会展现场管理论文
会展的现场管理是一个复杂的系统工程，是会展经济管理中非常重要的部分。下面是小编整理的会展现场管理论文，希望你能从中得到感悟!
会展现场管理论文篇一
浅论会展现场服务与管理
[摘要]会展的现场服务与管理是一个复杂的系统工程，是会展经济管理中非常重要的部分。在具体会展中，可从布展阶段、开展阶段及撤展阶段的一些基本环节来了解会展现场服务与管理的主要内容，通过具体细节的管理提高其现场管理的执行能力。
[关键词]会展服务;现场管理;细节管理
[中图分类号]J024 [文献标识码]A [文章编号]1005-3115(2012)24-0099-02
在当今社会，随着越来越多的汽车展、服装展、艺术品展等会展活动的出现，会展或展会已经是人们生活中一项熟悉的社会活动。所谓会展并不是孤立的“会”、“展”或展览 ，而是将展览与会议、各类贸易赛事、旅游、艺术节等节事活动相结合。广义的会展现场包括展览、会议、节事活动等在内的全部有形场所和设施，以及全部相关无形要素在现场的集合。一个会展项目是否成功，从某种意义上来讲取决于该会展项目现场管理是否科学有效。①展会现场管理是办展机构对展会现场实施的总体管理，时间上从布展到开展直至撤展结束。由于现场管理通常是集中在一个较短的时间段，所以，各种事务显得集中、众多和繁琐。因此，现场管理和服务显得尤为重要。②展会现场的地点以主办方开始启用后的场馆为主，也包括其他相关涉及的场所，如运输拆卸场地等。服务与管理包括进场布置到展览结束撤馆结束这段时间，展览主办方对参展商、搭建商、运输商等各类服务商在内的各实施单位在现场按原有计划进行有序的协调、监督和管理，以及对参展商、观众在现场所发生的一切需求所进行的协调服务和管理，包含会展活动的开(闭)幕、展场管理、观众登记、布展、撤展及相关活动计划等主要内容。
会展现场管理的原则是：第一，尽量利用服务链外包服务，进行监控; 第二，指定专人在专门时间负责专项工作，明确分工，分清职责，责任到人; 第三，对于重点工作，实行双重核查制度;第四，对重要环节，负责人应及早提出注意问题，实时监督;第五，重视对临时人员的短期培训。会展现场服务与管理对成功办好一届展览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对展览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。
一、展会布展阶段的管理
会展的布展阶段为会展现场管理的前期工作，具体包括展台搭建的管理、展位展品运输的管理、参展商布展管理、现场保洁与安保等工作。展台搭建的管理主要是督促和协调主场搭建商和主场运输商相互之间的配合，共同讨论和预防展台搭建、展品运输过程中可能出现的问题，以保证布展的顺利进行。布展的时间通常是三天左右，最短的可能只有一天，甚至更短。在这么短的时间内完成繁重的搭建任务，除了要有科学化的搭建技术，更为关键的是做好配合和协调事宜，监控好整体工作的进程。根据场馆、场地做出平面图纸，并在图纸上划分各展区、展位。将图纸内容与各参展商沟通，以展位价格、品牌影响力、对人流的吸引力等为参数综合权衡各参展商目标展位与实际情况的差距，并最终确认图纸展位。
参展商报到之前，主办方应督促好两项工作：一是按图纸做好展台区域的地线划分，标明展台号;二是按照图纸搭好现场服务办公的场所，比如组委会办公室，或主办方、主场搭建商、主场运输商的联合办公地点，提前安排好各单位人员、各种器材和资料等到位。③ 确保产品运输安全是展品运输与管理的关键，应严格按照展前制定的物流计划分区域实施展品的就位工作。主场运输商可通过展品代理(通关、验收、运输等)提前掌握大部分展品资料，尤其是进馆的时间进度，协调运输、搭建、参展商之间的工作。展品进入场馆后其包装箱的堆放与管理常被忽略，往往成为现场管理的盲区。参展商布展管理的第一项主要工作就是接待参展商报到，这是参展商对主办方现场服务的第一印象，一定要引起主办方各现场工作人员的重视。热情、周到的接待服务是会展现场服务与管理良好的开端。主办方工作人员协助参展商了解与展会相关的各类服务信息和规定。一般大部分参展商都能在规定的时间内完成布展，但也有个别参展商或展品由于交通等因素推迟到达展会现场，这就需要主办方提前计划好展会开幕以后参展商和展品进入场馆的临时通道，并要求主场搭建、主场运输、场馆方的工作人员提前就位，协助参展商尽快参展。现场保洁与安保工作是展会现场不可缺失的一部分，保洁分别由场馆方、主场搭建商分工负责。其中，展会场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。展会期间的安全保卫工作主要是防止可疑人员进入展会、防止展品丢失和被盗，展会消防安全保护以及协助参展商进出的一些安全保卫方面的工作等。展会期间的安保工作若不到位，将会直接影响展会的声誉度。
