商务英语口语之如何书写英语商务书信

2016-11-12

商务英语口语之如何书写英语商务书信

本课的单词和重点句型。

1. recipient 收信人

2. salutation 称呼

3. enclosure 附件

4. signature 签名

5. Company Limited 责任有限公司

6. Corporation 责任有限公司(美)

7. Incorporated 责任有限公司(美)

8. Yours faithfully 您忠诚的

9. Yours Sincerely 您忠诚的

10. Best Wishes 谨致问候

书写商务信函，首先要对商务书信的编排格式做到心中有数，下面我们就来看看书信的编排格式列表：

1. Heading 信头

2. Date 日期

3. Recipient's name and address 收信人名址

4. Salutation 称呼

5. Subject 主题

6. Body 正文

7. Complimentary close 结束敬语

8. Signature 签名

9. Enclosure Notation 附件说明

从列表中，我们可以清楚地看出商务信件同一般英文信件一样，首先要标明信头(Heading)和信内地址(Inside Address)。信头的主要内容是发信人的姓名、公司名称、地址、发信日期等。但是在商务书信中，许多公司已经印好了自己带信头的信纸，所以我们不必再为重复书写公司名称、地址烦心了。

不过我们还是要在印好的信头下面加上发信日期的。###日期的书写可分为美式和英式两种：

美式的写法是按照的月-日-年的顺序，比如： 2000年5月9日：May 9, 2000，May 9th, 2000, 或者5/9/2000。

当然，你也可以根据情况，使用英式的写法。注意，英式的顺序是日-月-年： 9 May, 2000， 9th May, 2000

有了发信人的地址，自然还要注明收信人的地址，这就是信内地址(Inside Address)。比如：

Mr. R James

T F Consultancy

29 Lower Village Rd.

London SE17 2ST

翻译成中文就是：伦敦洛尔庄路29号，TF咨询公司，R. 詹姆斯先生。邮政编码：SE17 2ST 你是否留意到，原文地址和所翻译的中文的地址顺序恰恰相反。这是因为英文地址是按照从小到大的顺序来书写的，即：人名--公司的具体地址--城市名+ 邮政编码--国家。

另外在地址中，为了显得更简洁，还常用到下面的几个缩写词： Rd.= Road(路); St.=Street(街); Sq.=Square(广场); P.O.B= Post Office Box(邮政信箱); # 24= 24号(美式用法); No.24= 24号(英式用法)

所以如果说"公园广场 44号"，就可以表达为：44 Park Sq.，而"中山路"，则是：Zhongshan St. 公司的名称也是商务信件必不可少的一项。一般来说，国外绝大多数公司、企业都是责任有限公司(Company Limited)，缩写为Co. Ltd.。在美国，责任有限公司叫Corporation 或者 Incorporated，缩写为Corp. or Inc.。

例如微软的全称是Microsoft Corporation, 而"摩托罗拉"则是Motorola, Inc. 完成了地址一项，你就要写信件开头的问候语(Salutation)和结尾的敬语(Complimentary close)等等。虽说这些都是客套话，但是在商务信件中却是必不可少的。

如果你不知道对方的姓名，可以用最客气的方式来问候他/她：

Dear Sir or Madam:(尊敬的先生或女士) 来称呼对方。

这时要用Yours faithfully (您忠诚的)来作为信尾签名之前的用语。

如果你知道对方的名字，则可以标明对方姓名，来显得更亲切些：

Dr Green 格林博士(大夫)

Mr. Green 格林先生

Mrs. Green 格林夫人

Ms Green 格林女士

Miss Green 格林小姐

结尾用Yours Sincerely(您忠诚的)就可以了。

如果收信人是你的朋友或关系亲密的同事，就直接用名字，不用姓： Dear James 亲爱的詹姆斯

因为是你的朋友，结尾时当然要给出最真诚的祝福，所以你可以用：Best Wishes/ regards

最后，在结束敬语后，需要加上你的签名，并在下面打印你的全名和职称。比如：

Yours sincerely

Signature

John Lee General Manager

学完了这一课，你应该能掌握书信的格式了，在下一课中，我们会讲到商务信函的内容编排和常用句型。希望你能随着课程能一步步地提高自己的写作技巧。

商务英语口语之如何书写英语商务书信

相关话题