高校图书馆图书外包加工服务模式研究论文

2017-03-17

高校图书馆图书外包加工服务模式研究

图书馆业务外包，是指图书馆通过招标的方式确定一个或多个图书加工服务商，将部分业务以协议的方式向外部采购或委托外部承包商提供图书馆所需业务的服务。通常外包内容为非核心的事务性、技术性工作或成本较高的业务，以便节约自身资源，保证馆内人员专注于核心信息增值和研究等服务。近几年来，外包成为国内外图书馆界比较认同的方式。1993年美国怀特州立大学图书馆把全部编目业务外包，并取得了良好的效果，从而使编目外包成为图书馆界的一个热点话题。最近几年，我国图书馆借鉴国外图书馆的成功经验，普遍采用这种新颖的现代化管理方式。

一、图书外包的背景及流程

(一)图书外包的外因和内因

近年来，随着教育体制改革和招生规模的扩大，为达到教育部规定(普通本科院校人均图书达到80册/生，年进书量3册/生)，为了满足师生对新书借阅的需要，图书馆每年都要购进大量图书。而图书馆采编人员编制相对固定，采编人员的工作量日益加重，依然无法应对大批量的新书入库加工工作。高校图书馆普遍存在新书上架缓慢、积压严重等问题。

随着高校图书馆近几年购书经费的不断增加，图书采购规模也在持续扩大，为加快图书加工速度，减轻采编人员工作强度，在人力资源有限的情况下，既要保证图书建设的质量和数量，也要加快图书加工的速度，许多高校图书馆相继引进了图书外包加工这一模式。

西南林业大学图书馆在2008年之前，图书馆藏书较少，无法满足教师和学生教学和科研需求。2009年起为增加馆藏量，我馆开始大量采购图书，为了及时将新书加工上架供读者借阅，我馆将图书编目加工工作外包给书商，由外包人员负责图书的数据和物理加工，采编部人员负责验收监督和审校，以及各流程的管理工作。在2009年至2014年这6年多时间里，我馆图书外包加工业务取得了良好的效果，将采编人员从繁重的劳动中解放出来，更高效地从事加工服务的监督管理工作。下表是我馆近6年来加工图书的总册数，从表中可以看出，2009年至2010年是图书采购的最高峰，年购书量达到10万―20万册，采编部有限的人员是无法完成如此庞大任务的，引入外包加工服务模式势在必行。

同时我馆人员从整个加工环节中负责严把质量关，对图书质量的控制取得了很好的成效。2011至2014年新书量基本维持在4万―5万册，随着外包业务的不断成熟，外包加工管理工作进行得井然有序，采编部人员除了做好日常管理，有了更多的精力做一些思考和研究，结合实际工作总结经验和不足，不断改进管理方式，从而实现采编部工作的提高和优化。

(二)图书外包工作的流程

图书馆采购人员通过新书目录向书商发订单、到指定地点现场采购，或者参加书商举办的馆配会来选择图书。书商按订单或所采图书发货，并附上清单和图书加工数据，图书到馆后由我馆验收人员和外包图书加工工作人员一起开包核对图书清单与图书，然后由外包加工人员给图书贴条码，再进入图书的验收系统，将订购的图书验收。

验收完毕对符合馆藏的图书，按我馆要求进行MARC数据编目加工、经过我馆审校人员审核通过，进行典藏分配之后，完成为图书埋磁条、加盖馆藏章、贴书标等程序，最后由书商将图书上到书架，图书便可进入流通部门供师生借阅使用。对图书进行埋磁条、盖馆藏章、贴条码、贴书标等物理加工都是由外包书商来完成的，因此采编部人员主要负责的是图书数据的审校，重点检查的项目有编目格式的规范、分类号和著者号的控制、丛书和多卷书取号规则的确定，以及对图书物理加工的监督。编目人员可以投入更多的精力在核心业务的研究和管理方面，使图书数据在质和量上都有大幅提高。以下是我馆图书外包加工的流程图：

二、外包商的确定及合同签订

一般情况下，图书馆在采编工作开始之前，要通过招标的方式，在参与竞标的书商之中选择多家公司签订文献采购合同。随着市场竞争的激烈化，书商也推出了各具特色的服务模式，一些具有实力的图书发行商建立了自己的图书加工基地和相应的配套服务，利用自身的优势为图书馆提供图书加工业务服务。图书公司在提供文献的同时，还可以提供文献加工服务，包括套录、加工编目数据，执行采访、分类编目，图书后期物理加工等程序。

