高校设备管理论文
设备的档案管理贯穿了设备从制订采购计划到到货验收以及后期的使用、管理及维修报废全过程。下面是由小编整理的高校设备管理论文，谢谢你的阅读。
高校设备管理论文篇一
浅谈高校设备档案管理
[摘 要]设备的档案管理贯穿了设备从制订采购计划到到货验收以及后期的使用、管理及维修报废全过程。建立完善的设备仪器管理档案对提高实验教学水平，推动实验室建设和设备的管理工作有着重要意义。目前高校设备档案管理采用管理部门和使用部门共同管理的方式，导致大量的技术资料流失。要做好设备档案的管理需要从思想上提高认识，建立完善的档案管理制度，加强设备管理部门师资队伍建设。
[关键词]设备档案;档案管理;设备管理
[中图分类号]G647
[文献标识码]A
[文章编号]2095-3712(2015)21-0085-02
[作者简介]朱小青(1989―)，男，江苏泰州人，硕士，天津农学院国有资产管理处，研究实习员，研究方向：设备管理。
《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》规定：设备档案管理主要包括设备工作管理和设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各环节中形成的文件材料的管理。从中可以看出，设备的档案管理贯穿了设备从制订采购计划到到货验收以及后期的维修报废全过程，能够有效地串联起设备管理的各个环节。因此，建立完善的设备档案管理制度对提高实验教学水平，推动实验室建设和设备的管理工作有着重要意义。
一、设备档案管理的现状和存在的问题
目前大部分高等院校的设备档案管理采用的是设备管理部门和设备使用部门共同管理的方式。国有资产管理处是管理学校固定资产的职能部门，负责设备从制订采购计划、招标、到货的验收安装及后期的维护与保养，他们方便收集设备的采购、验收、管理档案材料并保证其完整性。设备使用部门主要负责设备购进以后的安装和操作等档案管理。因为设备购进初期，操作人员更熟悉设备的操作方法和设备性能，安装时也需与使用人员进行沟通协商。因此，各种随机文件及原始资料会散置在使用人手中。这样做虽然方便了操作人员的使用，但同时也给档案管理带来了麻烦，直接后果就是大量的技术资料流失。这种“双头”管理不到位很容易发生“扯皮”的问题，可能会导致很多有价值的技术资料散失或残缺不全，有些设备因此失去了一套完整的档案资料，从而影响设备的日常维护和使用开发。设备资料的收集是设备档案管理的基础，没有前期的资料收集，也就谈不上后期的管理、归类等其他环节。
在后期设备的使用管理过程中，往往缺少专人对贵重大型设备进行管理。当设备转交他人管理时，资料往往不能随机办理交接手续，容易丢失。而且在设备定期维护保养时，如果没有按时填写使用、维护、故障、事故、维修记录，可能导致资料不全，在设备后期的维修和报废环节中，容易出现各种问题。
二、设备档案的收集和建立
(一)设备档案的横向收集
对设备档案进行管理，首先要将设备进行分类。分类的依据一般是以金额为标准来区分普通设备和大型设备，具体金额各高校有不同规定。个人认为结合目前实际情况以十万元为标准比较适宜，少于或等于十万元的为普通设备，大于十万元的为大型设备。一般来说，普通设备只需要订购合同、验收报告和维修记录等资料即可。同时，使用单位应根据学校相关规定及时建立固定资产账目、粘贴设备标签，并将相关信息录入资产管理系统。
大型设备的档案采集相对复杂，需要设备采购各个阶段的原始资料，对其进行纵向的管理，这也是由大型设备的使用价值和其产生的经济效益决定的。大型设备的档案管理，应该分别进行，即每件设备单独设卡管理，建立完整的技术资料档案。使用单位可办理长期借用手续，但一定要妥善保管相关资料，当设备转交他人使用或管理时，资料要随机办理交接手续。对大型设备进行定期维护保养时，要按时填写使用、维护、故障、事故、维修记录。大型设备借出和收回时都应立账立据，严格执行交接、验收规定。
(二)设备档案的纵向收集
