利用财务软件的辅助核算实现业务进程监测

【摘要】传统会计核算是以科目为核算内容的体系。这种核算只能提供法人单位的综合财务信息。由于现代管理工作的精细化要求,对业务过程进行核算的需求越来越多。但使用设定子科目核算的方式收集业务进程的会计信息,存在着信息归集困难和仅能对一类业务进行核算的限制。本文利用主流财务软件提供的自定义项辅助核算的功能,提供了解决这一问题的应用案例,说明利用软件的各种功能设计出不同的核算方案,以满足管理者对会计信息的各种需求,应该是现代会计的主要职能。

【关键词】辅助核算;自定义项;核算元

一、会计科目核算体系在现代企业管理中的局限

会计科目是对会计对象具体内容分门别类进行核算所规定的项目,传统的会计核算对象是法人单位,所以,会计科目体系核算的内容仅是法人单位总体的财务状况,比如,销售收入科目反应的是所有销售产品的收入情况。如果需要详细掌握各产品的销售情况,则通常是以下设子级科目的方式加以解决。比如:为了对每种产品销售收入进行核算,可以在销售收入科目下设定产品二级科目,即:6001 主营业务收入、600101 产品1、600102 产品2,等等。

然而,子级科目核算的结果只能从一个会计事项的角度进行展示。但当需要对一项业务过程,比如一个产品从采购、入库、出库、销售、缴税和收、付款等一系列使用资金的业务活动进行核查时,这种单一会计事项细分的方式就显得不完善了。为了解决对整个业务活动进行会计核算的监测要求,可以采用业务所涉及的所有科目进行子科目细分的方法核算,比如对产品销售业务涉及的采购、库存、销售、应收、税金、相关费用等科目设定产品子科目,以记录业务进程的会计信息。虽然这种方法记录下业务发生的会计资料,但受限于传统会计核算方法,设定子级科目的方案存在着许多不足,其中最主要的缺陷是:

(一)业务进程的会计信息查询困难

由于业务对象以子科目形式核算,分布在不同科目的不同级次账下,传统会计核算方法没有提供子科目归集信息的方法,所以查询业务进程(将产品进货、库存、销售和收款等环节)的综合会计信息十分不方便,必须另设个性化的账表以帮助查询。

(二)不能同时进行多类业务核算

由于下设的子科目只能是一种类型,如果还需要其他类型的业务进行核算,比如,在对销售产品业务进行核算时,还需要按合同进行核算,这种方式就无法满足要求了。所以,传统的会计科目核算体系不能适应多种业务类型的核算需求。

二、利用财务软件中的辅助核算功能进行指定业务项的业务过程会计监测

辅助核算是现行的财务软件常采用的功能,常用的辅助核算项目有个人、部门、项目、供应商、客户等。但要对指定业务项进行核算,这些项目显然不够。所以,主流的会计软件又提供了自定义项的辅助核算设置。如用友ERP-U8 V8.71中,提供了多达16条自定义项的选择设置。软件可以针对设置为辅助核算的自定义项提供期初录入、凭证录入的必录控制,提供自定义转账、汇兑损益、期间损益、销售成本等结转按自定义项结转等会计核算方法,也提供对账及多辅助账查询等结果查询的方法。利用对自定义项的会计核算功能,可以便利地实现对特定业务项的业务过程进行跟踪和和核算的管理需求。

首先将需要核算的业务对象定义为“核算元”。对核算元的业务过程核算的原理是通过一组反应业务进程的会计科目的核算,提供以核算元为信息汇集点的相关科目查询,以掌握业务(“核算元”)的业务进程状态。比如,以销售的产品为核算元,销售的业务过程包括采购、库存、销售、成本、支付费用、缴纳增值税、应收、应付等环节,在用友U8ERP-871软件中,可以用以下四个步骤完成核算设置及核算。

第一步:确定业务过程核算的会计科目。依据“产品”销售过程中的主要环节,确定需要记录的会计事项,即会计科目组。

第二步:在自定义项中定义“核算元”和档案。用“销售产品”作为核算元,核算元的档案为具体产品,如:产品1、产品2。

第三步:在相关会计科目中绑定核算元。即在会计科目设置中,将核算元设定为辅助核算项。

第四步:制单中输入相关的核算元档案。

完成这四步操作后,只要按照正常的会计核算处理流程,在会计账目查询中选择“多辅助核算明细账”或“多辅助核算汇总账”查询,即可获得核算元(产品)销售进程中,各业务环节的执行状况。