由于每一家公司所提供的编目数据标准、质量不一、加工人员技术熟练程度参差不齐，极大地影响了文献加工数据的质量。另一方面，因为各馆文献加工的标准、图书分类的方法各有不同，加工人员需要一段时间才能适应，而下一批新书到馆又要重新换人，频繁更换加工人员，不仅图书质量无法保证，也增加了采编人员管理的难度，加工速度也受到严重影响，质量也无法控制在一个较高的水平上。因此，为方便统一管理，培训固定优秀的加工人员，通过考察对比协商，我馆只确定唯一的外包书商。

外包商的选择决定着图书加工的质量，一方面要考虑到外包商的人力、物力、财力等因素和图书加工人员的业务能力，另一方面要考虑加工人员对编目工作的熟悉程度、服务质量、工作效率等。我馆是从多个合作书商之中选择，并确定一个有较强能力的书商实行驻馆加工，这样可以避免多家书商一起加工造成数据零乱，标准不统一。指定唯一的外包书商进行加工，可以使采编人员便于进行统一的管理，使数据加工更为规范。我馆首先要对外包业务人员进行培训，要求他们按照本馆标准加工数据和图书，培训合格之后再与加工商签订外包合同。

采访、验收、编目、后期图书贴书标、埋磁条、盖馆藏章等物理加工业务、操作细则、责任归属等均需制定详细的规则写入外包合同，作为双方共同遵守和管理的依据，这是顺利完成外包任务的前提和保障。竞标选择外包商时，要综合考虑外包加工的图书质量、技术水平、服务标准、信誉保证和规模程度、价格等因素，加工质量是选择外包加工商的重要条件，它直接关系到图书入库后的品质，因此要作为重点考察依据。

三、验收工作中的管理

验收工作是采访工作的检验环节，在文献信息资源建设的方向和质量方面，起着协助采访工作及微调馆藏体系的作用。业务外包后图书验收工作被赋予了新的内涵和方式，以往采访中容易出现的问题，如订重、未订购、不适合馆藏图书到馆等现象，通过验收人员的细致检查，可以帮助采访人员及时发现问题，并做好相应的处理。

(一)严格进行验收程序的控制

我馆在图书外包加工过程中，最初是先盖馆藏章、埋磁条，再到系统中进行验收，后期发现有些书比如高职高专、图书破损等不符合馆藏要求的书，给退书带来一定麻烦。因此需要调整验收流程，先对图书拆包核对清单，确定图书的书名、出版社、价格、ISBN等信息是否正确，再上机到订单验收系统中核对，将不适合馆藏的图书剔除，最后进行图书的物理加工更为稳妥，这样可以保证入馆图书的品质，针对读者更具有实用性。在我馆的汇文系统中，只有下过订单的图书才可以正常验收，非征订图书是不能够验收入系统的，这样也可以防止未订购的图书流入书库。由于网上根据书目信息征订的图书，无法见到实体图书，因此书商所发图书有些并不适合馆藏要求，验收环节有效控制了入馆图书的品质，把不达标的图书事先排除，保证图书馆把资金用在更适合读者需求和学校重点学科建设中。

(二)加工质量的监督和管理

目前，合作书商都提供相应图书的MARC数据，但是书商所给的编目数据也会出现数据不全，或者不符合规范等问题。图书加工外包之后，采编部人员就可以有更多的时间来对图书数据加工进行严格控制。随时对图书加工质量进行检查，审核编目数据，检查磁条、馆藏章、书标粘贴是否符合规范，查看图书是否有问题、是否适合馆藏。验收人员与加工人员之间针对出现的问题可以随时进行交流，更好地管理加工人员驻馆加工的时间、工作进度。我馆现在把埋磁条和盖馆藏章放到最后一个环节来进行，这样在编目和审校过程中，发现有不符合馆藏要求的书，比如高职高专、图书破损、异型开本等情况，需要退书可以直接剔除，就避免了去磁条和图书章时损坏图书的情况。

采编业务外包后，减轻了采编人员的工作强度，把原有工作中简单、琐碎、重复性的劳动交给外包商来完成，图书馆有限的人力资源可以转移到管理和其他服务项目中。图书馆在严格执行监督管理的同时，还要建立业务外包评估制度，采用全程监控管理的模式，对外包商完成任务的进度、质量开展评估，任何一个环节出现问题都可以及时发现和解决，避免新书滞留，提高新书利用的时效性，也保证了采编外包业务的顺利完成。

