写开发信的注意要点

2017-03-19

写开发信之前, 最重要的是忘记我们中国人的行文和思维方式。当你的开发信写的已经看不出是出自中国人之手,那时候你就出师了。

你必须明白的10点 1、邮件不能写的过长 2、要有 明确的主题3、切忌 长篇大论的介绍公司/工厂 4、不要炫耀英文水平 5、少用奇奇怪怪的字体 6、主动语态不要用的太多 7、不要问毫无意义的问题 8、最好不要有附件和图片 9、慎重插入URL链接 10、语气不能过于生硬

一 邮件不要写的过长

客户在浏览邮件时留给每封邮件的时间只有2~3秒。 如果你的邮件写的像老太太的裹脚布一样又臭又长,英语表述水平有限,再加上几个MB的附件。可想而知这样开发信的结果会如何。

二 要有明确的主题

要能吸引住客户的眼球。

少用形式化的标题:we are the manufacturer of XX, need cooperation , *** trading company ltd,

price list for XX- *** trading company ltd.

三 什切忌长篇大论的介绍

例:我们是某某玻璃器皿贸易公司,地处历史悠久的古城西安,交通便利,风景优美,我们公司成立于2008年,具有丰富的玻璃器皿生产和开发经验,享誉全球,我公司获得ISO9001:2000质量体系,严格按照5S管理,真诚欢迎您来我司参观拜访,希望和您建立起长久的业务关系,我们以真诚和服务赢得客户……”当然有明确突出优势的, 可以这样: We supply glassware for KOLHS with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!

四 不要炫耀英文水平

外贸函电的精髓就是“简单简单再简单”。少用冷僻生词,各种语法从句层出不穷。多多模仿国外客人的表达方法。能让小学生都看懂的开发信才是最棒的。

几句话点到主题,表达清楚就可以了。能用一句话表达的,千万不写两句,省掉一切能省的废话。写完以后其实可以读一遍,看哪句话可以删掉,哪句话可以换一种表达方式,少用第一人称,多用被动语态!等到你重新检查的时候,发现已经简单的不能再简单,没词可以删了,那就点“发送”吧

五 少用奇奇怪怪的字体

要为了醒目而用夸张的字体,醒目的颜色,放大加粗斜体,甚至全篇大写 常用字体:Arial,Verdana,Calibri,Times new roman

颜色:一般以黑色,蓝色为主。一封邮件写的五颜六色会让人很不舒服。 一般客人在邮件中加粗,大写或者是用红色标注,那肯定是特别强调的东西。六、

六 主动语态不要用的太多

在老外的邮件中, 很少会充满WE, I这样的人称。大多用的是被动语态。

例:我们会明天寄样品给你。我们常用的是“we will send the samples to you tomorrow." 而老外一般会说"The samples will be sent to you tomorrow."

七 不要问毫无意义的问题

例:Do you want our products? Do you interested in our products? Are you sourcing for *****?

How is your business recently? Would you like to cooperate with us?

你的目的就推销你的产品,非要让客人回答是或者否, 就等于把自己逼上了绝路

开发信还是要直接一点,告诉客人你是谁,你做什么,你的优势在那里。只要清楚表述出这3点,就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。

八 最好不要有附件和图片

有附件和图片并不是不好,而是很容易被国外的服务器拦截。

九 尽量不要插入URL链接

很人喜欢在邮件中加入公司的网址的链接,或者在签名中加入链接。同样这种做法被国外服务器拦截的概率也很大。

有了客人回复后, 你第二次给他写邮件插入这些就没问题了

十 语气不能过于生硬

邮件本身就比较死板, 在电脑前阅读这些冰冷的文件,和面对面或者电话中的交谈是完全不同的。例:Pls give me reply today.与 could you help to give me reply today?要常用please, help, kindly, could, thank you, appreciate

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