三、实例操作

下面介绍用友ERP-U8 V8.71软件中,利用自定义项辅助核算功能,对“产品”核算元进行业务过程核算的具体操作内容。

(一)确定“产品”销售业务的核算科目

根据管理要求,产品销售业务经历库存、销售、相关费用、税金以及收、付款情况,所以在2007新会计制度科目中,确定采用库存商品(1405)、主营业务收入(6001)、主营业务成本(6401)、销售费用(6601)、应缴税费(增值税)(2221)、应收账款(1122)、应付账款(2202)、银行存款(1002)等作为核算科目;

(二)定义“销售产品”为核算元

进入企业平台后(图1),通过①基础设置——②基础档案——③其它——④自定义项,打开自定义核算单元窗口。

进入“自定义项档案”窗口(图2)后,按照以下顺序操作完成对核算业务项的定义:

① 在左边窗口的“自定义项类别”中,选择表“单据头”类别;

② 在“自定义项档案”窗口的项目(共有16条)中,双击“自定义项1”条目,打开“自定义项设置”窗口;

③ 在“自定义项设置”窗口中的“项目名称(简体)栏下,输入核算元的名称“销售产品”;

④ 在辅助窗口的“数据来源”栏目中的下拉列表中选择“手工输入”,

⑤ 在右边的复选项目中,选择“必输”;

⑥ 选择“需要建档”;

⑦ 选择“检查合法性”。

“必输”、“需要建档”和“检查合法性”三个选项,保证在输入过程中核算元数据的唯一性。

当完成对核算元的定义和操作设置后,在“自定义项类别”窗口的菜单中,点击“档案”菜单,进入核算元档案的输入窗口(图3)。按照下列步骤操作:

① 点击增加菜单;

② 在“自定义值”栏位置,输入核算元的具体值,即品名—产品1;

③ 在“代码”栏位置,输入产品编号001(可以自行定义);

④ 点击存盘图标,保存输入的内容;

⑤ 在下部的展示窗口中,会列出刚刚输入的产品名称以及产品编号。

依次重复以上5步,可建立完成核算元的基本档案。

(三)选定的会计科目中绑定核算元

在“基本设置”菜单中(图1),选择基本档案——财务——会计科目,选出需要修改的会计科目,双击该科目进入科目修改窗口(图4)。在本窗口中,点击“修改”功能键,然后按照①选择“销售产品”核算元;②按“确定”按钮保存已作的修改。

(四)制单

打开“业务工作”台上的财务会计—总账—凭证菜单,选择“填制凭证”,进入制单操作。当在科目名称栏选择科目时,只要选择绑定“销售产品”核算元的科目,系统将自动弹出“辅助项”输入窗口,在此,只要用参照按钮①打开产品档案,并选择合适的产品名,并按②“确定”按钮确定输入即可完成档案输入操作。操作结果可以用③的副窗按钮,打开凭证副窗口看到④的显示。

(五)核算元(销售产品)业务核算查询

与会计处理的流程一样,制单完成后,通过审核和记账,完成会计核算,同时也完成了“核算元”的核算。核算元核算的结果可以直接通过总账菜单中的①账表——②综合辅助账——③多辅助核算明细账,进入查询定义窗口(图6)。在此窗口中,首先选择④多栏账账类,然后在条件页面选择“过滤条件2页签,从⑤销售产品参照档案中选出需要查询的产品,按⑥确认按钮,便可得到图7所示的查询结果。该结果以一个产品为对象,列出该产品业务过程中的各个环节相关的会计科目核算结果,可以一目了然地看到业务进展的状况。

四、总结

由于计算机的应用,传统手工会计核算的工作已接近完全被取代。适应现代化管理的要求,会计人员应该将其职能转移到及时、准确地提供管理需要的会计信息上来。以上案例是以会计核算的方式监测业务进程的一种管理应用,说明现代企业的会计人员应该掌握好软件的各种功能,不断根据管理要求,设计出不同的核算方案,以满足管理者对会计信息的各种需求。

【主要参考文献】

[1] 张前,乔颖.电算化环境的会计核算特点[J].冶金财会, 2006(3).

[2] 李晓红,高峻.电算化会计信息对电算会计核算方法及发展趋势的影响[J].商业经济,2007(4).