书信格式怎么写的指导方法

导语：书信是人们在日常生活和工作中进行交际的工具，也是考试中书面表达中常见的考试文体，更是作文的一种重要载体。下面小编为你提供书信格式怎么写的指导方法，希望能对你有所帮助。

书信格式怎么写的指导方法一：一般格式

英文书信的构成可分为8个部分：

信头(Heading)

日期(Date)

收信人姓名及地址(Inside Name and Address)

称呼(Salutation)

信文(Body of the letter)

结束语(Complimentary close)

署名(Signature)

附言(P. S.)

(1)信头(Heading)

信头是指发信人的单位名称或地址。一般情况下发信人只需把自己的地址写(打字，手写均可)在信的右上角，离开信纸的顶头约1英寸，占二三行或四行均可，格式如下：

①齐头式

②缩进式

注意：写地址的次序与中文不同，应先写门牌号码街道，然后城市和国名。写地址时采用齐头或缩进式，以及每行后要不要加标点符号，都没有固定的规定。如写给经常往来的亲友，这项地址也可以省略。

(2)日期(Date)

写日期注意下列各点：

①年份应写全，例如不能用“99”来代替“1999”;

②月份应写英文名称，除May, July外，可用缩写，如：Sep., Oct.。但不要用数字来代替，如7/4/99 或7， 4， 99，因为在英国此日期代表 7th April，1999，而美国则代表4th July，1999。

③日期可用1，2，3，4…11，12…21，22…31等，也可用lst，2nd，3rd，4th…11th，21th…22nd…31st等。

日期的几种写法：

a.July 7，1998

b.1st October, 1998

c.30 Nov., 1997

d.Sep. 3rd, 1999

④特别注意英文书信日期应紧接着写信人地址下一行，不能像写中文书信那样写在书信签名之后，这是很多学生的常见错误。

精选范文

①

②

(3)收信人姓名及地址(Inside Name and Address)

写信人的地址和日期写好以后，接着就要写收信人的姓名和地址，一般的事务信件或给较生疏的朋友的信件要写，而在给极熟的朋友的信中则可省去。这一项写在日期下一行的左上角。收信人姓名写一行，收信人地址可分两行或三行写，和写信人的地址一样，上下可取齐，也可以向右缩进。在姓名前一般要加上称号，称号因人而异。

①对普通男子用Mr;

②对未婚女子用Miss;

③对已婚女子用Mrs，对婚姻状况不明确的通常用Ms(后跟本人姓);

④对男子用Master;

⑤对教授或博士(医生)用Prof.或Dr.

精选范文

(4)称呼(Salutation)

称呼指的是信文开头的那种称呼，如Dear , Mr, Uncle，各种称呼因人而异。在称呼后面一般是用逗号，但也有用冒号的。现归纳如下：

①对父母、兄弟、姐妹等;

a.Father,

b.My dear Mother,

c. Dear Sister,

d. Dear Tom,

②对亲戚：

a.My dear Auntie,

b.Dear Cousin,

c.My dear Cousin,

③对朋友、同学

a.My dear friend,

b.Dear Mr Jackson,

c.My dear Mr Jackson,

d.Dear Sir,

④对未婚女子：

a.Dear Miss Luce,

b.My dear Miss Luce,

⑤对一般女子，不论是否结婚：

a.Madame,

b.Dear Madame,

⑥对已婚女子：

a.Dear Mrs Helen Jackson,

b.My dear Mrs Helen Jackson,

⑦对公司、工厂、学校等：

a.Dear Sirs,

b.Sirs,

c.Gentlemen,

(5)信文(Body of the letter)

信文是信件的主体部分，也就是信的内容。正文应在称呼下两行开始。信的开头第一个字母通常和称呼开头第一个词平齐。也有往后退四个或八个字母的。下面介绍一些开头语和结尾语。

开头语

①相当于中文的“敬君者”。

a.I beg to inform you that…

b.I beg to take this opportunity to inform you that …

c.I have the honor to address you that…

d. I write in a hurry to inform you that…

e.I have the pleasure to tell you that…

f. I'm very much delighted to inform you that…

②相当于中文的“接读某月某日来信，一切知悉”。

a.I thank you very much for your letter of May 20th …

b.Your letter of May 20th has been received with thanks.

c.It gives me great pleasure to receive your kind of May 20th.

d.In answer to your kind letter of May 20th, I deeply regret that …

e.I have received your kind letter of May 20th.

f.Words can't express my delight on finding your favor of yesterday on my desk this morning.

g.Your letter dated May 20th has been received.

