商务礼仪的传真礼仪

2017-06-15

商界人士在利用传真对外通讯联络时,必须注意下述三个方面的礼仪问题。下面跟着小编一起来看看吧!

商务礼仪的传真礼仪

第一,必须合法使用。国家规定:任何单位或个人在使用自备的传真设备时,均须严格按照电信部门的有关要求,认真履行必要的使用的手续,否则即为非法之举。具体而言,安装、使用传真设备前,须经电信部门许可,并办理相关的一切手续,不准私自安装、使用传真设备。

安装、使用的传真设备,必须配有电信部门正式颁发的批文和进网许可证。如欲安装、使用自国外直接所带入的传真设备,必须首先前往国家所指定的部门进行登记和检测,然后方可到电信部门办理使用手续。使用自备的传真设备期间,按照规定,每个月都必须到电信部门交纳使用费用。

第二,必须得法使有。使用传真设备通讯,必须在具体的操作上力求标准而规范。不然,也会令其效果受到一定程度的影响。本人或本单位所用的传真机号码,应被正确无误地告之自己重要的交往对象。一般而言,在商用名片上,传真号码是必不可少的一项重要内容。对于主要交往对象的传真号码,必须认真地记好,为了保证万无一失,在有必要向对方发送传真前,最好先用对方通报一下。这样作既提醒了对方,又不至于发错传真。发送传真时,必须按规定操作,并以提高清晰度为要旨。与此同时,也要注意使其内容简明扼要,以节省费用。单位所使用的传真设备,应当安排专人负责。无人在场而又有必要时,应使之自动处于接收状态。为了不影响工作,单位的传真机尽量不要同办公电话采用同一条线路。

第三,必须依礼使用。商界人员在使用传真时,必须牢记维护个人和所在单位的形象问题,必须处处不失礼数。

在发送传真时,一般不可缺少必要的问候语与致谢语。发送文件、书信、资料时,更是要谨记这一条。出差在外,有必要使用公众传真设备,即付费使用电信部门所设立在营业所内的传真机时,除了要办好手续、防止泄密之外,对于工作人员亦须依礼相待。

人们在使用传真设备时,最为看重的是它的时效性。因此在收到他人的传真后,应当在第一时间内即刻采用适当的方式告知对方,以免对方惦念不已。需要办理或转交、转送他人发来的传真时,千万不可拖延时间,耽误对方的要事。

商务见面的基本礼仪

一、问候礼仪

问候是见面时最先向对方传递的信息。对不同环境里所见的人,要用不同方式的问候语。和初次见面的人问候,最标准的说法是:“你好”、“很高兴认识您”、“见到您非常荣幸”等。如果对方是有名望的人,也可以说“久仰”,“幸会”;与熟人想见,用语可以亲切、具体一些,如“可见着你了”。对于一些业务上往业的朋友,可以使用一些称赞语:“你气色不错”、“你越长越漂亮了”等待。

二、称呼礼仪

在社交中,人们对称呼一直都很敏感,选择正确,恰当的称呼,既反映自身的教养,又体现对他的重视。 称呼一般可以分为职务称、姓名称、职业称、一般称、代词称、年龄称等。职务称包括经理、主任、董事长、医生、律师、教授、科长、老板等;姓名称通常是以姓或姓名加“先生、女士、小姐”;职业称是以职业为特征的称呼,如:秘书小姐、服务先生等;代词称是用“您”、“你们”等来代替其他称呼;年龄称主要以“大爷、大妈、叔叔、阿姨”等来称呼。使用称呼时,一定要注意主次关系及年龄特点,如果对多人称呼,应以年长为先,上级为先,关系远为先。

三、介绍礼仪

介绍就基本方式而言,可分为:自我介绍、为他人作介绍、被人介绍在种。在作介绍的过程中,介绍者与被介绍者的态度都要热情得体、举止大方,整个介绍过程应面带微笑。一般情况下,介绍时,双方应当保持站立姿势,相互热情应答。

为他人作介绍

应遵循“让长者、客人先知”的原则。即先把身份低的、年纪轻的介绍给身份高的、年纪大的;先将主人介绍给客人;先将男士介绍给女士。

介绍时,应简洁清楚,不能含糊其辞。可简要地介绍双方的职业、籍贯等情况,便于不相识的两人相互交谈。介绍某人时,不可用手指指点对方,应有礼貌地以手掌示意。

被人介绍

被人介绍时,应面对对方,显示出想结识对方的诚意。等介绍完毕后,可以握一握手并说“你好!”“幸会!”“久仰!”等客气话表示友好。

男士被介绍给女士时,男士应主动点头并稍稍欠身,等候女士的反应。按一般规矩,男士不用先伸手,如果女士伸出手来,男士便应立即伸手轻轻点头就合乎礼貌了,如愿意和男士握手,则可以先伸出手来。

自我介绍

可一边伸手跟对方握手,一边作自我介绍,也可主动打招呼说声“你好!”来引起对方的注意,眼睛要注视对方,得到回应再向对方报出自己的姓名、身份、单位及其他有关情况,语调要热情友好,态度要谦恭有礼。 四、握手礼仪

握手是沟通思想、交流感情、增进友谊的一种方式。握手时应注意不用湿手或脏手,不戴手套和墨镜,不交叉握手,不摇晃或推拉,不坐着与人握手。

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