浅析信息化档案管理方法的变化和发展

2016-11-12

一、档案收集

从档案收集内容来讲，传统的实体档案管理中，档案管理部门的收集的档案类型仅限于国家、社会团体和个人生成的纸质档案。而信息技术的发展使得档案载体呈现多元化，收集内容不仅包含传统的纸质档案，还包含以数码形式或依托计算机系统存在的电子文件。从档案收集方式来讲，文档一体化的发展加快了文件生成及办理的流程，缩短了电子文件的归档周期。档案收集方式从传统的集中定期收集变为信息时代的实时收集，收集效率大大提高。此外，由于电子文件的特殊性，在收集的过程中不仅要保证电子文件的元数据齐全完整，还要保证电子文件收集环境的安全。

二、档案鉴定

对于传统的纸质档案而言，档案的内容和载体不可分离，所以对档案的鉴定主要采用直接鉴定法，即直接根据档案内容判断档案的价值。对于电子文件而言不仅要鉴定其内容，还要鉴定其技术状况。对档案内容的鉴定采用的是职能鉴定法。因为这种方法能克服鉴定中的主观随意性，增加客观性。档案技术状况鉴定是比档案内容鉴定更为重要。“技术鉴定所承担的责任是对电子文件的各方面技术状况进行全面的检查，包括对信息真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体性能的检测。”此外，电子文件的技术状况鉴定还包括对电子文件所存储软硬件设备的病毒检测。

三、档案整理

传统的档案整理工作主要是对档案实体进行整理，即对档案进行分类、编号、编制卷内文件目录和案卷目录、装订及装盒等等。而在信息化背景下，电子文件以及数字化档案不断增加，仅仅对档案实体的整理已经无法满足档案管理的要求。档案的整理包括对通过传统收集方式归档的档案实体的整理，还包括对各种各样的电子文件的整理。电子文件的整理包括对存储档案信息的不同载体的整理，也包括对电子文件信息的整理。电子文件的载体整理主要是对载体的分类、编号、排列及著录的过程。电子文件信息的整理就是“在收集、积累、登记具有保存价值的电子文件的同时，按照一定的律或内容上的密切联系进行分类、编号、组盘、排列、著录的过程。”

四、档案保管

与纸质文件相比，电子文件的保管具有难度较大、范围广泛、要求严格以及成本高昂等特点，所以电子文件的保管需要在一定的原则指导下采用多种方法来展开。首先，要确保电子文件安全：“安全是电子文件保管的首要任务”。其次，做好全程控制：电子文件的保管是全面的保管、系统的保管、是一种对过程的管理。它贯穿于整个文件生命周期。再次，做好前端控制：在文件生产之前就采取控制措施，能有效的预防影响电子文件安全的因素，确保其真实、完整、可读。目前电子文件要通过电子方式、打印成纸质文件、计算机物理隔离的方式、双套制以及双轨制等方式保管。

五、档案编研

传统的档案编研是将纸质载体的档案信息通过人工方式进行编研，周期长，工作量大;传播方式仅限于纸质出版物或书籍。

信息化背景下的编研则是利用计算机对分散在各处的档案信息资源进行收集分析整合。它采用的是一种开放集约的编研方式，档案信息编研人员可以通过网络方式收集编研信息，开展跨区域的合作编研。它还是一种高效便捷的方式，它综合利用OCR、数字影音、数据库、网络等方式进行编研，这样不仅可以缩短周期，还可以提高编研效率。此外，它以用户需求为导向，传播形式多样，编研人员可以通过网络了解利用者需求，编研成果不仅可以通过纸质载体的形式出版发行，还可以通过电子出版物、磁盘、光盘、多媒体、网络进行传播。

六、档案开放利用

传统上，用户若想查阅某份档案，必须亲自去档案馆(阅览、咨询)、向档案馆写信或打电话进行咨询，或者参加档案馆开展的各种各样的展览活动来利用档案。而进入信息时代，档案的开放利用方式逐渐多元化，除了通过传统的方式进行利用外，还可以通过许多新型的方式利用档案。互联网技术的发展和优化使得档案网站如雨后春笋般出现，档案信息需求者足不出户便可以获得部分档案馆公开的档案。随着移动互联网的发展，许多档案馆建立了移动设备服务平台，通过开通官方微博和微信服务平台等，提供各种利用服务。比如通过绍兴城建档案馆官方微信平台，用户不仅可以了解该档案馆的实施工作动态，还可以享受查档、业务指导、拍照等方面的预约服务。档案馆智能服务系统是新时期档案馆提供档案信息利用服务的又一种方式，用户可以通过电子阅览室或自助档案信息服务平台来查询自己所需的档案信息。

另外，档案利用者还可以通过定制个性化服务来实现档案信息资源的利用。通过合理的个人定制，如“页面定制、电子邮件定制、通过客户终端软件的定制服务、网站功能定制等”。

结语

信息化背景下档案管理中出现的这些新变化一方面提高了档案的管理效率和档案开放利用的水平，另一方面也对档案工作人员提出了挑战。新时期的档案人员不仅要熟练掌握传统载体档案管理的方法，还必须不断强化信息技术水平，不断适应信息时代新型载体档案的管理对自己提出的要求，这样才能不断推进档案事业的向前发展，才能保证自己不会被淹没在信息社会发展的洪流中。