结尾语

采用三种方法：

①采用分词短语：句末用逗号，不用句号。例如：

a.Waiting for your good news,

b.Looking forward to your early reply,

c.Hoping to hear from you soon,

d.Hoping you are enjoying good health,

e.Regretting that I can't give you a more favorite reply,

f.Regretting the trouble I'm causing you,

g.Wishing you every success,

h.Wishing you a pleasant journey,

i.Wishing you a happy New Year,

②采用介词短语，例如：

a.With best regards,

b.With kind regards to your family,

c.With best wishes to you and yours,

d.With best wishes for your success and happiness,

e.With best wishes for your success in your new field of work,

f.With best regards and wishing you all success,

g.With warmest regards,

h.With best regards to you and your family,

i.With the season's greetings,

③采用完整句子：

a.We are waiting for your good news.

b.I hope to receive your early reply.

c.We look forward to your reply at your earliest convenience.

d.I thank you very much for your services, and wish your continued success.

(6)结束语(Complimentary Close)

结束语的一般写法如下：

①业务书信常用：

Yours faithfully,

Faithfully yours,

Yours truly,

Truly yours,

Sincerely yours,

②公函常用：

Yours respectfully,

Respectfully yours,

Yours sincerely,

③私人书信常用：

Sincerely yours,

Yours very sincerely,

Yours affectionately,

Yours ever,

④给亲戚朋友的信常用：

Love,

All my love,

Your(ever)loving son/daughter/cousin , etc.

Your affectionate nephew, lovingly,

Lovingly yours,

(7)署名(Signature)

下面是署名的例子：

①个人署名：

truly,

W. J. Watson

Yours faithfully,

②公司署名：

Legend Computer Company

Wang Lin

Sales Manager

(8)附言(Postscript)

发信人有时在写完信后又想起一件比较重要的事没有说，可以在信末署名下面几行写上， P. S. (Postscript 的缩写)，然后将要补充的话写上。不过要注意写信时最好将事情一次讲清楚，尽量少用或不用P.S.。

书信格式怎么写的指导方法二：写地址

英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序：第一行写门牌号码和街名;第二行写县、市、省、州、邮编、国名;然后再写日期。标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。

日期的写法，如1997年7月30日，英文为：july 30，1997(最为普遍); july 30th，1997;30th july，1997等。1997不可写成97。

2、信内地址(inside address)

在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期。

3、称呼(salutation)

是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号(英国式)，也可以用冒号(美国式)。

(1)写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用dear或my dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名(这里指名字，不是姓氏)。例如：my dear father，dear tom等。

(2)写给公务上的信函用dear madam，dear sir或gentleman(gentlemen)。注意：dear纯属公务上往来的客气形式。gentlemen总是以复数形式出现，前不加dear，是dear sir的复数形式。

(3)写给收信人的信，也可用头衔、职位、、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：dear prof. tim scales, dear dr.john smith。

4、正文(body of the letter)

位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用hello!(你好!)

正文有缩进式和齐头式两种。每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些，通常以五个字母为宜，每段第二行从左面顶格写起，这就是缩进式。

但美国人写信各段落往往不用缩进式，用齐头式，即每一行都从左面顶格写起。商务信件大都采用齐头式的写法。

5、结束语(complimentary close)

在正文下面的一、二行处，从信纸的中间偏右处开始，第一个词开头要大写，句末用逗号。不同的对象，结束语的写法也不同。

(1)写给家人、亲戚，用your loving grandfather，lovingly yours，lovingly等;

(2)写给熟人、朋友，用yours cordially，yours affectionately等;

(3)写业务信函用truely yours(yours truely)，faithfully yours(yours faithfully)等;

(4)对上级、长辈用yours obediently(obediently yours)，yours respectfully(respectfully yours)等。

6、签名(signature)

低于结束语一至二行，从信纸中间偏右的地方开始，在结束语的正下方，在签完名字的下面还要有用打字机打出的名字，以便识别。职务、可打在名字的下面。当然，写给亲朋好友的信，就不必再打了。

7、附言(postscript)

一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时用p.s.表示，再写上遗漏的话即可，要长话短说。通常在信末签名下面几行的左方，应于正文齐头。

注意：在正式的信函中，应避免使用附言。

8、附件(enclosure)

信件如果有附件，可在信纸的左下角，注上encl：或enc：，例如：encl：2 photos(内附两张照片)。如果福建附件不止一项，应写成encl：或encs。

我们有时可看到在称呼与正文之间有re：或subject：(事由)字样。一般在信纸的中间，也可与“称呼”对齐。还应在底下加横线，以引起读信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。事由一般在公务信函中使用，也可以省略。