下行沟通的技巧沟通的方式

2017-05-16

下行沟通的技巧：沟通的方式

1、口头沟通

口头沟通是以口语形式出现的最快的沟通形式。在直接接触的情形中，口头沟通是最理想的传递信息方式，它有助于提高人们的参与感，但有时容易夹杂着个人的情感因素。

2、书面沟通

书面沟通是以文字形式出现，有助于确定职责，是组织记录和储存的一部分。书面沟通不象口头沟通那样快。这种沟通主要存在于众多的成员分布于广阔地域而难以进行口头沟通的情况。

3、其他沟通

其他沟通指非语言、非文字的沟通形式，包括动作、表情等，还包括借助工具沟通。诸如此类的沟通方式也和口头、书面沟通一样，在传递信息的过程中起积极的作用。它们有时作为单独的沟通方式存在，有时附属于口头或书面沟通。

下行沟通的技巧：沟通的原则

1、要平等沟通

调查证实：实际上，一个团体内部80%的抱怨是针对小事的抱怨或者是不合理的抱怨，它来自员工、下属的习惯或敏感。对于这种抱怨，可以通过与抱怨者平等沟通来解决。管理者首先要认真听取抱怨者的抱怨和意见，其次对抱怨者提出的问题做认真、耐心的解答，并且对员工不合理的抱怨进行友善地批评。这样做就基本可以解决问题。

另外20%的抱怨是需要做出处理的，它往往是因为公司的管理或某些员工的工作出现了问题。对抱怨者首先还是要平等地进行沟通，先使其平静下来，阻止抱怨情绪的扩散，然后再予以安抚或者其他处理。

2、要准确简明

日常口头沟通尽量减少冗长的语句;

减少专业术语;

数据准确;

表达程度的词语选择要谨慎，比如尽量少用“在一定程度上”、“基本上”、“大概”、“也许”等;

尽量少用修饰语，引经据典要准确、恰当;语句的表达最合理的方式就是采用4W(when、where、who、what )+2H(how、how much)，言简意赅。轻松表达，容易理解。

3、要及时沟通

好的及时沟通可以使问题在初始阶段得到解决，从而可以防止事态恶化。一者，将负面影响控制在最低限度，这样处理问题也会容易得多;二者，杜绝问题累计，常年累月的堆积问题，只会使问题更加复杂，牵涉更多的人财物，加大了经济成本，也造成了不必要的人事负面影响。总之，有助于提高解决问题的效率，提高行政效率。

时间就是效率。及时原则的内容包括：

(1)传送及时。行政沟通主体在传递过程中，要尽量减少不必要的信息滞留时间，要选择最简捷的沟通渠道，减少不必要的沟通层次，使信息迅速传抵对方。信息传递得及时是及时沟通的最重要一环。

(2)反馈及时。接收者在收到信息后，应及时将反馈信息传达到传送者手中。及时的反馈，可以使发送者心中有数，并有利于修正传达者即将要传递出来的信息，同时，也缩短了行政沟通的周期，提高了行政沟通的效率。

(3)利用及时。信息是有时效性的。行政沟通最终是为了实现一定的目的，即希望沟通对方能理解所发生的信息，并作出相应的反应。这种反应就是对沟通信息的利用。

4、要注意效果

我们做任何事情都需要反省。注意查看沟通是否有效，是对沟通的反省。总结经验，吸取教训，不断丰富和完善自我的沟通、交际能力。

比方说技巧问题。哪些时候、什么时候适合打电话呢，还是找秘书传话，或者是发传真甚至发短信，都是有讲究的。一看领导的风格(性格特征)，二看事情的严重程度。至于具体的操作，等一下再讲。

5、讲求权责与法律效力

常用的沟通方式并不能解决全部的问题，依法行政才是最终办法。无论是职能部门的工作效率，还是部门形象，甚至领导的威信，依法行政都是最可靠的保障。

行政部门内部之间的沟通协调，可是试行发法制化，就是建立一套法规、条例，实现沟通协调的法制保障。

行政沟通该贯穿于适用于科室之间、分管领导之间、上下级之间。

沟通协调要坚持既有分工，又有合作;既要各司其职，又要统筹兼顾，重大事项集体研究决定的原则。各自为政和欺上瞒下，将会使部门效率低下。

A、日常性的业务工作，属于自身职责范围内的事务，各司其职，各负其责，按职责认真办理。需要与相关科室共同完成的工作，在局统一安排部署下，通过沟通协调配合完成。

B、临时性的业务工作，由局主要领导确定一个或几个科室共同负责，发现需请示酌定或研究解决的情况时，科室负责人要及时向主管领导汇报，主管领导要负责沟通协调，做出必要的处理和决定。

C、涉及多个科室的业务工作，由局主要领导指定一个科室主办，相关科室协办。主办科室分管领导负责组织协调督办，主办科室牵头实施，并负责对工作任务完成情况的汇总上报。协办科室要积极配合，并按时向主办科室报送工作进展情况。

D、涉及多部门业务，承办部门在遇有紧急情况或重大问题需做出处理决定的，要立即与相关科室商榷或事后通报，但不能延误。

E、各部门在执行公务中，遇到理解不一致和执行不统一的问题时，科室间应及时主动沟通协调。同时，上报各自主管领导，如不能达成一致意见的，由主管领导之间进行沟通协调解决，仍达不成一致意见的，由局主要领导或局长办公会议讨论确定。在争议未沟通协调解决之前，除涉及安全生产条件或事故隐患的处理事件外，应暂缓执行，避免产生不良后果。

F、请示事项应遵循“逐级请示”的原则，各科室向分管领导请示，分管领导向局长请示，没有特殊情况，不能越级请示或多头请示。一般书面请示需书面回复;口头请示口头回复，重要事项，要有书面记录。

H、各部门对所承担的工作，要在规定的期限内完成，未完成的由主管科室或主管领导向主要领导或局长办公会说明情况。

比方说，局办公室对各部门工作落实情况进行定期检查督导，对工作不积极、不主动、不落实的科定或个人，由局党组、局长办公会或局主要领导视情节轻重，给予口头批评、文件通报或行政纪律处分。

在我们国家，性质组织原则遵照下级服从上级，地方服从中央调度;虽然是民主决策但是行政首长负责。行政部门内部重要事宜或局长办公室主抓的事宜，要逐级汇报，及时汇报，让领导及时了解情况。

综上所述，行政沟通中所传递、交流的行政信息必须具有及时性、准确性和适度性，即信息要准、办事要稳、情况要实、依法行政，只有这样的沟通才是有效沟通。

下行沟通的技巧沟通的方式

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