零星物资采购管理规定

2017-06-07

零星物资采购管理条例

一、零星项目界定

校园零星项目指政府采购目录之外的以下三种类型：

小额物资，指总金额在5万元以下的各类单个物品或批量物品;

零星工程，指总金额在5万元以下的日常维修维护、改建装饰、清洗翻新，以及突发抢修等工程;

小型服务，指总金额在5万元以下向社会购买的各类服务项目。

二、零星项目的采购程序

1、零星项目的采购

申请部门根据年度预算安排，提出采购项目申请，报分管院领导、主要院领导审核同意。

2、采购咨询小组成立

后保处根据立项情况，负责组成采购小组，主要成员有后保处2人、申请部门1人以上，征求分管院领导意见后实施采购。

3、零星项目中标方的选定

采购小组一般采用邀请招标、竞争性谈判和询价采购等方式确定中标方。

选定中标方的主要评价标准为：资质信誉、产品质量保证、技术服务能力、工程管理能力、及时应变能力、相关工作经历，与学院协调能力、合同履约率、质量价格性价比和后续维护服务能力等方面。采购小组采取打分、无记名投票等方式集体决策。

中标方选定后，报分管院领导、主要院领导审批。同意后，与中标方谈判，拟定采购合同，报分管院领导、主要院领导签发。

所有采购过程(含政府采购)均应有2人以上参与，并形成过程性档案材料。

三、零星项目的采购管理

在项目履行合同、实施建设中，申购部门、采购小组负责重点抓好以下环节：

1、了解中标方的基本信息、联系方式、管理架构和工作模式等;

2、对于小额物资采购，采购小组应认真做好前期对供应商和产品情况的评估调查工作，购买时验明物资功能、性能、品牌、数量、价格、质量等级、交货期限，确认安装调试、售后服务和维保措施等，加强合同管理，严格按合同条款进行检查，不符要求作退货处理。

3、对于零星工程采购，采购小组应确定专人负责检查监督施工现场、内容、进度、质量、材料零件、工艺手段、安全状况、施工时间、对校园其他事务的影响等，及时纠正错误和反馈信息。

施工过程中：

1)应严格执行派工单和签证单制度，做到两单相符。

2)应严格管理时间节点、工程进度和质量，不定期召开协调会，强化过程管理。

3)施工方案、工程费用等发生变化时，新增部分必须重新履行立项程序，并落实资金，报分管院领导、主要院领导审核同意。

4、对于小型服务采购，应根据服务内容、范围、质量、期限、承诺措施等方面加强合同管理，使服务采购达到要求。

5、零星项目完成后，应认真做好各项规范的验收检查工作。

四、零星项目的费用结算

1、申购部门、采购小组及时办理费用报销，财务处严格按合同监督资金支付情况。

2、费用超出原合同时，申购部门须提交新增部分立项审批材料方可结算。

3、项目费用支出不得超出预算，特殊情况由申购部门和采购小组提交情况说明和解决方案，报院长办公会审批。

4、每学期一家中标方累计超过5万元额度的零星项目应进行审计，最后以审计决算价结算。

五、其他

1、对于校园突发事件发生后需紧急处置的，应由后保处直接选择有关施工单位，并报分管院领导批准。处理之后，补齐相关手续。

2、项目全部完成且资金结清之后，采购小组牵头做好各方各项资料整理归档工作，所有派工单、签证单、整改单、会议记录、施工建议和其他工作凭证等应完整保留，后保处和申请方各备一份，以备审计和督查。

3、日常办公用品，除政府采购目录内的项目(参见上海市财政局每年发布的政府采购集中采购目录)外，由各部门申请，分管院领导同意后自行采购。

4、本规定自发布之日起实施，由后保处负责解释和修订。