关于公关接待的准备

从接到来客通知后，接待工作就开始进入准备工作阶段。这是整个接待工作的重要环节，以下是小编为大家整理的关于公关接待的准备，供大家参考!

关于公关接待的准备

1了解客人基本情况

接到来客通知时，首先要了解客人的单位、姓名、性别、民族、职业、级别、人数等。其次要掌握客人的意图，了解客人的目的和要求以及在住宿和日程安排上的打算。第三要了解客人到达的日期、所乘车次、航班和到达时间，然后将上述情况及时向主管人员汇报，并通知有关部门和人员做好接待的各项准备工作。

2确定迎送规格

按照身份对等的原则，安排接待人员。对较重要的客人，应安排身份相当、专业对口的人士出面迎送;亦可根据特殊需要或关系程度，安排比客人身份高的人士破格接待。对于一般客人，可由公关部门派懂礼仪、有礼貌、言谈流利的人员接待。

3布置接待环境

良好的环境是对来宾的尊重与礼貌的表示。接待室的环境应该明亮、安静、整洁、幽雅，配置沙发、茶几、衣架、电话，以备接待客人、进行谈话和通讯联络之用。室内应适当点缀一些花卉盆景、字画，增加雅致的气氛。还可放置几份报刊和有关本单位的宣传材料，供客人翻阅。

4做好迎客安排

与行政或公交部门联系，按时安排迎客车辆;预先为客人准备好客房及膳食;若对所迎接的客人不熟悉，需准备一块迎客牌，写上“欢迎× × × 先生(女士)”以及本单位的名称;若有需要，还可准备鲜花等。

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1.明确5W1H[2]

①Why——明确为什么要举办会展，会展人员参加会展的目的、意图和背景等。

②when——明确会展开始与结束的时间和会展接待开始与结束的时间，准确掌握来宾到达和离开的时间，及早通知全体迎送人员和有关单位。如有变化，应及时通知有关人员。

③where——明确会展所涉及的地点，包括会议或展览的地点，住宿的地点，茶歇的地点，游览参观的地点，各种物品和设备摆放、陈列及存放的地点等。如需迎送，应确定迎送的地点，迎接人员应提前到达迎接地点，送行人员应在客人离开之前到达送行地点。

④who——明确会展的主持人、嘉宾、发言人、参加人员及服务人员。要了解会展相关人员的情况，包括姓名、性别、年龄、身份、职务、民族、宗教信仰、生活习俗、健康状况、所代表的组织机构等基本情况。

⑤What——明确会展的主题、规格与形式，掌握在会展服务中，会场布置、会展服务人员的着装等方面应突出什么样的文化和特色。

⑥How——确定会展接待方法形式，即在明确上述5W的基础上，针对具体的会展确定具体的会展接待策划。会展接待策划就是根据来宾的基本情况和会展主办方的实际，拟订出接待计划和日程安排表。接待日程安排在安排会议的同时，还要将其他的活动内容、项目及具体时间一一拟出，如迎送、会见、宴请、旅游观光、观看文艺演出等。根据接待方案，具体安排落实来宾的食、住、行等方面的事项，最好指定专人负责。根据实际情况安排好礼品、纪念品的准备工作。重大国际性会展，还应做好各国领导、嘉宾及来宾的安全保卫和文件资料保密的准备工作，并安排好新闻报道工作。当然，上述工作的前提是做好接待经费的预算。

2.确保安全

会展由于具有人员密集、外来人员较多的特点，安全就成为会展第一要务。具体包括以下内容。

(1)人身安全

曾经发生的火灾、踩踏事件、食物中毒等都是会展的警示灯，这方面可以联合当地的警方和志愿者帮助安保一起控制。会展服务人员要事先预计好会展可能出现的意外，防患于未然。例如，正确估计参展人员的数量，检查电路隐患，选用正规信誉好的食品供应商等。

(2)财务安全

会展在吸引大量专业和非专业的参观者的同时，也会吸引来自世界各地的不法之徒，会展服务人员要注意保护参展人员的财务安全，特别是一些重要展品的存放和看管要有专人负责。

(3)资料安全

会展资料安全涉及范围很广，从会议角度说主要包括内部会议的内容、各种文件的讨论稿、备选的决策方案、会议记录等，涉及经济方面的数字和人事问题，重要的会议召开的时间、地点、出席的人员等。从展览的角度说主要包括产品的核心技术、内部构造，以及会展开始前各展台的布置与风格及主要展品等。会展服务人员要做好会议保密工作，确保会展期间各项秘密的安全。应严格执行保密法规，严格执行保密纪律，制定一整套的保密措施，如会议的文件要准确地划分保密等级，必要时可规定只能在会场内阅看，离开会场时收回;注意检查会场上扩录音设备及通信线路，防止泄密;对来宾加强保密纪律和保密观念教育，必要时采用现代的电子屏蔽技术;复印机、印刷机等印废的会展文件及底稿，应指定地点存放，妥善保管，在会后或在一定时间内指定专人销毁;会展前严格限制到场人员，明确不准拍照、录像，必要时和相关人员签订保密合同。