秘书学的案例及其分析

2017-06-16

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秘书学的案例及其分析

公司的总经理出差了,期限是从8月10日至8月20日,预定20日上午回来。秘书小苏负责处理公司的各类邮件。小苏从收发室取回邮件,其中上司亲启的信一封,一个邮包,总经理办公司收件三封,其中有一封寄自天津分公司的信,总经理曾关照过让销售科科长处理,正好销售科的小李走过办公司,小苏说:“小李,把这封信交给你们科长”,小李把信带走了。小苏把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里,又拆开总经理办公司收件,一封是邀请总经理参加定于8月20日下午的研讨会,小苏想,总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会,20日他正好回来,一定会参加的。于是小苏打印了接受邀请的回信,明确告知对方总经理会参加会议,并替总经理签了名。拆开第二封信,拿出信纸,里面还有2张产品样品的照片,小苏看了信的内容,附件里说明有3张照片,小苏卟知道如何处理,她把照片又放回了信封中。

问题: 小苏处理邮件的做法是否正确?

如果不正确,正确的做法应该是怎样的?

分析

不正确。

首先天津分公司的信是总经理曾关照过让销售科科长处理,秘书小苏应该亲自把信件交给销售科的科长,而不是让小李转交。因为信件来自分公司,那么应该是非常重要的,总经理才交代别人来处理。而且,公司信件说不定涉及公司的机密,让人转交有可能会发生泄密事件,也有可能发生信件遗失事件,所以,应该慎重处理。

其次,写明总经理亲启的信件,小苏直接放到总经理办公桌抽屉里是不对的。这样的信件有可能是急件,有可能是垃圾信件,也是要处理的。小苏应该把这封信的到来告诉总经理,然后按照他的指示来操作,而不应该擅自处理。

然后是对邀请总经理参加研讨会的信件,小苏擅自替总经理接受要请和签名,这是不对的。秘书没有权利替上司决定任何事情。哪怕是事先知道会这样做、有可能这样做的事,都没有权利在没有授权的情况下替领导回复,因为秘书不是领导本人。而且总经理出差预定是20号回来,20号只是个预定时间而已,能否按时回来还是个未知数,即使行程不变,但是也可能会遇上交通延时等突发事件,在情况未明之下,小苏应该将此事转达给总经理,然后问清楚总经理是否一定会出席研讨会,了解清楚领导的意向,然后问清楚是否要回复,让总经理作决定再进行操作。

最后是第二封信,里面附有产品样品的照片2张,但是附件说明有3张照片,这是明显出现了纰漏,但不知是照片出纰漏还是附件说明出纰漏。遇到这种事一定要知情与寄信人,问清楚情况,然后再协商处理。但小苏把照片又放回信封中,不予以处理,这是不对的。

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