召开的民主生活会，开展批评与自我批评，从严要求，以身作则，做党员的表率。

4.10.4党小组会——一般每月召开两次或每周召开一次，党小组是党支部的组成部分，是党支部领导下对党员进行管理的一种组织形式。党小组要围绕当前形势任务的要求和党员队伍的实际状况开展活动并及时将活动情况向党支部汇报。

4.10.5党课——党支部一般情况下每月至少组织一次党课。党课是党组织生活的重要形式，是党支部进行党员教育的最经常、最基本的形式。党支部要根据上级党组织的要求和学院党校培训的内容，联系本支部党员的思想实际，制定切合实际的教育计划、突出党课特点、严格组织考核，确保党课能高质量、高水平、高效率地落实。

4.11督察现场管理例会

4.11.1基本内容为对本月现场(教学、行政、经营管理等)工作进行总结，对检查中出现的问题进行分析、讨论并得出解决办法;对教职员工、学生管理问题等违纪率、服务质量、教学质量、职容风纪等方面的问题进行统计、对比和分析;对本月服务、教学、管理等投诉情况学生违纪情况进行总结，尤其教学及服务质量的投诉;对后勤各部反馈意见进行汇总并提出改善措施。

4.11.2参会人员：各教学、行政、各职能部门代表。

4.11.3会议召开时间：每月定期召开一次。

4.11.4会议由督察部门提前通知，并由督察部门负责组织、记录。重大问题应编发会议记要。

5.临时会议

5.1系统会议

由相关系统负责人召集召开，就专业问题研究解决。包括财务系统会议、行政系统会议、教学系统会议等相关专业综合会议。

5.2各部部门会议

由部门负责人临时召集本部门人员召开，解决部门问题，安排部门工作。

5.3其他临时会议

其他临时会议应为由必要工作具体事项召开，由该事项的具体负责人在得到召集范围内最高领导批准后负责召集。凡跨部门会议，根据会议内容定义为系统会议或相关专业会议等综合会议。

6.会议室管理

6.1学院会议室统一由学院办公室负责管理，为防止部门临时会议与学院会议发生冲突，各部门要使用须提前申请，由各部门负责会议工作的人员或者内勤人员经部门负责人核准，报学院办公室主任批准，方可使用。

6.1.1 会议人数在20人以下的(不包括20人)，需提前一天向学院办公室提出申请;20人以上不满50人的(不包括50人)，需提前二天向学院办公室提出申请;50人以上的，需提前三天向学院办公室提出申请;提出申请需使用专用的会议室申请表。(见附表)

6.1.2 前条中规定的提前一天、提前二天、提前三天等，不包括公休日和节假日。

6.2使用学院会议室的申请批准后，会议组织者应在学院办公室对会议室的使用情况进行登记包括：日期时间、具体会议室、部门等情况并签字。

6.4使用会议室应当爱护和保护，造成损害的应当照价赔偿。

6.5学院各部门处室的会议室的使用和管理由本部门负责人指派专人负责。

7.会议纪律

7.1安全保密纪律

7.1.1提高警惕，严守机密。会议文件要妥善保管，不得转借、遗失。需收回的文件应按规定及时交回。

7.1.2开会时间一概不许会客

7.2签到、请假纪律

7.2.1 所有会议均实行签到制度。全体会议采用集体签到办法，由各处(室)、系(部)负责人在参会人员进入会场前分别统计好实到人数和因病、因事请假的人数，进会场时将填写好的签到表交大会签到处;

7.2.2中小型会议实行个人签到。

7.2.3 会议期间参会人员一般不得外出。如确需外出，须向主持人请假。

8.会场纪律

8.1准时入场，按指定位臵入座。大会开始后，不随意走动，不喧哗，保持会场良好秩序。

8.2爱护场内设施，注意清洁卫生。场内不准吸烟，吃各种食品、不要随地吐痰和乱扔脏物。

8.3遇有特殊情况，要保持秩序，听从大会统一指挥。

8.4与会人员应做到不迟到，不早退，有事不能参加会议应提前请假;有事离开会场需向会议组织者请假。违反者，按照人事考勤制度进行处罚。

8.5如因特殊情况迟入会场，应到迟到席入座，保持会场秩序。

8.6参会人员应将手机调至振动档，在会议室内勿接听电话。或者在会议期间应关闭各种通讯工具，保持会场安静，不做与会议主题不相关的事。

9.会议文件及会议档案

9.1全院性正式会议的会议文件由主办单位准备。会议结束后，应及时将完整的会议文件一套移交档案室归档。

9.2一般工作会议应由主要职能部门负责会议记录和纪要整理，会议纪要经主管院长签发后公布执行或发至相关部门备忘存查。

9.3 会议文件形成秘密文件的，按照秘密文件规定处理。

10.检查监督

10.1学院办公室、人事处等相关部门将对会议纪律执行情况，包括会议出勤、请假制度履行情况、会议的气氛和效果及会风会纪情况定期在全院范围内通报。

10.2各单位领导要重视会议纪律的执行情况，率先垂范，促进良好会风的形成和良好作风的培养。

10.3各部门召开会议的情况和落实会议内容的情况与各部门及个人年终评比考核挂钩。并最终影响工资的发放。

公司SOP 会议管理规定

第一条为更快地发现经营中存在的各种问题，通过建立和衷共济的议事规则程序以及信息对称民主决策机制，旨在实现快速响应、高效解决各种问题的管理局面。制定本管理规定。

第二条 SOP会议的定义，包含以下三个层次的内容：

(一) Symposium Operating Problem:即讨论运营中各种问题的会议，这些问题是指：公司的战略目标、产品资源目标、经营目标、信息化目标、人力资源目标、项目目标、制度化目标、企业文化目标等与现状之间的差异，通过会议进行分析和决策。

