秘书工作具有何种性质

2017-04-06

秘书工作具有何种性质

1.辅助性：

辅助性是相对于主导性而言的。在任何机关单位中，领导总是处于主导地位，秘书部门或秘书总是处于从属地位。领导的职能是决策和宏观管理，而秘书部门的职能则是在决策和管理中给领导当助手和参谋，提供辅助。

秘书工作的内容很庞杂，但其中任何一项工作，都是为领导活动提供直接或间接服务。没有领导就没有秘书，没有领导的决策和管理活动，也就不需要秘书工作。秘书部门没有独立于领导工作需要以外的工作任务。

秘书工作对于领导工作的服从性是任何其他工作不可比的，因此可以说辅助性是秘书工作特有的也是最主要的性质。秘书工作的辅助性要求秘书人员摆正秘书和领导的关系，任何情况下都不能越权行事。只有领导才有决策权和指挥权，秘书只能给领导当参谋和助手，提供辅助性服务，不能代替领导决断和指挥。

当秘书与领导在某些问题上有不同看法时，秘书在工作上不能按自己的意愿自行其事，只能按照领导的授权和旨意去办文、办会、办事。秘书无论是办理常规业务，还是完成领导直接交办的事项，都必须准确领会领导的意图，遇事多请示，多汇报，这样才能当好领导的参谋和助手。

2.综合性：

秘书工作的综合性首先是由领导工作的综合性决定的，任何机关单位的领导，总是对一个地区一个单位一个部门的全面工作负责，因而领导工作都是综合性的。秘书工作是直接为领导工作服务的，秘书工作必须与领导工作高度配合，凡是领导工作所涉及的范围，秘书工作也必然要涉及，这就决定了秘书工作也是一项综合性的工作。

其次，秘书工作的综合性是由秘书部门在机关中的分工决定的。领导机关中的秘书部门和各职能部门的作用是不同的，职能部门的业务比较单一，所谓各司其职，各负其责，而秘书部门则是一个综合性的办事机构，它虽然并不分管某一方面的具体业务，却要和各职能部门发生经常的联系，因为作为综合性的办事机构，它要综合处理来自各部门各方面的信息，要了解各部门、各个方面的工作情况，要综合协调各部门各方面的关系，还要处理机关的许多行政杂务，包括一些临时性、突发性而又不属于哪个职能部门管的事务。

秘书工作的综合性对秘书提出两方面的要求：

第一，秘书工作人员应该具备较广的知识面和多方面的技能，因为在综合处理各种事务时，必然要运用多方面的知识和技能，秘书不仅在文字处理上应该是专家，还应该是一个具备多种知识和技能的“通才”。

第二，秘书要善于从领导的角度观察问题、考虑问题，心中要有全局，要对整个机关的总体情况做到心中有数，因此，秘书虽然不必精通各职能部门的业务，但应该熟悉各职能部门的工作内容和特点，这样才能更好地为领导和机关工作提供综合服务。

3.政策性：

秘书部门的大多数工作都关系到党和国家的方针政策。例如，秘书经常为领导起草文件，这些文件的内容必须符合党和国家的方针政策;作为秘书经常性的工作之一的调查研究，其目的主要是为制定政策作准备，或者为贯彻执行政策收集反馈信息;许多文件本身就是发布政策或解释政策的，因此文书处理往往是为贯彻政策精神服务;信访工作必须严格按政策办事，而信访工作中收集到的许多重要信息又是领导制定政策和调整政策的重要依据;信息、督查、协调、会务等项工也都是为了辅助领导制定政策和贯彻执行政策。

不仅党政机关的秘书工作具有政策性，企事业单位包括三资企业、民营企业的秘书工作也都具有政策性，因为企业行为必须符合政府制定的政策，企业秘书为领导出谋献策就必须熟悉国家的相关政策，如金融政策、拆迁征地政策等等。国家法律制度和企业内部制度(如奖惩制度)可以说是广义的政策，因此秘书工作具有政策性是没有任何例外的。

秘书工作的政策性要求秘书具有较高的理论水平和政策水平，熟悉国家法律、法规，正确理解执政党和政府的各项方针政策。

4.机要性：

机要就是“机密而重要”，其意义偏于机密。因为机密的事项都是重要的，而重要的事项不一定是机密，因此“机要性”与“机密性”、“保密性”是同义词。秘书的工作内容决定了秘书能够比其他工作人员了解到更多重要的秘密事项，因此秘书工作的机要性程度远远高于其他部门。秘书工作的机要性要求秘书人员具有高度的责任感、严格的纪律性和牢固的保密观念，秘书对自己所知晓的秘密事项必须做到守口如瓶。

有人认为，只有党政机关的秘书工作才有保密的要求，一般企事业单位无密可保，这是一种糊涂观念，因为任何企事业单位(哪怕一个小企业、一所小学校)，领导在决策和管理活动中都会有一些暂时不宜公布的事项，如果提前泄露出去，就会使工作陷于被动，给领导工作造成损失。因此，保守机密是对各类机关单位秘书工作的一项普遍要求，没有任何例外。

5.事务性：

秘书部门大多数工作是一些很具体的工作，秘书部门每天都要处理大量繁重而又琐碎的事务。除了随从、接待、通信、值班、机关事务管理等项明显属于事务性工作外，其他具有政务性和业务性的工作实际上也包含有大量具体事务。

