秘书学的案例及其分析
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秘书学的案例及其分析
公司的总经理出差了，期限是从8月10日至8月20日，预定20日上午回来。秘书小苏负责处理公司的各类邮件。小苏从收发室取回邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公司收件三封，其中有一封寄自天津分公司的信，总经理曾关照过让销售科科长处理，正好销售科的小李走过办公司，小苏说：“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。小苏把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公司收件，一封是邀请总经理参加定于8月20日下午的研讨会，小苏想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，20日他正好回来，一定会参加的。于是小苏打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理会参加会议，并替总经理签了名。拆开第二封信，拿出信纸，里面还有2张产品样品的照片，小苏看了信的内容，附件里说明有3张照片，小苏卟知道如何处理，她把照片又放回了信封中。
问题： 小苏处理邮件的做法是否正确?
如果不正确，正确的做法应该是怎样的?
分析
不正确。
首先天津分公司的信是总经理曾关照过让销售科科长处理，秘书小苏应该亲自把信件交给销售科的科长，而不是让小李转交。因为信件来自分公司，那么应该是非常重要的，总经理才交代别人来处理。而且，公司信件说不定涉及公司的机密，让人转交有可能会发生泄密事件，也有可能发生信件遗失事件，所以，应该慎重处理。
其次，写明总经理亲启的信件，小苏直接放到总经理办公桌抽屉里是不对的。这样的信件有可能是急件，有可能是垃圾信件，也是要处理的。小苏应该把这封信的到来告诉总经理，然后按照他的指示来操作，而不应该擅自处理。
然后是对邀请总经理参加研讨会的信件，小苏擅自替总经理接受要请和签名，这是不对的。秘书没有权利替上司决定任何事情。哪怕是事先知道会这样做、有可能这样做的事，都没有权利在没有授权的情况下替领导回复，因为秘书不是领导本人。而且总经理出差预定是20号回来，20号只是个预定时间而已，能否按时回来还是个未知数，即使行程不变，但是也可能会遇上交通延时等突发事件，在情况未明之下，小苏应该将此事转达给总经理，然后问清楚总经理是否一定会出席研讨会，了解清楚领导的意向，然后问清楚是否要回复，让总经理作决定再进行操作。
最后是第二封信，里面附有产品样品的照片2张，但是附件说明有3张照片，这是明显出现了纰漏，但不知是照片出纰漏还是附件说明出纰漏。遇到这种事一定要知情与寄信人，问清楚情况，然后再协商处理。但小苏把照片又放回信封中，不予以处理，这是不对的。