四、编目加工过程中的质量管理

编目外包可以减轻编目人员的工作量，加快文献处理的速度，实行外包后编目工作的核心任务是数据审校以及索取号的选取、典藏等。编目工作是采编的核心，关系到图书馆的藏书质量，准确、完备的图书信息可以对读者进行正确的引导，为读者提供很多的便利条件，利于读者对图书的检索和使用。

(一)培训外包人员

外包前应先让加工人员到图书采编部培训一段时间，熟悉本馆分类规则、分编中的特殊要求，直到能够胜任本馆编目要求为止，以保证外包后编目质量。我馆要求固定的图书加工人员驻馆加工，这样便于加工人员熟悉和适应我馆的要求。首先是图书拆包时，要求我馆工作人员和外包加工人员同时在场，一起核对清单，然后由加工人员给图书贴条码，在电脑系统中验收图书，发现有不适合馆藏的图书则交由采编老师来处理。

验收完毕之后要对图书进行数据编目，对不完整的、错误的MARC数据要进行修改、补充完善，规范编目数据，之后就由我馆采编老师进行审校，发现不合格的交给加工人员重新返工，确保图书质量过关，审核通过才可以进行典藏。图书的物理加工也是一个很重要的环节，它直接关系到图书的美观和安全。条码和书标要求贴在固定的位置，馆藏章要求盖在书名页居中的位置，颜色清晰醒目，才显得庄重，磁条是用来防盗的，因此埋的位置应尽量隐秘，不易被察觉。图书后期加工是图书的一道门面，整齐划一的图书形象，可以给读者带来美感和愉悦的心情。因此，我馆对驻馆加工人员要进行严格培训，熟练操作各个流程，才可以开始正常的编目加工。

(二)编目外包细则的制定

外包加工方的工作人员经过培训就可以从事编目工作了，但最初在掌握编目数据标准化规则时会比较机械，对本馆馆藏文献建设缺乏基本认识，对本馆分编中特殊规则了解不够，所以对图书的分类难以做到准确无误。因此在签订外包合同之前，采编部一定要制定详细的外包分编规则，对其中的细节，以及有可能出现的各种状况要明确说明，编目人员通过审校控制图书质量，出现问题则采取相应的措施及时纠正。

图书馆在严格执行监督管理制度的同时，还应采用定期与不定期抽查相结合的方式，对外包加工人员的进度、质量进行检查，出现问题及时与外包商沟通，保证采编外包业务的顺利开展。采编业务外包之后，把基础性的事务交给外包加工人员来完成，这样就节省了图书馆的人力资源，让采编部的老师有了更多的时间来完善和提高编目外包细则的制定，健全管理监督体系，对加快新书上架流通速度，优化馆藏数据资源，起到很大的促进作用。

采编业务外包能否顺利进行，关键取决于书商的选择、制订详细周密的计划、外包协议的签订以及一系列的监控措施。我馆在开展外包业务的同时，还去考察了一些在图书外包方面取得较好成效的图书馆，借鉴国内外的成功经验，对采编部门的业务流程进行了重新调整，采编人员的工作内容也随之变化。通过与外界的学习、交流和自身的不断总结，避免了外包业务中容易出现的弊端，制定出健全的图书业务外包合同，有效地推动了我馆图书资源建设的稳步发展。

五、结语

高校图书馆是大学生学习的窗口，在藏书建设中藏书量是评价图书馆的一个重要标准，但是藏书质量也是决定图书馆优劣的必备因素，业务外包直接决定着加工图书的品质。因此应该让采编部人员积极参与到外包业务中，通过不断的实践和学习，提高自身的业务能力和管理水平。随着网络化程度的提高，越来越多的图书馆已经使用这一先进的服务模式，外包商也会更专注于图书馆的配套服务模式的经营，为图书馆提供更好、更完善的售后服务。

而作为图书馆则可以更有效地集中有限的人力资源，使图书馆员有更多的精力开展具有馆藏特色、更深层次的核心业务，研究本校专业文献的开发利用和特色馆藏的文化建设。但是，我们也应该清醒地认识到，业务外包给我们带来了各种便利的同时，也存在一些不利因素，任何环节控制不好，都有可能产生不良的后果。因此，图书馆在业务外包过程中要尽可能避免风险，使采编业务外包得以有效实施，从而更有利于促进高校图书馆信息资源建设稳步发展。

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