例如，准确的信息是领导科学决策和有效管理的依据，因而信息工作是一项政务性工作，但是，信息的收集、筛选、输出、贮存等等基本环节，又无疑是非常具体的事务。

再如，文书处理是一项需要专门技能的常规业务性工作，而文书工作中许多程序也是非常具体的事务，诸如公文的缮印、校对、用印、分发、签收、登记、保管等，完全是一些琐碎的事务。

秘书工作的事务性是由秘书工作的辅助性和秘书部门的从属地位决定的。秘书的助手作用主要是通过办理大量的具体事务来实现的，因为领导的决策管理活动中必然有大量的事务性工作，这些事务必须由秘书来处理，领导才能集中精力考虑决策和指挥大事。

秘书工作人员应该充分认识事务性工作的意义，乐于承担繁重琐碎的事务，为领导的决策和管理提供良好的条件。

如何做好秘书工作

作为文秘或者总经理助理，我们必须要做到想老总之所想，急老总之所急;作为文秘，我们是老总的喉舌，要说他之想说，避开他之不想说的话题。要顺利完成我们的职位所赋予的工作，我们大概要在以下几个方面狠下工夫：

力求思维敏捷、头脑灵活，善于及时准确领会领导意图，同时忠于职业操守。助理或文秘要很感觉敏锐，对周围发生的事，能够见微知著，一叶知秋，善于在复杂的环境中把握住事物的本质特征。这样才能争取主动，提高效率。要做到这一点，必须下功夫做有心人。要经常看书学习，思考问题。要多接触各方面的情况，及时了解基层员工在想什么，部门领导在想什么，老总在想什么，做到胸中有数，超前思维。但是，思维敏捷必须注意不要聪明过头，否则便会聪明反被聪明误。准确领会老总意图，决不能见风使舵，投老总之所好，看眼色行事。我们要忠诚老实，如实反映情况和处理问题，不撒谎、不掺假，不能为讨好老总而随便夸大或缩小。

不折不扣按老总指示办事，同时富有主见。文秘(助理)与老总的上下关系，决定了处于被领导地位的文秘(助理)必须听从老总指挥，忠实地按老总指示行事，把自己的工作严格限定在老总指定的工作范围之内，不得自行其是。老总的指示具有严肃性和权威性，我们必须不折不扣地忠实执行，要围绕他的活动，积极开展工作，下大力气帮助老总抓出成效来。我们要学会从被动中求主动，要善于观察掌握老总的性格、作风等个性特征，便主动配合，形成工作上的默契一致。但是，严格按老总指示行事，不等于盲目服从、曲意逢迎。一旦遇到老总作出不妥的决定或者明显失误时，我们还必须出以公心，予以提醒或建议，切不可为博得老总的欢心而迎合屈顺，甚至火上加油。

既可参与决策、组织协调等重要工作，也能细致扎实地干好每一件具体琐事。从某种意义上讲，总经理办公室是“不管部上自领导决策，下到衣食住行，找不到主的难办事要管，踢皮球的棘手事也要管因此，助理或者文秘必须文武兼备、粗细结合，大事要干得了，小事也要能干。古人说“诸葛一生唯谨慎，吕端大事不糊涂“。我们要取二者之长，做到“大事不糊涂，小事能谨慎“，无论大事小事，确保办一件成一件。要干好参与决策这样的大事，必须努力提高理论、政策水平，增强独立思考能力、识别是非能力、综合分析能力。在组织协调方面，我们不光要搞好战略协调、计划协调、政策协调和事务协调，还要搞好上下左右以及领导班子成员之间人际关系的协调，这是做好工作的重要基础。因此，我们要通过自己的工作消除领导之间可能出现的误解，打通部门之间的隔阂，搞好上下之间的衔接。在琐碎的具体小事方面，要以高度负责的态度搞好誊写校对、打印装订，甚至添茶倒水、打扫卫生等工作。这些小事一丝不苟地做好了，可以从一个侧面反映我们兢兢业业的严谨作风，给人以好印象。

兢兢业业做好服务工作，不给领导帮倒忙。我们要从各方面做好对老总的服务工作，比如要围绕有关工作的关键环节和中心任务，高效率地处理电文，适时安排有关活动，主动收集、分析、综合情况，研究带有普遍性、倾向性的问题，为老总决策和进行管理提供优质服务。要善于行使老总赋予的职权去完成老总交办的任务，如实施检查督促、搞好综合协调等，保证其指示的贯彻执行。还要把文书收发、登记、打电话、接待来访、上令下达等事务性工作有条不紊地处理好。但是，对老总服务也要掌握分寸，孔子讲“过犹不及“，服务不周到要影响老总工作，做过了头则会影响老总的形象。我们可以参照以下原则：一是要按规定办事。二是要多作请示汇报。遇到规定不明确或自己吃不准的事，应及时向老总汇报，请作定夺，切勿自作主张。不经老总授权，不可私用老总名义办事或回答问题。三是要严格要求自己。我们不是权利部门，但接近权利渠道，如不严格要求自己就会损害老总的形象。

秘书工作特征

一,贴近领导核心,辅助领导工作

二,不在领导职位,参谋领导之政

三,没有领导权力,隐含领导权力

四,贯彻领导意图,反映群众利益

秘书工作具有何种性质

相关话题