二、 会展开展阶段的管理
开幕式是会展正式开始的标志，举办开幕式的主要目的是制造气氛、扩大影响、提高展会的知名度、吸引更多的观众来参展。开幕式是参展商和观众对展会的第一印象，是主办方向公众展示会展规模和实力的大好机会。随着会展业的发展，会展行业之间特别是同类题材的展会间竞争越来越激烈，一个成功的展会开幕式不仅可以增强参展商和观众对展会的信心，还可以提高业界和大众对展会的关注程度，扩大展会的影响和品牌形象宣传④。通常来说，开幕式筹划的主要工作有确认领导人名单、开幕式嘉宾的入场名单、开幕的时间、开幕现场布置、礼仪、现场乐队等内容。要确保开幕式的万无一失，在开幕主办方一定要进行周密的安排和确认，各部门对于开幕式主要流程进行预演，开幕当天提前到场，委派专人核查所有的设备和设施，并做好随时应对突发事件的准备。⑤
观众是展会的主体，专业观众是参展商的上帝，同时也可能是潜在的参展商。因此，做好观众登记工作非常重要。为了更好地了解观众结构，就必须掌握与观众有关的精确数据。首先，观众注册和登记处应有显著标志，便于观众及时找到并办理现场注册手续。现场要安排专人指引、咨询和维持秩序。其次，为避免排队拥挤，要有足够的登记台和填表台。最后，观众登记时，信息要及时收集和汇总，当天登记的数据要在闭馆后送至主办方现场办公室，并录入电脑。现场数据收集主要包括专业观众信息和参展商的信息，参展商的数据对展会项目的发展是至关重要的。主办方在开展期间，应为参展商和观众提供完善的服务，例如现场设立咨询台解决参展商和观众提出的相关问题，要求咨询处的工作人员必须要对展会的各个环节非常清楚，能够自主解决问题，帮助客户联系到相关的负责人解决问题。 在会展期间，开展的其他与会展主题相关的活动主要有论坛、会议、表演、比赛等，这些活动能起到活跃会展现场气氛、完善会展功能的作用，主办方、行业协会、 参展商都可能是这些活动的主办者。在会展开展阶段应在细节管理的基础上推行问题管理法，要求会展的每位工作人员通过细节管理及时解决工作中遇到和发现的问题，并在工作结束后对问题的改进情况进行总结，以提高会展的管理水平和服务质量。
三、展会撤展阶段的管理
会展结束的标志是撤展会议的召开。一般在撤展前一天上午召开会议，商讨撤展的各个环节，明确各单位的职责，尤其要决定撤展的具体时间，依次为停止观众登记的时间、停止观众入场的时间、观众清场的时间、断电的时间、开出门证的时间、开启货物通道的时间、闭馆的时间等。撤展前一天下午，办展机构就可以把有关情况以书面形式通知各参展商，以利于其安排第二天的工作。具体工作包括撤除展台;协助参展商顺利退还展具，协助参展商妥善处理展品;做好展场清洁，加强安全和消防保卫工作及时处理撤展留下的大量垃圾;全场断电后，查看展场的电表读数以便结账;核对并确认现场费用的清单， 约定时间结清费用;将主办方的所有现场资料和设备等整理后运出展场。会展结束后，主办方通过会展中遇到的新、老问题进行总结并提出解决方案或建议，为以后的工作提供借鉴。
四、展会中的细节管理
在管理学中细节管理强调的是一个系统问题。首先，各个管理层的员工必须各司其职，尽心尽力地完成工作要求;其次，对工作要进行深挖掘，也就是说每位管理人员对待自己的工作必须从小事做起、做好，才能做好大事⑥。对于会展行业的工作人员来说，细节管理是非常具有现实意义的管理理念。在会展中，只有让参展商和观众感受到真心实意的微笑，会展的现场服务才算是成功的。提供良好的服务就必须要足够细心，足够细心就需要每一位会展现场管理人员秉承细节管理的要求，在工作中注意细节。所以，在做现场管理工作时，先把各个场馆、现场客服的各个环节分成若干工作块，再把每个工作块细分，最后把细分后的工作责任到人，就能使看似庞大纷乱的展会工作变得有条不紊。会展行业的性质决定了服务是生命，而现场管理工作更是服务中的服务，务必要从每一个细节做起。同样，建立一个完善的展会制度，在细节上下功夫是必不可少的，只有制度足够细化才能指导工作，使会展行业得以更好更快地发展。
[注 释]
①节事活动现场管理的基本内容[DB/OL].
②③④张晓娟：《会展概论》，东北财经大学出版社2008年版。
⑤戴光全、马聪玲：《节事活动策划与组织管理》，中国劳动社会出版社2007年版。
⑥黎春红：《会展案例分析》，大连理工大学出版社2010年版。