(二) Sales and Operations Plan:即销售和运营计划，该项内容即经营分析会，重点是：检查各项销售和运营目标的达成情况，并分析原因，布置和安排下一步重点工作。

(三) Standard Operation Procedure:即标准运营程序，该项内容在制造企业普遍运用，其核心是检查公司各项流程的执行情况，而我公司以物流为载体，提供客户较多的附加产品(拉回送检胎、返回不予理赔的送检胎、返利办理、三包换胎、承运礼品、赠胎/钢圈等)，为保证这些广义的产品及时到位，所涉及的流程至关重要，因此，也应定期召开会议，检查流程本身及流程执行情况，并分析原因，布置和安排下一步重点工作。

第三条参会人员，包括以下三个层面：

(一) 决策层成员(共4人)：总裁、总裁助理、常务副总、副总;

(二) 常委会成员(共8人)：总裁、总裁助理、常务副总、副总、内行行长、财务部负责人、市场部负责人、物流公司董事长;

(三) 扩大会成员：包括，决策层成员、常委会成员、事业部总经理(含子公司负责人);

(四) 部门/模块负责人：包括，客服主管、订单主管、产品资源部经理、质检科长、物流公司经理、人力资源主管、资金主管、客户往来主管、厂家往来主管、内部往来主管。

第四条经营分析会(M-SOP)，(市场层面)，定于每月1日(遇星期日推迟1天)下午2:30~6:30，具体时间，以通知为准，在总公司大会议室，由扩大会成员全部参加，

第五条周例会(I-SOP)，(内部运营层面)，定于每周6下午4:30~6:00(若时间与经营分析会重叠，则取消此会议)，在公司大会议室召开，由常委会成员+部门/模块负责人参加，会议流程见下表：

第六条总裁决策会(H-SOP)，(高层决策层面)，不定期举办，会议地点具体通知，由决策层成员参加，根据会议内容，通知常委会中的其他成员参加会议。涉及内容及参会流程，

第七条 M-SOP会议和I-SOP会议的一般纪律要求：

(一)在会前一天，由管理部发布通知;

(二)管理部应负责做好会场的准备工作;

(三)各参会人员，应提前5分钟到达会场，迟到者，现场乐捐20元/次;

(四)参加会议前，各模块负责人应充分准备相关资料，提交管理部备案;

(五)会场中不允许接听电话(手机应置于震动)，不允许中途退场;

(六)如需讨论，不能偏离主题，讲求效率。

第八条 H-SOP会议的议事程序

(一) 各模块负责人，应提前制订相关方案，会同副总协商确定会议时间，在没有具体方案的情况下，在会议上不做深入讨论;

(二) 一人一票进行表决，少数服从多数，总裁享有否决权，涉及当事人的，采用当事人回避制度。

会议及会议纪要管理规定

一、目的：

为规范公司的会议管理，为会议的后续工作的执行、追踪提供依据。特制定本规定。

二、适用范围：

部门内部会议(包括部门例会) 跨部门会议(两个或两个以上部门参加) 公司会议(公司全体参加)

三、会议纪要的定义：

对工作会议中的主要内容尤其是重大事项、会议结果、相关的解决办法和行动计划进行概括记录。

四、会议编号：

内部会议(包含部门例会)：部门简写加日期，如采购部为PU20110426 -----(各部门编号：人力HR,采购PU,财务FI,业务SA, 质量QA, 物流LI)

跨部门会议：TEAM加日期，如TEAM20110425 公司会议：JB加日期，如JB20110427

五、具体管理规定

1. 会议纪要记录要求：

1) 所有会议均需做会议纪要，以方便相关信息的查询和后续工作的追踪、落实。

2) 会议纪要需如实记录，对内容进行概括、总结，分类别或分项目记录

3) 会议纪要中包含(但不仅限于)如下内容：会议的主要内容及议题，

会议讨论或决定的重大事项、会议决定的行动计划或改进措施。

2. 会议纪要整理：

1) 公司会议纪要由人力资源部指定专人进行整理

2) 其他会议纪要由会议发起人指定专人进行整理。

3. 会议纪要的发放及工作追踪：

1) 会议纪要整理人在会后第一时间将整理后的纪要内容与部门负责人进行确认后，根据工作需要发给所有会议相关人员。

2) 原则上，会议纪要中涉及的行动计划及重要工作的追踪由会议发起人安排专人进行追踪、落实，公司会议由人力资源部负责追踪、落实。

4. 存档、保管：

1) 公司会议、跨部门会议由人力资源部统一存档保管;

2) 部门内部会议本部门负责人制定专人进行存档保管;

六、会议纪律及注意事项：

1. 会议出席人需严格遵守会议时间，禁止无故迟到、早退、中途离开。

2. 因事不能到会者，应提前半小时向会议发起人请假。

3. 会议期间如需紧急离席，需获得会议发起人的同意后方可离开。

4. 会议期间，请将手机关机或者设置为静音、震动状态，禁止会议期间在会议室内接听电话。

5. 会议期间，未经允许，不得交头接耳、私下讨论或窃窃私语。

会议管理规定

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