设备的管理过程可分为设备申购、验收、使用和报废四个阶段，各个阶段需要的资料一般有：设备申购报告、计划、论证报告，定购合同;开箱记录及装箱单，安装调试记录和双方签字移交文件、保修单，验收报告;设备说明及全套随机文件，使用和维修记录;报废申请书，设备报废鉴定与审批材料等。如果是进口设备，还需相应的技术商务文件，如外贸合同等。
每件设备都应从这两方面进行相关资料的收集，为之后的分类和管理打下坚实的基础，这只是设备档案管理工作的第一步，但没有这一步就没有完备的资料及技术文件，就无法对日后设备的使用、维护和报废进行有效的管理，就无法了解到所购置设备的使用机时及其产生的教学、科研效益，更无法对今后的设备采购工作有指导和借鉴意义。
三、设备档案的管理
(一)从思想上提高认识
在平时的管理工作中，很多工作人员对档案管理的重要性认识不够，没有将之摆到正确的位置。因此，从学校层面就必须重视设备档案管理工作，加强平时的教育与宣传，采取有效的措施，把设备档案管理提高到一个新水平，以适应改革发展的需要。要制订翔实的管理办法，结合不同类型设备的特点，进行合理的管理。
(二)建立完善的档案管理制度
建立健全设备的档案管理制度是做好设备仪器档案管理工作的关键。设备档案管理要从设备申购、到货验收、整理归档三大方面入手，制订行之有效的规章制度。各个设备的档案资料都应由国有资产管理处负责收集整理并统一保存，从检查主机、附件配置、说明书与技术资料是否齐全等工作做起。如果实际安装或使用过程中，操作人员需要相关技术文件，可复印原版文件，以保证原始资料的完整性。设备如果需要维修或报废，应由使用部门向管理部门提出申请并同意后，方可进行维修或报废。维修或报废过程中产生的记录、文件、票据要及时送交管理部门规定。同时要有专门的工作人员来管理这些资料，避免资料丢失。
同时，不能只注重设备采购过程中的档案管理，还要注意设备使用过程中的档案管理。针对不同类型的设备应采取不同的方法。普通设备可以采取单位日常管理为主，设备主管部门监督抽查为辅。每个学期对这些设备的使用记录、运转情况以及维修记录进行一次检查考核，考核结果通报各使用单位。大型设备的管理不光要做到以上几点，还要注意在新形势下各高校强调大型设备开放共享的情况。大型设备开放共享需要对上一年度设备的使用效益进行考核，这就要做好使用记录、运转情况以及维修记录的管理。在申请大型仪器开放基金的过程中，又会产生很多的文件，如贵重仪器开放基金使用申请表、维修合同、验收报告和贵重仪器开放基金实施情况总结等。对这些资料的档案管理尤其要引起重视，因为这不仅关系到大型设备的使用与维护，更关系到大型贵重仪器开放基金的使用。这部分工作完成得好，就能够为大型贵重仪器开放基金的管理、使用和分配打下坚实的基础。
而对于待报废的设备，一般都会由设备所在单位负责人组织有关专业人员做好技术鉴定。进行档案管理时要注意保存好技术鉴定、申请报废表、主管领导的批示等原始文件，以备存档查询。
(三)加强设备管理部门师资队伍建设
设备管理工作需要有一支工作认真负责的人才队伍，而档案管理人员素质直接影响档案管理水平。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作，对管理人员的素质和水平的要求较高。这不仅要求管理人员有扎实的理论功底，还要求他们有丰富的实践经验。要充分利用高校优势，采用各种培训方法，如在职培训、岗位轮换、交流学习等，对管理人员进行培训，从而加强管理队伍的建设，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作。档案管理人员在平时工作中也要加强自身的学习，了解国家和高校对于档案管理的一些相关法律和规定，从而规范自己的日常工作。
高等院校设备仪器的科学化管理对提高本科教育教学质量和推进实验室体制改革都有重要的意义。采用科学合理的机制实现设备仪器的档案管理成为实验室建设的重大课题。档案管理工作贯穿了设备采购、使用、开放共享、报废等各个环节，做好这项工作不仅对日常设备的管理极为重要，同时还能够为以后采购新设备提供宝贵的经验。
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