“省出大企业”法则之三：决战行政部

如果行政部，分析办公成本时像调研部门一样细致严谨，推行新政时如广告部一样循序善诱，执行规定如财务部般一丝不苟，如秘书般对你的工作需求了如指掌，那么，他就是能省出大企业的王牌行政部。

2004年以前，过了夜里9点半，神州数码业务人员“联系客户”的高峰就到来了。而2004年以后，全部改在正常工作时间，这不是业务部门的调整，而是来自信息化管理部，一项改革，节省了神州数码近千万的通讯费用，而这项改革的背后，还有一本详实细致的通讯状况分析报告。

信息化管理部郑小维的报告，让神州数码的管理层看到了这个“客户沟通高峰”的真实原因：手机支付网络电影下载、私人长途电话，甚至有人靠电话积分换取免费手机和礼品。晚上九点半，财务部下班以后，一个新的付款窗口却打开了，员工利用这个窗口支取了本该节省下来的近千万。一位神州数码的员工估算，由此开展的通讯改革，节约的支出是原来的25％-33％.而在此前的2003年底，联想也已经实施了控制通讯费用的措施：为员工配备小灵通，同时把移动电话报销配额削减一半。AdCIS.CN品牌营销网面对办公成本节省，不只在大企业，对于那些发展中的中型企业更是尤为重要。

在从南京到北京的列车上，一位德本电工的技师大谈自己的省钱哲学：“其实我可以乘飞机去北京，但是，我决不会这么做，因为坐火车可以省出一台笔记本电脑的油水，还能落个节约成本的美名”。现在的目的地是天津，我可以选择直接从南京去天津，但是却以买不到票为名，从南京去北京，然后从北京去天津，其实，我会从郑州转车直接回天津。按照时间计算，我到北京的时间是夜里11点30分，第二天从北京去天津，这样，我不出现在北京，却可以获得多一天的补助、多一天的三星级宾馆住宿和北京标准的三餐补助，以及从北京到天津最昂贵方式的单程交通，粗略算下来也有1000元。以此类推，“全程优化”成果竟然真的有8000多元。

德本电工行政总监李响用上面的例子来描述他刚上任时的情景：“小伎俩可以吞噬大企业！”2004年11月上任以来，李响推行的旅差优化节省下来的支出，相当于整个华南区办事处半年的办公成本。说到方法，李响的话出人意料：“行政部的成本控制是一个系统的过程，方法却总是非常简单。”

李响介绍说“其实我就是把出差的同事当作物流标的，实现类似GPS的定位而已。”在德本，行政部门接受全国的出差申请，并根据出差申请制定行程优化，所有省会及二级城市的住宿和票务都由总部的指挥中心完成，这样，出差人员不再需要顾虑机票，每到一个目的地，也可以直接按照手机短信上的地址到离客户最近的指定酒店住宿，而这一切，是依靠总部行政部门和携程、亿龙等旅行协助机构共同完成的。总部会尽量根据拜访客户所在的位置，选择合乎标准且距离最近的酒店，并且随时接受员工对这种安排的投诉和建议。